Приказ Государственной службы по культуре Приднестровской Молдавской Республики
Об утверждении Инструкции «Об учете библиотечного фонда в библиотеках (библиотечных системах) Приднестровской Молдавской Республики»
Согласован:
Министерство просвещения
Приднестровской Молдавской Республики
Государственные администрации городов и районов
Приднестровской Молдавской Республики
На основании Закона Приднестровской Молдавской Республики от 21 августа 2008 года № 535-З-IV «О культуре» (САЗ 08-33) с дополнением и изменениями, внесенными Законами Приднестровской Молдавской Республики от 4 октября 2010 года № 183-ЗД-IV (САЗ 10-40), от 26 октября 2012 года № 211-ЗИ-V (САЗ 12-44), от 16 декабря 2013 года № 276-ЗД-V (САЗ 13-50), от 18 мая 2015 года № 81-ЗИД-V (САЗ 15-21), Закона Приднестровской Молдавской Республики от 5 августа 2004 года № 461-З-III «О библиотечном деле» (САЗ 04-32), с изменениями и дополнениями, внесенными законами Приднестровской Молдавской Республики от 17 апреля 2008 года № 448-ЗИД-IV (САЗ 08-15), от 12 июня 2009 года № 778-ЗИД-IV (САЗ 09-24), от 26 октября 2012 года № 213-ЗИ-V (САЗ 12-44), от 30 декабря 2013 года № 295-ЗИД-V (САЗ 14-5), Указа Президента Приднестровской Молдавской Республики от 29 декабря 2015 года № 445 «Об утверждении системы и структуры исполнительных органов государственной власти Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 16-2), Постановления Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 29 февраля 2016 года № 38 «Об утверждении Положения, структуры и предельной штатной численности Государственной службы по культуре Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 16-9), в целях определения общих правил учета документов в библиотечных учреждениях различных типов, приказываю:
1. Утвердить Инструкцию «Об учете библиотечного фонда в библиотеках (библиотечных системах) Приднестровской Молдавской Республики (прилагается).
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.
3. Настоящий Приказ вступает в силу по истечении 7 (семи) дней со дня, следующего за днем его официального опубликования.
Начальник М. Кырмыз
г. Тирасполь
1 апреля 2016 г.
№ 50
Приложение к Приказу
Государственной службы по культуре
Приднестровской Молдавской Республики
«Об утверждении Инструкции «Об учете
библиотечного фонда в библиотеках
(библиотечных системах)
Приднестровской Молдавской Республики»
от 1 апреля 2016 года № 50
Инструкция
об учете библиотечного фонда в библиотеках (библиотечных системах) Приднестровской Молдавской Республики
Настоящая Инструкция определяет общие правила учета документов библиотечных учреждений различных типов. Инструкция является обязательной для применения в библиотеках государственной формы собственности.
1. Основные понятия
1. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
а) библиотечный фонд - совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения;
б) национальный библиотечный фонд - часть библиотечного фонда, имеющая особое историческое, научное, культурное значение, предназначенная для постоянного хранения и общественного использования и являющаяся культурным достоянием народа Приднестровской Молдавской Республики;
в) документ (документированная информация) - информация в виде текста, звукозаписи, изображения либо в электронно-цифровой форме, включающая необходимые реквизиты, позволяющие ее идентифицировать, предназначенная для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного пользования;
г) аудиовизуальный документ (АВД) - документ, содержащий изобразительную и/или звуковую и текстовую информацию, воспроизводимую с помощью технических средств;
д) годовой комплект - совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда;
е) единица учета фонда - унифицированная единица исчисления величины и движения фонда;
ж) движение фонда - процесс поступления и выбытия документов, отражаемый в библиотечной учетной документации;
з) выбытие из фонда - движение фонда в связи с исключением (отбор, изъятие из библиотечного фонда и снятие с учета непрофильных, дефектных, дублетных, ветхих, устаревших документов, а также утраченных по каким-либо причинам), перестановкой в другие подразделения библиотеки и списанием документов из библиотеки;
и) поступление в фонд - пополнение фонда библиотеки в результате получения обязательного экземпляра, покупки, подписки, дарения, обмена или любого другого способа.
к) регистр учета - учетно-регистрационный документ (список, перечень, книга и т.п.). Содержит перечень основных показателей (индикаторов), необходимых для регистрации документов в соответствии с установленными правилами.
л) индивидуальный учет - регистрация в учетной форме каждого экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него;
м) книжные памятники истории и культуры - это книги (рукописные и все виды печатных изданий) или книжные коллекции, обладающие выдающимися духовными, эстетическими или документирующими свойствами (достоинствами), представляющие общественно значимую научную, историческую и культурную ценность и охраняемые в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики;
н) маркировка - использование штемпелей, книжных знаков, индивидуальных машиночитаемых штриховых кодов при обработке документов;
о) метрополка - международная единица учета величины фонда, измеряемая как 1 метр стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами;
п) название - каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления;
р) неопубликованные документы - результаты научно-исследовательской и опытно-конструкторской деятельности: депонированные научные работы, алгоритмы, программы, диссертации, авторефераты, отчеты и др.;
с) переоценочный коэффициент - цифровой множитель, применяемый при расчетах стоимости библиотечных фондов;
т) переплетная единица (подшивка) - совокупность номеров периодических изданий (документов), прошитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда;
у) проверка фонда - периодический переучет документов с целью подтверждения их наличия, а также установления их соответствия учетным документам;
ф) рыночная цена - цена, складывающаяся на рынке соответствующей продукции (книг, АВД, электронных изданий) с учетом экономической ситуации, тенденций спроса и предложения, конкуренции;
х) суммарный учет - регистрация в учетной форме всех видов документов партиями с целью получения точных сведений о величине, составе фонда библиотеки и происходящих в нем изменениях (поступлении, перемещении, выбытии);
ц) учет библиотечного фонда - комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам;
ч) экземпляр - каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.
2. Общие положения
2. Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.
3. Учет ведется с соблюдением следующих требований:
а) полнота и достоверность учетной информации;
б) документированное оформление каждого поступления и выбытия из фонда;
в) совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и автоматизированной технологии;
г) соответствие номенклатуры показателей первичного учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики по составу и содержанию;
д) соответствие данных индивидуального учета фонда итоговым данным;
е) оперативность.
4. Процесс учета библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.
5. Учетная информация, представленная как в рукописной, печатной, так и в компьютерной форме, имеет одинаковую юридическую силу.
6. Унификация видов, способов и единиц учета документов в библиотеках обеспечивается соблюдением стандартов, относящихся к библиотечному делу, другими актами законодательства по библиотечному делу, а также требованиями настоящей Инструкции.
3. Система учета библиотечного фонда
7. Система учета библиотечного фонда включает:
а) внутрибиблиотечный учет всех подразделений библиотечного фонда;
б) государственный статистический учет библиотечного фонда по форме 6-НК, утвержденной исполнительным органом власти, осуществляющим управление в области статистической информации;
в) особый (специализированный) государственный учет отдельных категорий документов книжных памятников и архивных документов, находящихся в фондах библиотек.
8. Библиотеки, формирующие государственный библиотечно-информационный фонд Приднестровской Молдавской Республики на основе бесплатного обязательного экземпляра в соответствии с Законом Приднестровской Молдавской Республики от 7 мая 1999 года № 157-3 «Об обязательном экземпляре документов» (СЗМР 99-2) ведут учет этого фонда в соответствии с настоящей Инструкцией.
9. Учет книжных памятников истории и культуры представляют собой совокупность правил и процедур, обеспечивающих выявление книжных памятников, их идентификацию, описание, регистрацию, учетно-документальное оформление, принятие под государственную охрану в соответствии с Законом Приднестровской Молдавской Республики от 22 января 2008 года № 393-З-IV «О недвижимых объектах культурного наследия» (САЗ 08-3), Приказом министерством Просвещения Приднестровской Молдавской Республики от 11 апреля 2003 года № 286 «Об утверждении Положения «О книжных памятниках Приднестровской Молдавской Республики» (Регистрационный № 2394 от 10 сентября 2003 года) (САЗ 03-37), настоящей Инструкцией.
10. Библиотеки, имеющие в своих фондах документы государственной части Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики учитывают их в соответствии с Законом Приднестровской Молдавской Республики от 16 января 2009 года № 651-З-IV «Об архивном деле Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 09-3), настоящей Инструкцией.
4. Объекты и единицы учета библиотечного фонда
11. Объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы. Не подлежат учету и не включаются в фонд библиотеки материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда).
12. Величина (объем) и движение фонда измеряются в унифицированных единицах учета:
а) основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название, для газет - годовой комплект и название;
б) дополнительными единицами учета фонда являются годовой комплект, метрополка, подшивка (переплетная единица); для электронных документов - единица памяти данных.
13. Печатные издания и неопубликованные документы:
а) к печатным изданиям относятся: тиражированные издания, полученные печатанием или тиснением, полиграфически самостоятельно оформленные: книги, брошюры, журналы, продолжающиеся издания, листовые издания, газеты, изоиздания, нотные издания, картографические издания, нормативно-технические и технические документы, авторефераты диссертаций.
б) к неопубликованным документам относятся: рукописные документы (рукописные книги и архивные документы), а также документы, изготовленные в единичных экземплярах, являющиеся объектами интеллектуальной собственности (депонированные научные работы, диссертации, препринты, отчеты о научно-исследовательских работах, переводы, описания алгоритмов и компьютерных программ, проектно-конструкторская документация), тактильные рукодельные издания для слепых и слабовидящих.
в) рукописные документы, входящие в библиотечные фонды, являются составной частью библиотечного фонда Приднестровской Молдавской Республики и учитываются в соответствии с правовыми актами по учету архивных документов и настоящей Инструкцией.
14. Книги и брошюры учитываются в экземплярах и названиях. Как отдельный экземпляр и как отдельное название учитываются:
а) каждое отдельное издание (книга, брошюра);
б) каждое входящее в конволют издание;
в) каждый отдельный том (выпуск, часть) многотомного издания, имеющий индивидуальное заглавие;
г) каждая из брошюр, выпущенных в объединяющей их издательской папке, обложке, манжетке;
д) каждая книга или брошюра, входящая в книжную серию (нумерованную или ненумерованную);
е) отдельно изданные приложения к книгам и брошюрам, имеющие индивидуальное заглавие и самостоятельное значение.
15. Документы, выполненные рельефно-точечным шрифтом (шрифтом Брайля), учитываются в экземплярах и названиях;
а) экземпляром для данного вида изданий является каждая из книг комплекта, объединенных общим названием;
б) как одно название учитывается комплект издания независимо от числа входящих в него книг.
16. Журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях.
а) экземпляром считается номер, том, выпуск, изданные по отдельности, а также комплект номеров, томов, выпусков, переплетенных в один блок издательством;
б) как одно название учитывается комплект номеров, томов, выпусков, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием;
в) при изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия;
г) периодические приложения к журналам, выходящие самостоятельно, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия;
д) каждая серия продолжающегося издания, имеющая индивидуальное заглавие и собственную нумерацию выпусков, учитывается как отдельное название;
е) каждый самостоятельный том (выпуск) продолжающегося издания учитывается как отдельное название.
17. Газеты учитываются в годовых комплектах и названиях;
а) как одно название учитывается комплект газет, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием;
б) при изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия;
в) однодневные (разовые) газеты учитываются в экземплярах (номер, выпуск) и названиях;
г) отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно.
18. Изоиздания (альбомы, комплекты, отдельные листовые издания) и рельефно-графические пособия для слепых и слабовидящих учитываются в экземплярах и названиях;
а) как отдельный экземпляр и отдельное название учитывается каждый лист (выпуск) серии изоизданий, не объединенные издательской папкой (обложкой, манжеткой);
б) листовые издания, объединенные издательской папкой (обложкой, манжеткой, оберткой) учитываются как один экземпляр и одно название.
19. Нотные издания учитываются в экземплярах и названиях;
а) как отдельные экземпляры и отдельные названия учитываются:
1) самостоятельные нотные издания;
2) объединенные в одном переплете (конволюте);
3) отдельные партии (голоса) и партитура (клавир), изданные раздельно;
б) как один экземпляр и одно название учитываются:
1) отдельные партии (голоса);
2) объединенные с партитурой (клавиром) в одном издании, а также партии, объединенные издательской папкой (обложкой).
20. Картографические издания учитываются в экземплярах и названиях;
а) как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются:
1) атласы, состоящие из отдельных нумерованных или датированных выпусков;
2) каждый выпуск серийного издания карты или атласа.
б) как один экземпляр и одно название учитывается карта, изданная на нескольких листах (подлежащих склейке), объединенных общим заглавием;
в) многотомные (многолистовые) картографические издания, объединенные общим заглавием, учитываются по количеству томов и одному названию.
г) отдельно изданные, но не имеющие самостоятельного значения, картографические приложения к различным изданиям (книгам, брошюрам, журналам) учитываются единым комплектом с основным изданием.
21. Нормативно-технические и технические документы (патентные документы, типовые проекты и чертежи, каталоги промышленного оборудования и изделий, нормативные документы по стандартизации, технические условия, руководящие документы и правила) учитываются в экземплярах и названиях;
а) как один экземпляр и одно название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, выпущенные в объединяющей их издательской папке (обложке) при наличии на папке общей цены, содержания всего издания, единых выходных данных;
б) как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, другие специальные виды документов, выпущенные в виде отдельных листов, если каждый из них имеет свои выходные данные, цену, тираж, даже если они объединены одной издательской папкой (обложкой).
22. Неопубликованные документы учитываются в экземплярах и названиях.
а) как один экземпляр и одно название учитываются:
1) депонированная научная работа (комплект, состоящий из двух экземпляров работы) и сопроводительные документы;
2) неопубликованные документы, сброшюрованные или содержащиеся в отдельной папке;
23. Для конструкторской документации единицей учета является чертеж или полный комплект конструкторских документов, относящихся к одному изделию (объекту).
24. Обновляемое печатное издание учитывается как отдельное название и отдельный экземпляр при первичном поступлении в библиотеку.
Последующие поступления вкладных листов, предназначенных для дополнения или замены соответствующих листов в издании, отдельному учету не подлежат.
25. Факсимильное издание учитывается как оригинал.
26. Аудиовизуальные документы.
К аудиовизуальным документам относятся фонодокументы, видеодокументы, фотодокументы, кинодокументы.
а) единицами учета фонда аудиовизуальных документов являются экземпляр и название;
б) как отдельный экземпляр учитываются:
1) диск - для грампластинок;
2) катушка, кассета или бобина - для магнитных фонограмм;
3) кассета - для видеодокументов;
4) кадр - для фотодокументов (диапозитивов, слайдов);
5) бобина - для кинофильмов.
в) как одно название учитываются:
1) отдельно выпущенная грампластинка, кассета либо комплект (альбом) грампластинок, кассет, объединенных общим названием;
2) магнитная фонограмма на одной катушке (кассете), магнитная фонограмма на нескольких катушках (кассетах), объединенных общим названием;
3) отдельно изданный фонодокумент или комплект фонодокументов, объединенных общим заглавием;
4) кинофильм, диафильм независимо от числа составляющих частей или кадров (для комплекта диапозитивов);
г) аудиовизуальные документы, являющиеся приложением к различным изданиям и выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания, могут учитываться как отдельные экземпляры.
27. Документы на микроформах.
К документам на микроформах относятся микрофильмы и микрофиши.
а) единицами учета документов на микроформах являются экземпляр и название;
б) экземпляром для документов на микроформах являются: рулон - для микрофильмов; фиша - для микрофиш;
в) как одно название учитывается комплект микрофильмов или микрофиш, объединенных общим заглавием, независимо от числа составляющих частей.
в) общий объем фонда документов на микроформах учитывается по количеству рулонов и фиш, включая копии разных поколений (архивные/резервные и пользовательские).
28. Электронные документы;
а) к электронным документам относятся:
1) документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты);
2) документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети (далее - сетевые локальные документы);
3) документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее - инсталлированные документы);
4) документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее - сетевые удаленные документы).
29. Единицами учета электронных документов на съемных носителях являются экземпляр и название;
а) как отдельный экземпляр учитывается каждый автономный объект (компакт-диск);
б) как отдельные экземпляры и названия могут учитываться приложения к различным изданиям, выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания;
в) как отдельные экземпляры не учитываются компакт-диски, если они представляют собой вкладку (вложение) в издание или его неотъемлемое приложение;
г) как одно название учитываются:
1) отдельно выпущенный компакт-диск;
2) каждый компакт-диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию электронных изданий;
3) комплект компакт-дисков, объединенных общим названием;
4) изданные в качестве самостоятельных изданий приложения к изданиям любого другого вида, имеющие собственное заглавие и допускающие их использование без обращения к основному изданию.
д) в документах на флеш-картах как один экземпляр и одно название учитывается каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие.
5. Учет библиотечного фонда
30. Ведение учета библиотечного фонда основано на сочетании обязательных и факультативных принципов.
31. Обязательными принципами являются:
а) оперативно осуществлять в начале суммарный, затем индивидуальный учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета;
б) производить оценку стоимости документов, используя переоценочные коэффициенты, установленные исполнительными органами государственной власти Приднестровской Молдавской Республики;
в) обеспечить последовательность применения установленных единиц учета и не допускать их изменения без принятия новых нормативных документов по учету библиотечных фондов;
г) обеспечивать сопоставимость единиц учета фонда в экземплярах с единицами их хранения и выдачи, за исключением газет, листовых изданий;
д) обеспечить контроль за соблюдением особого режима охраны, хранения и использования национального библиотечного фонда;
е) соблюдать преемственность организации учета в целях сопоставимости учетной информации.
32. Библиотека также может осуществлять:
а) устанавливать свой порядок учета, учитывающий статус, особенности организации и структуры фонда и обеспечивающий достоверные результаты учета фонда, не противоречащие требованиям настоящей Инструкции;
б) самостоятельно определять источники комплектования своих фондов, если иное не предусмотрено учредительными документами;
в) отбирать, изымать и реализовывать документы из своих фондов в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики. При этом не имеют права изымать документы, отнесенные к книжным памятникам истории и культуры, режим хранения и использования которых определяется в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики;
г) вести записи в инвентарных книгах (листах, журналах), книгах суммарного учета фонда (книга учета библиотечного фонда), на отдельных листах, в карточной форме, в виде распечаток, полученных на компьютере, а также в машинохранимых файлах, записанных на диске, дискете и других носителях, обеспечивающих долговечное хранение и воспроизведение учетной документации;
д) вводить в учетные документы, наряду с обязательным, факультативный набор показателей с учетом специфики конкретной библиотеки;
е) распоряжаться списанными из фонда библиотеки документами в случаях, предусмотренных действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики;
ж) в соответствии с действующим законодательством определять способы и размеры компенсации ущерба, нанесенного пользователями фондов библиотеки.
33. Ответственность за правильность организации учета фонда несет администрация библиотеки и сотрудники в соответствии с должностными обязанностями.
34. Учредитель, администрация и структурные подразделения библиотеки обеспечивают условия для выполнения правил учета, организации, хранения и использования фонда.
35. Учет поступлений в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения:
а) учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов;
б) учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков;
в) учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения (листовки, календари, плакаты, методические разработки, программы (конкретный перечень библиотеки определяют самостоятельно). Эти документы исключаются из фондов библиотеки через непродолжительный период времени.
6. Порядок поступления документов в библиотечный фонд
36. Прием документов ведется по сопроводительным документам (счет-фактура, реестр, квитанция, накладная, копия чека и т.д.)
Сведения о полученных изданиях и других материалах (автор, заглавие, цена, количество экземпляров) сверяются со списком. При отсутствии сопроводительных документов (или списка) составляется акт (или список) в одном экземпляре (Приложение № 1 к настоящей Инструкции). Нумерация актов устанавливается в соответствии с установленными правилами и инструкциями ведения бухгалтерского учета (Приложение № 2 к настоящей Инструкции).
37. При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительного документа, а также присланных без заказа или дефектных экземпляров составляется акт в 2 экземплярах (Приложение № 3 к настоящей Инструкции). Первый экземпляр остается в библиотеке. Второй - направляется в организацию или учреждение, от которых были получены издания, с требованием дослать недостающие или заменить ошибочно присланные и дефектные экземпляры. Акт представляется организации - поставщику в течение 1 месяца с момента приема партии новых поступлений.
Примечание: Акт не составляется, если будет использована возможность устранить недоразумение по телефону или при посещении.
38. После сверки с сопроводительным документом все экземпляры принятых изданий и другие материалы маркируются. При этом должны соблюдаться основные требования к маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, сохранность текста, или другой знаковой информации, долговечность.
39. Штемпель или индивидуальный машиночитаемый штриховой код проставляется на титульном листе издания или на обороте, а при отсутствии его - на первой странице издания под заглавием и на стр.17; на этикетке первой страницы грампластинки, диапозитивов, фильмокопии, микрофильма, аудио-видеокассете, дискете и т.д.
40. По окончании сверки получаемой партии с сопроводительным документом и маркировки производится запись в суммарный и индивидуальный учет.
7. Суммарный учет библиотечного фонда
41. Суммарный учет дает точные сведения о фонде библиотеки (библиотечной системы) в целом и о фонде каждого входящего в нее структурного подразделения: объеме, составе и о происходящих в фонде изменениях - поступлении, перемещении, выбытии.
42. Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу. Допускается объединение нескольких сопроводительных документов из одного источника комплектования в одну партию.
43. Формой суммарного учета является книга (журнал) в традиционном или машиночитаемом виде.
44. Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируются в 3-х однотипных частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда»:
а) часть 1 «Поступление в фонд» (Приложение № 4 к настоящей Инструкции);
б) часть 2 «Выбытие из фонда» (Приложение № 5 к настоящей Инструкции);
в) часть 3 «Итоги движения фонда» (Приложение № 6 к настоящей Инструкции).
45. Заполнение граф «Книги суммарного учета библиотечного фонда» осуществляется с соблюдением следующих правил: часть 1-я заполняется на основании сопроводительных документов, поступающих из источников комплектования. Часть 2-я заполняется на основании актов об исключении документов из фонда библиотеки. Часть 3-я заполняется по результатам 1-й и 2-й частей.
46. Раздел «Издания по отраслям знания» во всех трех частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда» необходимо идентично оформлять и в массовых библиотеках, включая следующие подразделы:
а) общественно-политическая литература (разделы ББК:60-68Ю 70-74, 76-79, 86, 87);
б) естественно - научная литература (разделы 2.5);
в) техническая литература (раздел 3);
г) сельскохозяйственная литература (раздел 4);
д) литература по искусству и спорту (разделы 75, 85);
е) литература по языкознанию и литературоведению (разделы 80-83), художественная литература;
ж) художественная литература для дошкольников (раздел Д).
47. Вышеуказанные разделы и подразделы «Книги суммарного учета» должны соответствовать разделам и подразделам «Дневника работы библиотеки» в части «Книговыдача».
48. В конце каждой страницы «Книги суммарного учета библиотечного фонда» 1-й и 2-й частей в строке «К переносу» необходимо подводить итоги. Они переносятся на следующую страницу в строку «Перенос», под который ведутся очередные записи о поступлении и выбытии изданий.
49. Нумерация записей о поступлении и выбытии в «Книге суммарного учета библиотечного фонда» ежегодно начинается с № 1.
50. При записи каждой партии в 1-й части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» указываются: дата записи, порядковый номер, источник поступления, номер сопроводительного документа (если документ не имеет номера - ставят дату, указанную на документе), № партии поступления документа, количество поступивших документов (всего, в т.ч. по видам, содержанию, языкам) стоимость приобретенных документов.
51. Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во 2-й части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» с указанием причин исключения.
52. Библиотека при необходимости вводит дополнительные показатели, учитывающие специфику конкретной библиотеки.
53. Необходимо соблюсти следующие условия: набор показателей, отражающих распределение документов по видам и содержанию, идентичный во всех трех частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда» и отвечающий требованиям государственной формы статистической отчетности.
54. Поступления АВД, микроформ, электронных изданий на машиночитаемых носителях (CD-ROМ, мультимедиа, дискета) отражаются в первой части «Книги суммарного учета» с дальнейшей детализацией по видам документов. Аналогично фиксируются данные о выбытии во второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда». Итоги движения подводятся в третьей части. Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год.
55. Раздел «Издания по отраслям знаний» для технических и специальных библиотек должен соответствовать профилю комплектования конкретной библиотеки и учитывать ее структуру.
56. Раздел: «на языках» ведут библиотеки всех типов по следующим подразделам:
а) русский;
б) молдавский;
в) украинский;
г) прочие.
8. Индивидуальный учет фонда
57. Документы, подготовленные к приему в библиотечный фонд, подвергаются первичной обработке и индивидуальному учету.
58. Индивидуальный учет документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрих-кода и других).
59. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.
60. Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам;
а) регистрационные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке.
61. Регистры индивидуального учета должны иметь заголовочные данные:
а) наименование регистра;
б) наименование организации, структурного подразделения.
62. В регистр вписываются данные о каждом документе:
а) дата записи в регистре;
б) регистрационный номер;
в) краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания);
г) цена документа, указанная в сопроводительном документе.
63. Первичные учетные документы, подтверждающие факт поступления, передаются в бухгалтерию для включения в учет библиотечного фонда.
64. Формами индивидуального учета являются: инвентарная книга (Приложение № 7 к настоящей Инструкции), лист актового учета библиотечного фонда, карточка учета библиотечного фонда.
65. При автоматизированной технологии создаются файлы, содержащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета.
66. Индивидуальный учет программ для компьютеров и баз данных ведется на регистрационных карточках или другой применяемой в библиотеке форме учета.
67. В учетных документах отражаются следующие сведения:
а) дата поступления;
б) название компьютерной программы или базы данных;
в) наименование создателя (юридическое или физическое лицо);
г) дата создания программы;
д) цена приобретения;
е) носитель информации (СD-ROM, мультимедиа, дискета).
68. Индивидуальный учет изданий, неопубликованных документов, АВД, микроформ, электронных изданий осуществляется в отдельной для каждого вида форме индивидуального учета .
69. Инвентарные книги необходимо переплетать, пронумеровывать, прошнуровывать. На обложке и титульном листе инвентарной книг даны реквизиты с указанием инвентарных номеров «От инвентарного номера ... до инвентарного номера ...». На обороте последней страницы инвентарной книги делается запись: «В инвентарной книге имеется ... страниц», которая заверяется подписью руководителя библиотеки (учредителя) и печатью.
9. Учет и выбытие документов
70. Учет выбывающих документов из библиотечного фонда оформляется актами в соответствии с установленными правилами и инструкциями (Приложения № 8, 10 к настоящей Инструкции).
71. В каждом акте фиксируются документы, исключаемые только по какой-либо одной причине:
а) ветхость (физический износ) - физический износ документов вследствие естественного старения материалов, непригодность для использования и невозможность (нерациональность) реставрации.
б) дефектность - утрата фрагментов текста, полиграфические дефекты, некачественное фотографическое изображение документов на микроформах, дефекты и механические повреждения дисков и пленочных носителей (скручивание, высыхание, разрывы, обломы и т.п.).
в) устарелость по содержанию - потеря актуальности тематики, подтверждаемая отсутствием спроса читателей, невостребованностью в перераспределении и реализации;
1) исключение документов по причинам устарелости по содержанию, непрофильности (малоспрашиваемые), а также по причинам ветхости и дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения;
Действие данного пункта распространяется на все документы постоянного хранения, в т.ч. входящих в состав национальный библиотечный фонд.
г) непрофильность;
1) непрофильность документов устанавливается на основе профиля комплектования фонда или иного нормативного документа, утверждаемого руководителем библиотеки;
2) по причине непрофильности могут исключаться из фонда документы, не комплектуемые библиотекой (при отказе от комплектования отдельных категорий документов), излишне дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими по оформлению, физическому состоянию изданиями; по истечении срока хранения документов, при низком уровне читательского спроса, при несоответствии электронных документов техническому и программному обеспечению библиотеки;
3) в порядке учета понятие «непрофильность» трактуется расширительно и применительно к конкретной библиотеке: оно не ограничивается, как ранее, категорией не комплектуемых библиотекой изданий, а охватывает все причины необходимого исключения документов, если документы не являются ветхими, дефектными, морально устаревшими.
4) издания становятся непрофильными в результате перепрофилирования библиотеки, истечении срока хранения, утраты читательского спроса и т.д.;
5) в целях упорядочения списания документов из библиотечного фонда по причине «непрофильность» библиотека разрабатывает критерии отнесения документов к категории непрофильных и (или) перечень категорий непрофильных документов и оформляет их в виде приложения к порядку исключения документов из библиотечного фонда или к профилю комплектования фонда (Тематико-типологическому плану);
6) к основным критериям отнесения документов к категории непрофильных относятся:
1) не соответствие документа изменившемуся статусу, миссии, целям, задачам библиотеки;
2) не соответствие тематике, виду, типу, экземплярности документов, определенных профилем комплектования фонда (Тематико-типологическим планом);
3) излишняя дублетность экземпляров издания, образуемая вследствие снижения читательского спроса;
4) не соответствие информационным потребностям пользователей, выраженное в отсутствии пользовательского спроса или в показателях спроса ниже установленных библиотекой;
5) истечение заранее определенного срока хранения документа;
д) утеря - пропажа документов из фондов открытого доступа или во время пересылки по межбиблиотечному абонементу, утеря или не возврат читателями, хищение, необратимая порча, утрата в результате бедствий стихийного, техногенного или социального характера, утрата по неустановленной причине (невозможность установления местонахождения документа), потеря электронных документов в результате вирусной или хакерской атаки;
1) утраченными в процессе хранения могут считаться документы, отсутствующие на месте по неустановленной причине в течение определенного периода, установленного библиотекой, после выявления их отсутствия (например, в течение трех лет) или после проверки всего фонда (двух плановых проверок редкого фонда), если пути розыска исчерпаны;
2) утраченными в процессе использования могут считаться документы, не возвращенные в фонд после выдачи пользователям (читателям, абонентам, сотрудникам библиотек) в течение трех лет, если пути взаиморасчета и розыска исчерпаны.
е) другие причины.
72. Выбытие АВД, электронных изданий и микроформ оформляется актом с указанием причин и обоснования исключения их из фонда библиотеки;
а) в акт могут включаться АВД различного вида, но списываемые по одной причине;
б) для контроля над процессами размагничивания записей оформляется акт или делается запись в соответствующем журнале.
73. Непригодные для использования и неподдающиеся реставрации микроформы списываются по причинам:
а) некачественного фотографического изображения;
б) дефектов микропленки (скручивание и т.п.);
в) механических повреждений (разрывы, обломы и т.п.).
74. Исключенные из фондов микроформ на галогенидосеребряной пленке (негатив, позитив) подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с положением о порядке приема и переработки лома и отходов драгоценных металлов.
75. К акту прилагается список документов подлежащих исключению, составленный по инвентарным номерам. Для документов, не состоящих на бухгалтерском учете, допускается замена списка книжными формулярами, расположенными по алфавиту фамилий авторов и заглавий.
76. Акты на списание изданий, утраченных в результате утери, порчи, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, при открытом доступе к фонду и т.п., утверждаются на основании соответствующего документа, подтверждающего утрату (протокол, акт, заключение и т.п.)
77. Для подтверждения невозможности взыскания задолженности с читателя в качестве основания принимаются зафиксированные в читательском формуляре напоминания о возврате документов, направленные библиотекой в адрес читателя в виде заказного письма или открытки с уведомлением, отказ на взыскание по исполнительному листу или справки из адресного стола, подтверждающей выбытие читателя из населенного пункта.
78. Документы, принятые от читателей взамен утерянных, фиксируются в «Тетради учета документов, принятых от читателей взамен утерянных» (Приложение № 11 к настоящей Инструкции). На основании сделанных в ней записей составляются акты на поступление и выбытие (не менее 1 раза в год, если иное не предусмотрено учредителем), которые регистрируются в соответствующих частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда».
79. На прием денег от читателей взамен утерянных документов составляется приходный ордер и читателю выдается квитанция.
80. Документы, исключаемые как непрофильные и дублетные, в законодательном порядке могут быть переданы из одной библиотеки в другие. На передачу литературы составляется акт (Приложение № 12 к настоящей Инструкции).
81. Денежные средства за реализованные издания поступают на счет библиотеки и расходуются в соответствии с действующим законодательством.
82. Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных коэффициентов или рыночной цены. В спорных случаях вопрос о стоимости утраченных книг и других материалов выносится на обсуждение комиссии по сохранности фондов (или другого коллегиального органа по фондам).
83. Акты на списание документов визируются комиссией по сохранности фондов или другим коллегиальным органом по фондам при дирекции или учредителе. Завизированные акты утверждаются директором библиотеки, заместителем директора (учредителем) или другим уполномоченным на то лицом, за исключением случаев, регламентируемых законодательством.
84. Комиссия вправе применить все переоценочные коэффициенты, установленные органами государственной власти в области ценообразования, а также определить другие виды и размеры компенсации ущерба в соответствии с Правилами пользования библиотекой.
85. При утере или хищении ценных и редких книг для определения их реальной стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях определение причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается.
86. Решение комиссии об оценке изданий и других документов оформляется актом, который служит основным документом, удостоверяющим их стоимость при осуществлении дальнейших действий со стороны администрации по взысканию с виновного материального ущерба.
87. Информация о выбывших документах отражается во всех учетных формах, ведущихся в библиотеке.
88. Документы (списанные объекты библиотечного фонда), исключенные по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, направляются в пункты вторичного сырья.
При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, библиотеки уничтожают исключенные за год документы на месте в присутствии лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда (Приложение № 9).
10. Проверка библиотечного фонда
89. Проверка библиотечного фонда производится периодически в сроки, установленные исполнительным органом государственной власти и управления, в ведении которого находятся вопросы культуры (учредителем).
90. Обязательная проверка фонда производится:
а) при смене материально-ответственного лица (сплошная или выборочная проверка);
б) при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
в) в случае стихийного бедствия, пожара или в других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;
г) при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;
д) при реорганизации и ликвидации библиотеки.
91. Проверка библиотечных фондов осуществляется в следующие сроки:
а) наиболее ценные фонды, хранящиеся в специально отведенных местах - ежегодно;
б) фонды библиотек до 30 тыс. учетных единиц - один раз в 7 лет;
в) фонды библиотек от 30 до 100 тысяч - один раз в 10 лет;
г) фонды библиотек свыше 100 тыс. учетных единиц - поэтапно, в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течении 15 лет.
92. Проверка библиотечного фонда или ее части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды (фондодержателя), приравнивается к очередному сроку.
93. Допускается применение других сроков проверки и выборочная проверка фондов по распоряжению учредителя или дирекции библиотеки.
94. Проверка фондов структурного подразделения библиотеки (библиотечной системы) может проводиться путем непосредственной сверки учетных единиц с формой учетного документа (с инвентарной книгой, актом) или при помощи контрольных талонов, индикаторов, карточек каталога, которые сверяются с учетной формой (инвентарной книгой, актом).
Примерная норма проверки фонда на 1 библиотечного работника составляет 350 экземпляров за 8 рабочих часов. В эту норму входят все этапы проверки фонда: от подготовки плана проверки до написания акта.
95. Проверка завершается составлением акта с объяснительной запиской и списком отсутствующих изданий (Приложение № 13 к настоящей Инструкции).
96. Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматриваются комиссией по сохранности фонда, другим коллегиальным органом по фондам. На основании положительного решения готовится акт о списании документов для его утверждения руководителем (учредителем).
97. Допустимый норматив списания документов, утраченных по неустановленным причинам:
а) в структурных подразделениях, работающих в режиме абонемента - 0,1% от предыдущей ежегодной книговыдачи за период с момента последней проверки библиотечного фонда;
б) в подразделениях, работающих в режиме читального зала - 0.02% от предыдущей годовой книговыдачи.
Процент допустимой недостачи в библиотечном фонде, как собрании материальных, интенсивно используемых ценностей, может устанавливаться руководителем библиотеки по согласованию с учредителем заблаговременно, и он должен быть зафиксирован в Порядке исключения документов из библиотечного фонда.
98. В случае превышения утвержденного норматива утраты документов по неустановленным причинам принимаются меры к возмещению ущерба, при разногласии акт передается учредителю.
99. Работа по сохранности фонда в библиотеке (библиотечной системе) ведется под контролем и при участии комиссии по сохранности библиотечных фондов или другим коллегиальным органом по фондам, созданной приказом руководителя библиотеки.
100. Комиссия может быть наделена следующими полномочиями:
а) проведение анализа состояния библиотечного фонда;
б) оказание методической помощи по работе с библиотечным фондом;
в) контроль ведения учета библиотечного фонда, проведение проверок фонда;
г) просмотр документов, отобранных для списания, передачи, продажи. Комиссия правомочна отклонить представленные акты на исключение изданий из фондов как недостаточно обоснованные;
д) определение условий договора в соответствующих документах, гарантирующих сохранность изданий при организации выставок, просмотров, а также при передаче части фонда во временное пользование, аренду и т.д.
11. Делопроизводство в организации учета фонда
101. В соответствии с Указом Президента Приднестровской Молдавской Республики от 17 марта 2009 года № 174 «Об утверждении Положения об архивном фонде Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 09-12), сроки хранения учетных документов библиотеки устанавливаются следующие:
|
Категории документов
|
Сроки хранения
|
|
1. Книги и ведомости суммарного учета библиотечного фонда.
|
Постоянно, до ликвидации библиотеки
|
|
2. Учетный каталог, инвентарные книги.
|
Постоянно, до ликвидации библиотеки
|
|
3. Описи инвентарных номеров.
|
Постоянно, до ликвидации библиотеки
|
|
4. Сопроводительные документы (накладные, описи, счета, списки на поступающую литературу).
|
5 лет после проверки фонда
|
|
5. Акты на книги, журналы, брошюры и другие материалы, полученныебез сопроводительного документа.
|
5 лет
|
|
6. Заявления, докладные записки о получении в дар.
|
5 лет
|
|
7. Акты о покупке книг и других материалов у частных лиц.
|
5 лет
|
|
8. Книги (тетради учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных).
|
Постоянно, до ликвидации библиотеки
|
|
9. Акты на списание документов
|
10 лет (приложения к ним: справки с адресного стола, читательские формуляры и др. хранятся 3 года)
|
|
10.Акты проверки библиотечных фондов, карточки учетного каталога выбывшей литературы.
|
Постоянно, до ликвидации библиотеки
|
102. По истечении сроков хранения учетные документы подлежат уничтожению в установленном порядке.
103. В целях квалификационного решения вопросов о сроках хранения учетной документации библиотеки вправе пользоваться услугами местных архивных служб.
104.Содержащаяся в учетных документах информация может быть перенесена на микроносители.
105. Изменения, вносимые в учетные документы (ошибочно проставленные номера, замена проставленных на изданиях и других документах инвентарных номеров новыми при утере формы индивидуального учета, переписка регистрационных карточек учетного на периодические и другие виды изданий и т.п.) производятся с разрешения должностного лица на основании приказа руководителя библиотеки.
Приложение № 1 к Инструкции
«Об учете библиотечного фонда
в библиотеках (библиотечных системах)
Приднестровской Молдавской Республики,
утверждённой Приказом
Государственной службы по культуре
Приднестровской Молдавской Республики
№ 50 от 1 апреля 2016 г.
Форма
акта о приеме документов в библиотеку
Утверждаю
__________________________________
(подпись руководителя)
Акт № ______
Настоящий акт составлен « _____ « ________ 20 ___ г.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)
о приеме в библиотеку
____________________________________________________________________________
(вид документа и от кого получено)
в количестве ______________________________________ экземпляров на общую сумму
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(повторить сумму прописью)
Список книг (или других документов) прилагается на _______листах *.
Подписи лиц, участвующих в составлении акта:
___________________________________________________________________________
Список книг или других документов по акту
№ ... от «....» ................... 20.....г.
|
№
п/п
|
Автор, заглавие книги
или вид документа
|
Год
издания
|
Цена
|
Цена с переоценочным
коэффициентом
|
Сумма
|
|
руб.
|
коп.
|
руб.
|
коп.
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
|
1.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Составил: /...........ф.и.о………............./
* При небольшом количестве принимаемых документов, перечень включается в текст самого акта.
Приложение № 2 к Инструкции
«Об учете библиотечного фонда
в библиотеках (библиотечных системах)
Приднестровской Молдавской Республики,
утверждённой Приказом
Государственной службы по культуре
Приднестровской Молдавской Республики
№ 50 от 1 апреля 2016 г.
Журнал
регистрации актов приема и выбытия литературы и других материалов
1-я часть: Прием
|
№
п/п
|
№
акта
|
Дата
|
Партия
поступления
|
Источник
поступления
|
Кол-во
|
Сумма
|
Подпись
|
|
руб.
|
коп.
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
|
1.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2-я часть: Выбытие
|
№
п/п
|
Дата
|
№
акта
|
Структурное подразделение библиотеки
|
Причина
|
Кол-во
|
Сумма
|
Подпись
|
|
руб.
|
коп.
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
|
1.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение № 3 к Инструкции
«Об учете библиотечного фонда
в библиотеках (библиотечных системах)
Приднестровской Молдавской Республики,
утверждённой Приказом
Государственной службы по культуре
Приднестровской Молдавской Республики
№ 50 от 1 апреля 2016 г.
Форма
акта о недостаче документов в поступающей партии
Акт № _____
« _____ » _______________ 20 ____ г.
Настоящий акт составлен ______________________________________________________
____________________________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества лиц, участвующих в составлении акта)
в том, что при приеме партии книг (или других документов),
полученных от _______________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
(наименование учреждения, от которого получены книги или другие документы)
по _______________________________ № ____________________________ от 200 ____ г.
Обнаружено: ________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Подписи:
____________________________________________________________________________
Приложение № 4 к Инструкции
«Об учете библиотечного фонда
в библиотеках (библиотечных системах)
Приднестровской Молдавской Республики,
утверждённой Приказом
Государственной службы по культуре
Приднестровской Молдавской Республики
№ 50 от 1 апреля 2016 г.
Образец
листа книги суммарного учета библиотечного фонда
|
Дата записи
|
№ п/п
|
Структурное подразделение куда поступило
|
Источник поступления
|
|
Государственная служба по культуре
|
Книготорговая сеть
|
Союз печать (жур.)
|
Взамен утерянных читателями
|
Дар (кн/жур)
|
Другие источники
|
Обяз экз. (кн/жур)
|
№ партии
|
Всего (экз.)
|
|
|
|
|
кол-во
|
сумма
|
кол-во
|
сумма
|
кол-во
|
кол-во
|
сумма
|
кол-во
|
сумма
|
кол-во
|
сумма
|
кол-во
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
Часть 1 Поступление в фонд*
|
Поступление в фонд
|
|
на сумму (руб. коп.)
|
Распределение
|
|
по видам
|
по содержанию **
|
по языкам
|
|
книги
|
журналы
|
аудиовизуальные документы
|
электронные документы
|
обществ. полит.
|
естеств. научных
|
технических
|
сельскохозяйств.
|
По искусству
|
худож. Языкозн.
|
Для дошкольников
|
прочих
|
на русском
|
на молдавском
|
на украинском
|
На прочих языках
|
|
18
|
19
|
20
|
21
|
22
|
23
|
24
|
25
|
26
|
27
|
28
|
29
|
30
|
31
|
32
|
33
|
34
|
Перенос:
К переносу:
* Число граф может быть увеличено по усмотрению библиотеки.
** Более подробно раскрытие фонда по отраслям знания может осуществляться по усмотрению библиотеки.
Приложение № 5 к Инструкции
«Об учете библиотечного фонда
в библиотеках (библиотечных системах)
Приднестровской Молдавской Республики,
утверждённой Приказом
Государственной службы по культуре
Приднестровской Молдавской Республики
№ 50 от 1 апреля 2016 г.
|
№
п/п
|
№ акта
|
Дата записи
|
Всего (экз.)
|
На сумму (руб. коп.)
|
Причины выбытия*
|
Распределение
|
|
ветхость
|
дефектность
|
устарелость
|
дублетность
|
непрофильность
|
утрата
|
передано
|
продано
|
другие причины
|
по видам
|
|
книги
|
брошюры
|
журналы
|
аудиовизуальные документы
|
электронные документы
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
18
|
19
|
Книга суммарного учета библиотечного фонда
Часть 2 Выбытие из фонда
Перенос:
К переносу:
|
|
|
|
по содержанию **
|
по языкам
|
|
общественно-политических
|
естественно -научных
|
технических
|
сельскохозяйственных
|
по искусству физкультуре и спорту
|
художественной языковедение литературоведение
|
для дошкольников
|
прочих
|
на русском
|
на молдавском
|
на украинском
|
На прочих языках
|
|
20
|
21
|
22
|
23
|
24
|
25
|
26
|
27
|
28
|
29
|
30
|
31
|
* Число граф может быть увеличено по усмотрению библиотеки.
** Более подробно раскрытие фонда по отраслям знания может осуществляться по усмотрению библиотеки
Приложение № 6 к Инструкции
«Об учете библиотечного фонда
в библиотеках (библиотечных системах)
Приднестровской Молдавской Республики
утверждённой Приказом
Государственной службы по культуре
Приднестровской Молдавской Республики
№ 50 от 1 апреля 2016 г.
Образец
листа книги суммарного учета библиотечного фонда
Часть 3
Итоги движения фонда
|
|
Всего книг, журналов, брошюр и других док-тов
|
на сумму
|
|
руб.
|
коп.
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
Состоит на 20 ________ г.
Поступило на 20 ________ г.
Выбыло за 20 __________ г.
Состоит на 20 _______ г.
|
в том числе
|
Распределение
|
|
|
по содержанию*
|
по языкам
|
|
книги
|
брошюры
|
журналы
|
аудиовизуальные документы
|
электронные документы
|
общественно-политических
|
естественно -научных
|
технических
|
сельскохозяйственных
|
по искусству
|
худож. языкозн.
|
для дошкольников
|
прочих
|
на русском
|
на молдавском
|
на украинском
|
На прочих языках
|
|
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
18
|
19
|
20
|
21
|
22
|
* Более подробно раскрытие фонда по отраслям знания может осуществляться по усмотрению библиотеки.
Приложение № 7 к Инструкции
«Об учете библиотечного фонда
в библиотеках (библиотечных системах)
Приднестровской Молдавской Республики
утверждённой Приказом
Государственной службы по культуре
Приднестровской Молдавской Республики
№ 50 от 1 апреля 2016 г.
Образец листа инвентарной книги
|
Дата
записи
|
Инвентарный
номер
|
Автор
и заглавие
|
Год
издания
|
цена
|
Отметка
о проверке
|
№
акта выбытия
|
Примечание*
|
|
руб.
|
коп
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
* - В примечании указывается наличие и вид приложения к основному документу, для особо ценных и редких книг, указываются особенности экземпляра, определяющие его ценность (наличие уникального переплета, автографа, раскрашенных от руки иллюстраций и т.д.) или дефектность (отсутствие нескольких листков текста, гравюр и т.д.)
Приложение № 8 к Инструкции
«Об учете библиотечного фонда
в библиотеках (библиотечных системах)
Приднестровской Молдавской Республики
утверждённой Приказом
Государственной службы по культуре
Приднестровской Молдавской Республики
№ 50 от 1 апреля 2016 г.
Форма
акта об исключении из библиотечного фонда документов длительного хранения
Утверждаю
Руководитель
организации____________
(подпись)
Акт № ___
о списании литературы из библиотеки
от «____» _________20_____г.
Организация ________________________
Структурное подразделение ___________________
Материально ответственное лицо _______________
Комиссия в составе
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)
назначенная приказом (распоряжением) от «____» _________ 20____г. № ____ произвела проверку состояния устаревшей по содержанию и пришедшей в ветхость литературы в библиотеке и установила, что перечисленная в списке литература в количестве ____ экземпляров (из них книги ___экз., брошюры ___ экз., др. документы ____ ) на сумму _____руб. _____коп. ( сумма прописью) подлежит списанию и исключению из учета.
Приложение: список на исключение из библиотеки устаревшей по содержанию и пришедшей в ветхость литературы.
В инвентарной книге библиотеки выбытие литературы отмечено.
Председатель комиссии: __________ __________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии: ________________ __________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
_______________ __________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Список на списание литературы из библиотеки
|
№
п/п
|
Инвентарный
№ издания
|
Автор книги
и название
|
Раздел
|
Год
издания
|
Цена
(руб. коп.)
|
Кол-во
|
Сумма
(руб. коп.)
|
|
1.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего:
............... ..................
Распределение
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
|
всего
|
по видам
|
по содержанию
|
на языках
|
|
книги
|
брошюры
|
другие документы
|
опл
|
2, 5
|
3
|
4
|
85, 75
|
84, 83
81, 82,
|
Д
|
Рус.
|
молд
|
Укр.
|
Пр.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Списанная литература сдана местным организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, по квитанции № _____ от «___» ___________ 20_____г.
(Списанная литература для сдачи организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, складируется).
Председатель комиссии: ___________ __________ ___________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии:
___________________ ____________ __________ _________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
___________________ ____________ __________ _________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
___________________ ____________ __________ _________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
«____» ____________20______г.
Приложение № 9 к Инструкции
«Об учете библиотечного фонда
в библиотеках (библиотечных системах)
Приднестровской Молдавской Республики,
утверждённой Приказом
Государственной службы по культуре
Приднестровской Молдавской Республики
№ 50 от 1 апреля 2016 г.
Утверждаю
Руководитель учреждения
________ ____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«___» _______________ 20 ___ г.
Акт №
об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда
«___»_________ 20___ г.
Учреждение_________________________________________________________________
Комиссия в составе___________________________________________________________
(должности, фамилии, инициалы)
____________________________________________________________________________,
назначенная приказом (распоряжением) от «___»_______20__г. произвела уничтожение списанных объектов библиотечного фонда в количестве ___________________ экз. (акт о списании от «___» _____ 20__г.)
Председатель комиссии ________________ __________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии: ________________ __________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________ __________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________ __________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Приложение № 10 к Инструкции
«Об учете библиотечного фонда
в библиотеках (библиотечных системах)
Приднестровской Молдавской Республики
утверждённой Приказом
Государственной службы по культуре
Приднестровской Молдавской Республики
№ 50 от 1 апреля 2016 г.
Форма
акта об исключении из библиотечного фонда документов временного хранения
Рассмотрено на комиссии Утверждаю:
по сохранности фондов ___________________________
Протокол № _________ (подпись лица, утвердившего акт)
от «____»_______20___г. «_____» ______ 20 ____ г.
Акт № _____
«_____» ____________ 20 ___ г.
Настоящий акт составлен _____________________________________________________
(фамилии, имена, отчества лиц,
___________________________________________________________________________
участвующих в составлении акта)
___________________________________________________________________________
об исключении из фонда______________________________________________________
(указать вид документа)
«______» экземпляров
___________________________________________________________________________
(указать вид документа)
временного хранения _____________________________________в количестве ________
______________ экз. По причине
___________________________________________________________________________
(указать причину исключения)
Члены комиссии: ___________________________________________
___________________________________________
___________________________________________
___________________________________________
Приложение № 11 к Инструкции
«Об учете библиотечного фонда
в библиотеках (библиотечных системах)
Приднестровской Молдавской Республики,
утверждённой Приказом
Государственной службы по культуре
Приднестровской Молдавской Республики
№ 50 от 1 апреля 2016 г.
Форма
журнала учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных*
1 часть
|
Дата
|
Фамилия,
инициалы
читателя
|
Сведения об утерянных книгах или других документах
|
|
Инвент
№
|
Автор,
Заглавие
|
Отдел
|
Год
издания
|
Цена
|
Цена с переоценочным коэффициентом
|
|
руб.
|
коп.
|
руб.
|
коп.
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
2 часть
|
Автор,
заглавие
|
Отдел
|
Год
издания
|
Цена
|
Цена с переоценочным коэффициентом
|
|
руб.
|
коп.
|
руб.
|
коп.
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
*По усмотрению библиотеки в формы листа акта и инвентарной книги могут быть внесены дополнительные графы.
Приложение № 12 к Инструкции
«Об учете библиотечного фонда
в библиотеках (библиотечных системах)
Приднестровской Молдавской Республики,
утверждённой Приказом
Государственной службы по культуре
Приднестровской Молдавской Республики
№ 50 от 1 апреля 2016 г.
Форма
акта приема-передачи документов из одной библиотеки в другую в порядке книгообмена
Рассмотрено на комиссии Утверждаю:
по сохранности фондов _____________________________
Протокол __________ (подпись лица, утвердившего акт)
от « ___ » ____________ 20 __ г. « _____ » __________ 20 ___ г.
Акт № ________
« _____ » _______ 20 ___ г.
Составлен настоящий акт в том, что ____________________________________________
(наименование передающей библиотеки)
передала в __________________________________________________________________
(наименование библиотеки получателя)
приняла документы, отобранные представителем библиотеки ______________________
___________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
на основании доверенности № ___________ от ___________________________________
в количестве ________________________________________________________________
книг ______________________ экз., АВД ____________________________________ экз.,
журналов _____________________ экз., газет _________________________ комплектов.
Общей стоимостью __________________________________________________________
(прописью)
в том числе стоимость документов, состоящих на бухгалтерском учете ______________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(прописью)
Согласно прилагаемому списку документы сдал _________________ (подпись)
принял _________________ (подпись)
Список к акту № ______
|
№
п/п
|
Автор,
заглавие
|
Год
издания
|
Количество
экземпляров
|
Цена
|
Коэффициент переоценки
|
Стоимость
|
|
руб.
|
коп.
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
Приложение № 13 к Инструкции
«Об учете библиотечного фонда
в библиотеках (библиотечных системах)
Приднестровской Молдавской Республики,
утверждённой Приказом
Государственной службы по культуре
Приднестровской Молдавской Республики
№ 50 от 1 апреля 2016 г.
Форма
акта проверки библиотечного фонда
Рассмотрено на комиссии Утверждаю:
по сохранности фондов __________________________
(подпись лица, утвердившего акт)
Протокол №
« ____ » __________ 20 _____ г. « ____ » __________ 20 ____ г.
Акт № _____
« _______ » _________ 20 ____ г.
Мы, нижеподписавшиеся, председатель комиссии по проверке
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
и члены комиссии *
___________________________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
составили настоящий акт в том, что нами в период с « ____ » _________ ___________
по « ____ » _______ 20 ____ г.
была проведена проверка библиотечного фонда__________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование библиотеки или ее структурного подразделения)
путем ____________________________________________________________________
(указать способ проверки)
Проверены следующие документы:
а) Акт предыдущей проверки фонда от _________________________________________
б) Книга суммарного учета библиотечного фонда ________________________________
в) Формы индивидуального учета (указать какие)________________________________
г) Акты списания (исключения) книг и других документов между предыдущей
и настоящей проверками _____________________________________________________
д) Документы, удостоверяющие выдачу книг и других документов читателям ________
___________________________________________________________________________
е)_________________________________________________________________________
ж)_________________________________________________________________________
В результате проверки документов и сверки контрольных талонов с формами индивидуального учета установлено:
1. По учетным документам числится: ______________экз.книг
___________________________________________________________________________
АВД_______________________________________________________________________
2. Имеется в наличии: ________________ экз. книг
АВД _______________________________________________________________________
3. Недостает: ________________ экз. книг АВД
___________________________________________________________________________
на общую сумму ____________ руб.
___________________________________________________________________________
(сумма прописью)
Список недостающих книг, АВД и других документов прилагается к Акту.
4. Из выданных читателям до 200___г. книг не возвращено__________ _______ экз.
до 200 ____ г. ________________ экз.
5. Обнаружено неучтенных в формах индивидуального учета _________ экз.
6. Выводы комиссии по проверке (о ведении учета, состоянии учетных документов, о недостающих документах, о задержанных книгах и т.п.)
7. Предложения комиссии: ___________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Подписи:
Председатель комиссии: ________________________
Члены комиссии ________________________________
Приложение № 14 к Инструкции
«Об учете библиотечного фонда
в библиотеках (библиотечных системах)
Приднестровской Молдавской Республики,
утверждённой Приказом Государственной
службы по культуре
Приднестровской Молдавской Республики
№ 50 от 1 апреля 2016 г.
Образец
регистрационной книги учетных карточек многоэкземплярной литературы
|
Дата
записи
|
№
п/п
|
Автор и заглавие,
том, часть, выпуск
|
Год издания,
место
|
Цена
|
№ записи
в 1 ч.
КСУ
|
Отметка
о выбытии
|
Примечание
|
|
Руб.
|
Коп.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение № 14 к Инструкции
«Об учете библиотечного фонда
в библиотеках (библиотечных системах)
Приднестровской Молдавской Республики,
утверждённой Приказом
Государственной службы по культуре
Приднестровской Молдавской Республики
№ 50 от 1 апреля 2016 г.
Образец
учетной карточки многоэкземплярной литературы
Автор, заглавие, том, часть выпуск______________________________________________
____________________________________________________________________________
Место издательства, год издания________________________________________________
|
Дата
записи
|
№ Записи в 1 ч. КСУ
или акта выбытия
|
Поступило
|
Цена
|
Выбыло
|
Отметка
о проверке
|
Примечание
|
|
Руб.
|
Коп.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|