Приказ Министерства регионального развития, транспорта и связи Приднестровской Молдавской Республики
Об утверждении Методических рекомендаций организации работы пресс-секретарей (пресс-служб) исполнительных органов государственной власти Приднестровской Молдавской Республики
В соответствии со статьей 29 Конституции Приднестровской Молдавской Республики, Законом Приднестровской Молдавской Республики от 11 апреля 2003 года № 263-З-III «О средствах массовой информации» (САЗ 03-15) с изменениями и дополнениями, внесенными законами Приднестровской Молдавской Республики от 7 мая 2007 года № 211-ЗИД-IV (САЗ 07-20); от 16 мая 2007 года № 217-ЗИД-IV (САЗ 07-21); от 31 июля 2007 года № 267-ЗИД-IV (САЗ 07-32); от 24 октября 2007 года № 326-ЗИ-IV (САЗ 07-44); от 6 ноября 2007 года № 329-ЗИД-IV (САЗ 07-46); от 3 октября 2008 года № 569-ЗИ-IV (САЗ 08-39); от 18 июня 2009 года № 783-ЗИ-IV (САЗ 09-25); от 20 июня 2012 года № 102-ЗИД-V (САЗ 12-26); от 26 июня 2012 года № 103-ЗИД-V (САЗ 12-27); от 6 ноября 2012 года № 219-ЗД-V (САЗ 12-46); от 11 июня 2014 года № 111-ЗИД-V (САЗ 14-24); от 30 декабря 2014 года № 232-ЗИД-V (САЗ 15-1); от 30 декабря 2014 года № 234-ЗИ-V (САЗ 15-1); от 17 февраля 2015 года № 37-ЗД-V (САЗ 15-8), Указом Президента Приднестровской Молдавской Республики от 5 декабря 2013 года № 590 «Об утверждении Положения о порядке взаимодействия исполнительных органов государственной власти Приднестровской Молдавской Республики с государственными и муниципальными средствами массовой информации Приднестровской Молдавской Республики» САЗ (13-48) с дополнениями, внесенными Указом Президента Приднестровской Молдавской Республики от 2 июня 2014 года № 185 (САЗ 14-23), Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 28 апреля 2015 года № 94 «Об утверждении Положения, структуры и предельной штатной численности Министерства регионального развития, транспорта и связи Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 15-19), во исполнение пункта 3 Постановления Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 6 августа 2015 года № 201 «Об утверждении Положения об аттестации пресс-секретарей в исполнительных органах государственной власти Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 15-32) с дополнением, внесенным Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 26 августа 2015 года № 229 (САЗ 15-35), в целях упорядочения взаимодействия при организации работы пресс-служб исполнительных органов государственной власти со средствами массовой информации, приказываю:
1. Утвердить Методические рекомендации для организации работы пресс-секретарей (пресс-служб) исполнительных органов государственной власти Приднестровской Молдавской Республики со средствами массовой информации (прилагается).
2. Настоящий Приказ направить на государственную регистрацию в Министерство юстиции Приднестровской Молдавской Республики.
3. Настоящий Приказ вступает в силу со дня, следующего за днем официального опубликования.
И. о. министра А. Медведев
г. Тирасполь
23 октября 2015 г.
№ 432
Приложение к Приказу Министерства
регионального развития, транспорта и связи
Приднестровской Молдавской Республики
от 23 октября 2015 года № 432
Методические рекомендации
для организации работы пресс-секретарей (пресс-служб) исполнительных органов государственной власти
1. Общие положения
1. Настоящие Методические рекомендации разработаны на основе практического опыта работы пресс-секретарей (пресс-служб) и предназначены для использования в повседневной профессиональной деятельности пресс-секретарей (сотрудников пресс-служб) исполнительных органов государственной власти.
2. Пресс-секретарь (пресс-служба) исполнительного органа государственной власти в своей деятельности руководствуется Конституцией Приднестровской Молдавской Республики, законами, указами и распоряжениями Президента Приднестровской Молдавской Республики, постановлениями и распоряжениями Правительства Приднестровской Молдавской Республики, и иными нормативными правовыми актами Приднестровской Молдавской Республики, а также настоящими Методическими рекомендациями.
3. Организация освещения деятельности исполнительных органов государственной власти осуществляется пресс-секретарем (пресс-службой) исполнительного органа государственной власти или сотрудником, на которого возложены обязанности обеспечения связи с общественностью и средствами массовой информации (далее - пресс-секретарь).
4. Кандидатура пресс-секретаря (структура и численный состав пресс-службы) утверждается (определяются) руководителем исполнительного органа государственной власти в зависимости от специфики исполнительного органа государственной власти, организационной структуры и в соответствии с утвержденной штатной численностью исполнительного органа государственной власти.
2. Основные понятия
5. Основные понятия, используемые в настоящих Методических рекомендациях:
а) пресс-секретарь - официальный представитель руководителя исполнительного органа государственной власти, уполномоченный для встреч с представителями средств массовой информации и общественностью;
б) пресс-служба - структурное подразделение исполнительного органа государственной власти, в основные функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации и общественностью;
в) анонс - информационное сообщение для средств массовой информации, содержащее специфику (тематику, форму проведения) предстоящего события или мероприятия, которое надлежит осветить в средствах массовой информации (далее - СМИ);
г) информационный повод - событие, которое своей значимостью может заинтересовать СМИ и вызвать общественный интерес;
д) аккредитация - официальное признание полномочий журналистов иностранных средств массовой информации уполномоченными органами государственной власти и управления в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики.
Аккредитация представителей иностранных редакций СМИ (корреспондентов, фотографов, видео-операторов) проводится в целях объективного и открытого освещения событий, происходящих в Приднестровской Молдавской Республике, регламентации взаимоотношений между иностранными средствами массовой информации и источниками информации, а также обеспечения необходимых условий для реализации профессиональных прав журналиста по получению и распространению информации.
е) пресс-релиз - передаваемое для публикации в СМИ информационное сообщение, содержащее в себе новость об исполнительном органе государственной власти (или официальном лице), отражающее позицию исполнительного органа государственной власти по тому или иному информационному поводу;
ж) пресс-конференция - мероприятие для СМИ, в рамках которого официальное(ые) лицо(а) исполнительного органа государственной власти дает(ют) комментарии по актуальным вопросам деятельности исполнительного органа государственной власти;
з) брифинг - встреча официальных лиц с представителями СМИ, на которой излагается официальная позиция по определенному вопросу. Брифинг проводится с регулярной периодичностью и посвящается распространению текущей информации о деятельности исполнительного органа государственной власти;
и) круглый стол - мероприятие для СМИ, в рамках которого официальное(ые) лицо(а) или иные представители исполнительного органа государственной власти, обладающие равным правами участников, публично обсуждают или освещают какие -либо вопросы;
к) пресс-тур - запланированное пресс-службой исполнительного органа государственной власти мероприятие, предназначенное специально для СМИ, которое проводится с целью освещения события, в котором исполнительный орган государственной власти принимает непосредственное участие, для получения объективных публикаций в СМИ;
л) интервью - жанр публицистики, представляющий собой беседу журналиста с представителем исполнительного органа государственной власти по актуальным вопросам;
м) официальный сайт исполнительного органа государственной власти (далее - официальный сайт) - сайт в информационно-коммуникационной сети «Интернет» (далее - сеть «Интернет»), содержащий информацию о деятельности исполнительного органа государственной власти, электронный адрес которого включает доменное имя, права на которое принадлежат исполнительному органу государственной власти;
н) представитель СМИ - лицо, представляющее редакцию или организацию, осуществляющую производство и выпуск средств массовой информации, и имеющее редакционное удостоверение или иной документ, подтверждающий полномочия данного лица.
3. Пресс - релиз
6. Составление пресс-релизов предполагает наличия информационного повода.
7. Разновидности пресс-релиза по характеру передаваемой информации:
а) пресс-релиз-анонс - в данном материале речь идет о будущем событии, которому предстоит случиться. Составляется с целью привлечения внимания широкого круга общественности посредством СМИ, которое обеспечит присутствие журналистов на анонсируемом мероприятии.
Пресс-релиз-анонс предназначен для, приглашения журналистов на пресс конференцию или извещения о значимом для исполнительного органа государственной власти и общества мероприятии;
б) пресс-релиз-новость (или ньюс-релиз) - в данном материале речь идет о случившемся (произошедшем) событии и доносит до адресата фактическую информацию, может содержать (в случае необходимости) краткие комментарииисполнительного органа государственной власти;
в) информационный (новостной)лист- в данном материале размещается информация о «продолжающемся» событии (например, спортивном соревновании или судебном процессе). При этом предполагается, что адресату известны подробности и суть вопроса в целом, поэтому ему достаточно лишь краткого отчета о новых аспектах происходящего.
8. Пресс - релиз содержит следующие сведения:
а) место, время и дату проведения;
б) круг вопросов (тем), которые будут освещены на мероприятии (конференция и т.д.);
в) контактный телефон, адрес электронной почты, по которым можно получить дополнительную информацию.
9. Структура пресс-релиза представляет собой «перевернутую пирамиду»: первый абзац (лид) несет в себе всю основную информацию вкратце и имеет самостоятельный законченный смысл. Подробности располагаются последовательно отдельными абзацами (в одном абзаце - одна подробность) по степени убывания значимости.
10. Заголовок пресс-релиза по своему содержанию емкий и информативный, в сжатом виде отражает основную идею новости.
11. Стилистика пресс-релиза подразумевает официально-деловой стиль, где факты преобладают над субъективными оценками и не содержат эмоциональной окраски. Язык простой, понятный, без сложных фраз и оборотов.
12. В тексте пресс-релиза используется единый подход к приводимым количественным показателям (числам): если показатель приводится в абсолютных цифрах (например: миллионы, киловатты), и сравнивается он с абсолютным показателем. Абсолютные количественные показатели приводятся в одинаковых единицах измерения.
13. Объем пресс-релиза - не более одной страницы формата А4. Каждая фраза пресс-релиза содержит не более 12 - 13 слов (за исключением утвержденных наименований). Во избежание избыточности и перегруженности смысла информационного материала не допустимо растягивать абзацы более чем на 6 строк.
14.При осуществлении медиа-рассылки ответственному лицу рекомендуется подтвердить получение пресс-релиза посредством телефонной связи, факсимильной связи, либо по электронной почте.
15. Информационное сообщение о событии или планируемом мероприятии, которое надлежит осветить в СМИ, размещается на официальном сайте исполнительного органа государственной власти.
4. Порядок подготовки и проведения пресс-конференции, брифинга, пресс-тура, круглого стола
16. Процесс подготовки пресс-конференции может проходить в следующем порядке:
а) назначение лиц(а), ответственных(ого) за организацию и проведение мероприятия, которые (ое):
1) размещает пресс-релиз-анонс о проводимом мероприятии на официальном сайте исполнительного органона государственной власти, а также оповещает СМИ, присутствие которых необходимо;
2) представляет докладчика и регламентирует и контролирует ход мероприятия (ведущий);
3) в случае необходимости ведет протоколы и учет проводимых мероприятий;
4) предварительно проводит аккредитацию представителей иностранных СМИ, которые посетят мероприятие, в случае необходимости заполняет пропуска согласно списку приглашенных;
5) обеспечивает регистрацию участников, приглашенных и представителей СМИ, по заранее подготовленному списку;
6) перед началом мероприятия предоставляет участникам (приглашенным) заранее подготовленный пресс-релиз, где изложена основная информация по тематике мероприятия, либо повестку дня.
7) осуществляет подготовку зала, расстановку табличек, размещение приглашенных лиц, а также контроль за установкой звукового, видеопроекционного, светового и иного необходимого оборудования.
17. Пресс-релизы надлежит рассылать за 5 дней до пресс-конференции (за исключением случаев чрезвычайного характера).
18. Проведение пресс-конференции:
а) лицо, ответственное за организацию и проведение пресс-конференции:
1) предоставляет участникам пресс-конференции, вступительное слово (не более 5 минут каждому участнику);
б) осуществляет ведение пресс-конференции: предоставляет возможность задать вопрос представителям СМИ, в случае возникновения заминок (отсутствие вопросов), уточняет вопросы у представителей СМИ;
в) в случае необходимости организует перерыв.
19. Оптимальная продолжительность пресс-конференции не более одного часа.
20. По завершению мероприятия информация о его проведении, участниках и приглашенных, круге обсуждаемых вопросов и принятых решениях размещается на официальном сайте исполнительного органа государственной власти с соответствующим фото- или видео-сопровождением не позднее, чем через 4 часа после окончания мероприятия.
21. Брифинг - аналог пресс-конференции, от которой его отличает отсутствие презентационной части, этапа обсуждения информации. Практически сразу идут ответы на вопросы представителей СМИ.
22. Оптимальная продолжительность брифинга составляет не более 40 минут.
23. Процесс подготовки и проведения пресс-тура может проходить в следующем порядке:
а) формулировка целей проведения пресс-тура;
б) определение времени и даты проведения пресс-тура, количества участников, а также лиц, ответственных за его организацию и проведение;
в) определение объектов осмотра для представителей СМИ, а также назначение специалистов или экспертов, которые будут давать необходимые пояснения;
г) выбор маршрута пресс-тура и определение лиц, ответственных за проведение мероприятия на каждой из запланированных остановок;
д) определение списка приглашаемых СМИ;
е) составление программы пресс-тура;
ж) осуществление подготовки и рассылки пресс-релиз-анонса в СМИ;
з) уточнение окончательного списка участников пресс-тура;
и) по завершению пресс-тура размещение информации о его проведении на официальном сайте исполнительного органа государственной власти с соответствующим фото- или видео-сопровождением.
24. Одним из главных преимуществ пресс-тура считается его неформальный характер, то есть предоставленная представителями СМИ возможность увидеть какое-либо событие изнутри, а также принять участие в нем. Поводом для проведения пресс-тура может послужить, как необходимость ознакомить общественность с деятельностью исполнительного органа государственной власти, так и любое значимое событие, в котором исполнительный орган государственной власти принимает непосредственное участие.
25. Круглый стол - это деловое обсуждение поднятого вопроса, содержит элементы организованности и предполагает отсутствие четко определенных позиций. Цель круглого стола - обмен мнениям по заявленной проблеме или вопросу. При проведении круглого стола озвучивается проблема и происходит выяснение мнений различных сторон, вовлеченных в их решение выявленных проблем.
26. Общие правила проведения «круглого стола»:
а) «круглый стол» содержит ключевой вопрос (проблему) в виде повестки дня;
б) ключевой вопрос следует предварительно согласовать со всеми заинтересованными участниками обсуждения;
в) основной характер обсуждения «круглого стола» - выступление с целью выражения мнения приглашенного органа либо представителя общественности;
г) на «круглом столе» каждому участнику предоставляется право выступления и строго отведенное время на выступление, а при голосовании за решение «круглого стола» одному органу предоставляется право одного голоса. При заслушивании какого-либо представителя не допускается высказывание в адрес лица личного характера, выяснение межличностных отношений. Допускается только обсуждение вопроса (проблемы) поставленных на повестку дня «круглого стола» с соблюдением норм и правил официально-делового общения.
27. Подбор участников зависит от цели «круглого стола» и остроты вопроса (проблемы), которая выносится на осуждение.
5. Порядок проведения интервью
28. Интервью - это самый распространенный метод получения информации.
29. В зависимости от целей выделяются следующие виды интервью:
а) информационное интервью - динамичное интервью, нацеленное на сбор материала представителями СМИ для подготовки новостного материала;
б) оперативное интервью - разновидность информационного интервью, представленного в сжатом варианте, нацелено на сбор разных мнений по какому-либо конкретному, узкому вопросу, используется фиксированная постановка вопросов;
в) интервью-расследование - разновидность интервью проводимого для глубинного, более подробного изучения проблемы или события;
г) интервью-портрет - разновидность интервью, сфокусированное на одной личности (например: представителе исполнительного органа государственной власти, общественной организации, политической партии), проявившей себя в общественной жизни и привлекающего взгляды широкой публики.
30. Представители СМИ (при необходимости) направляют заявку проведение на интервью.
31. Заявка направляется в исполнительный орган государственной власти официально - посредством телефонной, факсимильной связи или электронной почтой не позднее, чем за 5 рабочих дней до предполагаемой даты проведения интервью.
32. В заявке указываются цели интервью, способы и формы записи интервью, краткий сценарный план интервью, примерный перечень вопросов, предлагаемые дата, время и место проведения интервью, состав представителей СМИ, а также фамилия, имя, отчество и адрес электронной почты, и номер телефона ответственного лица.
33. Подтверждение заявки направляется представителю СМИ на адрес электронной почты или сообщается посредством телефонной связи.
34. В исключительных случаях, заявка на организацию и проведение интервью (оперативной съемки с участием представителя исполнительного органа государственной власти) незамедлительно рассматривается пресс-службой исполнительного органа государственной власти.
35. Пресс-секретарю надлежит в течение 3 рабочих дней с момента получения письменной заявки подтвердить СМИ возможность проведения интервью с представителем исполнительного органа государственной власти. В случае невозможности организации интервью с указанным представителем исполнительного органа государственной власти пресс-секретарь предлагает перенести дату (время) интервью либо заменить интервьюированного иным представителем исполнительного органа государственной власти.
36. Отсрочка или отказ от интервью возможны в порядке и сроки, предусмотренные статьей 38 Закона Приднестровской Молдавской Республики «О средствах массовой информации» (далее - «Закон о СМИ»).
6. Методы работы пресс-службы исполнительного органа государственной власти с официальным сайтом
37. При осуществлении своей деятельности пресс-секретарь исполнительного органа государственной власти оперативно и регулярно публикует на официальном сайте информацию о деятельности исполнительного органа государственной власти, за исключением сведений, представляющих государственную, служебную, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, а также информацию о персональных данных сотрудников исполнительных органов государственной власти.
38. По итогам проведения мероприятия пресс-секретарю надлежит в оперативном порядке подготовить материал для размещения на официальном сайте исполнительного органа государственной власти (материал на официальном сайте рекомендуется разместить не позднее, чем через 4 часа после окончания мероприятия). Не допускается размещение сообщения о событии на следующий день после того, как оно состоялось в присутствии СМИ (иначе публикация теряет актуальность).
39. При подготовке материала к размещению на официальном сайте исполнительного органа государственной власти следует использовать стенограммы выступлений руководителя, других важных участников мероприятия, что позволяет повышать цитируемость руководителя исполнительного органа государственной власти в Интернете. При размещении стенограмм надлежит четко соблюдать требования деловой этики и размещать только те цитаты, которые могут выразить мысль по освещаемому вопросу в наилучшем свете.
40. На каждом официальном сайте исполнительного органа государственной власти рекомендуется обеспечить размещение раздела «обратной связи», который включает в себя представление гражданами обращений в исполнительный орган государственной власти в порядке Закона Приднестровской Молдавской Республики «Об обращениях граждан» (далее - «Закон об обращениях граждан»), и с помощью которого каждый посетитель официального сайта может задать интересующий его вопрос и быть уверенным, что ему предоставят своевременный ответ.
7. Реагирование на распространение недостоверной или искаженной информации в СМИ в адрес исполнительного органа государственной власти
41. В случае выхода в СМИ недостоверной или искаженной информации о деятельности исполнительного органа государственной власти следует:
а) сообщить о данном факте руководителю исполнительного органа государственной власти и оперативно подготовить опровержение для размещения на официальном сайте, содержащее полную, развернутую и объективную информацию о произошедшем факте, освещенном в СМИ в искаженной форме;
б) сообщить о данном факте в пресс-службу Министерства регионального развития транспорта и связи Приднестровской Молдавской Республики (далее - уполномоченный орган в области информации) для проверки факта регистрации указанного СМИ, разместившего вышеуказанную информацию;
в) принять меры по размещению опровержения в соответствии с порядком установленным статьями 42- 44 «Закона о СМИ».
8. Алгоритм взаимодействия пресс-служб со средствами массовой информации
42. Пресс-секретарь осуществляет сбор информации о планируемых мероприятиях (совещаниях, встречах и других) с участием исполнительного органа государственной власти, подведомственной сферы (на подведомственной территории) и направляет данную информацию в адрес уполномоченного органа в области информации посредством электронной почты:
а) ежедневно (не менее чем за 12 часов до момента начала мероприятия) на предстоящий день;
б) еженедельно (до 12.00 последнего рабочего дня недели) сводный план мероприятий на следующую неделю.
43. В случае если информация о запланированном мероприятии становится известной пресс-секретарю позднее, чем за 12 часов до момента начала его проведения, пресс-секретарь самостоятельно доводит её до представителей редакций СМИ, а также информирует уполномоченный орган в области информации посредством телефонной связи.
44. Информация, направляемая в адрес уполномоченного органа в области информации, максимально полная и содержит следующие данные:
а) точное место запланированного мероприятия (с указанием адреса);
б) время начала и предположительное время окончания запланированного мероприятия;
в) название запланированного мероприятия;
г) контакты лица, ответственного за организацию и проведение данного мероприятия;
д) планируемый к привлечению круг СМИ.
45. Пресс-служба уполномоченного органа в области информации анализирует, обобщает и направляет пресс-секретарям исполнительных органов государственной власти, государственным и муниципальным СМИ сводный план мероприятий посредством электронной почты (ежедневный, еженедельный).
9. Взаимодействие с представителями СМИ
46. Освещение официальных мероприятий исполнительного органа государственной власти осуществляется представителями СМИ на основании статьи 46 «Закона о СМИ».
47. Освещение СМИ (в том числе и иностранными) официальных мероприятий, проводимых при Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики, Правительстве Приднестровской Молдавской Республики, Верховном совете Приднестровской Молдавской Республики, Прокуратуре Приднестровской Молдавской Республики, Конституционном, Верховном и Арбитражном судах Приднестровской Молдавской Республики возможно на основании оформленной аккредитации пресс-службой соответствующего органа государственной власти.
48. Представители иностранных СМИ имеют право:
а) освещать официальные мероприятия органов государственной власти, на основании действующего аккредитационного удостоверения для работы на территории Приднестровской Молдавской Республики, выданного уполномоченный органом в области информации;
б) освещать ход выборов в органы государственной власти и местного управления, референдумов на основании аккредитации, выданной Центральной избирательной комиссией Приднестровской Молдавской Республики.
49. Пресс-секретарь до начала мероприятия (по возможности) ориентирует представителей СМИ по сценарию мероприятия (указывает основных спикеров, ключевых действующих лиц), распространяет подготовленный пресс-релиз, доводит до СМИ информацию по основным моментам, которые надлежит донести до населения (какой цели следует достигнуть в результате проведения данного мероприятия). При необходимости обеспечивает представителям СМИ общение с интервьюируемыми.
50. Пресс-секретарь по согласованию с руководителем исполнительного органа государственной власти распространяет информацию об итогах прошедшего мероприятии в СМИ, которые не присутствовали на данном мероприятии.
51. Пресс-секретарь контролирует публикации материалов по итогу прошедших мероприятий, а также отслеживает реакцию населения на информацию о прошедшем мероприятии (в социальных сетях, посредством анализа обращений граждан в письменной и устной форме, системного контакта с представителями СМИ и т.д.).