Указ Президента Приднестровской Молдавской Республики
Об утверждении Положения об электронном документообороте в исполнительных органах государственной власти (Редакция на 11.03.2013)
Текст нижеприведенной редакции указа официально не опубликован (Редакция подготовлена ГУ «Юридическая литература» с учетом изменений, внесенных указом Президента Приднестровской Молдавской Республики от 11.03.13)
На основании статьи 72 Конституции Приднестровской Молдавской Республики, в целях установления правовых основ использования электронных документов в электронном документообороте исполнительных органов государственной власти постановляю:
1. Утвердить Положение об электронном документообороте в исполнительных органах государственной власти (Приложение № 1).
ГУ «Юридическая литература». Ретроспектива изменений пункта 2:
Редакция 2 - Указ Президента ПМР от 11.03.13 № 99 (САЗ 13-10).
2. Министерству юстиции Приднестровской Молдавской Республики разработать и утвердить нормативный правовой акт по вопросу создания архивов электронных документов и порядка предоставления электронных документов в эти архивы.
ГУ «Юридическая литература». Ретроспектива изменений пункта 3:
Редакция 2 - Указ Президента ПМР от 11.03.13 № 99 (САЗ 13-10).
3. Исключен.
ГУ «Юридическая литература». Ретроспектива изменений пункта 4:
Редакция 2 - Указ Президента ПМР от 11.03.13 № 99 (САЗ 13-10).
4. Установить, что информационная сеть электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти (правительственная сеть) вводится в эксплуатацию по решению Президента Приднестровской Молдавской Республики на основании решения государственной комиссии, образованной Правительством Приднестровской Молдавской Республики.
5. Настоящий Указ вступает в силу со дня подписания.
Президент
Приднестровской Молдавской Республики И. Смирнов
г. Тирасполь
5 ноября 2003 г.
№ 503
ГУ «Юридическая литература». Ретроспектива изменений приложения № 1:
Редакция 2 - Указ Президента ПМР от 11.03.13 № 99 (САЗ 13-10).
Приложение № 1
к Указу Президента
Приднестровской Молдавской Республики
от 5 ноября 2003 года № 503
Положение
об электронном документообороте в исполнительных органах государственной власти
1. Общие положения
1. Настоящее Положение определяет общие принципы организации информационного обмена в исполнительных органах государственной власти.
2. Действие настоящего Положения распространяется на отношения, возникающие в процессе документооборота между исполнительными органами государственной власти.
3. Законодательство Приднестровской Молдавской Республики об электронном документообороте в исполнительных органах государственной власти состоит из настоящего Положения и иных нормативных правовых актов, действующих на территории Приднестровской Молдавской Республики.
4. Субъектами электронного документооборота в сфере государственного управления являются исполнительные органы государственной власти, учреждения, организации, наделенные управленческими функциями. Субъекты электронного документооборота в сфере государственного управления используют для заверения электронных документов электронные подписи уполномоченных ими лиц.
2. Электронный документ
5. Электронный документ представляет собой информацию, подготовленную, отправленную, полученную или хранимую с помощью электронных, оптических или аналогичных средств, включая электронный обмен данными, электронную почту. Электронный документ содержит и/или к нему приложены одна или несколько электронных цифровых подписей.
6. Электронный документ должен создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств, иметь структуру, установленную настоящим Положением, содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать, а также быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.
Электронный документ состоит из общей и особенной частей. Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Информация об адресате относится к общей части. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей. Электронная цифровая подпись является обязательным реквизитом электронного документа.
Электронный документ имеет формы внешнего и внутреннего представления. Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе, то есть на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и иных материальных носителях, используемых для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники. Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде (без дополнительных технических приспособлений) и форме, понятной для восприятия человеком.
Содержанием электронных документов не может быть информация, составляющая государственную тайну. Содержанием электронных документов может быть информация конфиденциального характера, доступ к которой и распространение ограничено.
7. Оригинал электронного документа существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.
В случае, когда одним лицом создаются документ на бумажном носителе и электронный документ, идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами и документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.
8. Копии электронного документа создаются путем удостоверения в установленном законодательством порядке информации, составляющей содержание электронного документа.
Копии электронного документа создаются на бумажном носителе и должны содержать указание на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа.
Удостоверение информации, составляющей содержание электронного документа, на бумажном носителе может осуществляться нотариусом, иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия или лицом, определенным в соответствии с настоящим Положением.
Воспроизведение электронного документа на ином, кроме бумажного, отделимом от машинного носителя материальном объекте либо его копия на бумажном носителе, надлежащим образом не удостоверенная, не имеют юридической силы копии электронного документа.
9. Электронный документ на машинном носителе при осуществлении документооборота в системе исполнительных органов государственной власти и управления приравнивается к документу на бумажном носителе.
Если законодательством Приднестровской Молдавской Республики требуется, чтобы документ был оформлен письменно либо представлен в письменном виде или письменной форме, то электронный документ считается соответствующим этим требованиям.
Оригиналы электронных документов и их копии на бумажных носителях, соответствующие требованиям пункта 8 настоящего Положения, имеют одинаковую юридическую силу.
В случаях, если законодательством Приднестровской Молдавской Республики требуется нотариальное удостоверение и/или государственная регистрация документа, удостоверению и (или) регистрации подлежат либо электронный документ, либо его копия на бумажном носителе в порядке, установленном законодательством Приднестровской Молдавской Республики.
3. Электронная цифровая подпись
10. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - означает данные в электронной форме, которые содержатся в сообщении данных, приложены к нему или логически ассоциируются с ним и которые могут быть использованы для идентификации подписавшего в связи с сообщением данных.
Электронная цифровая подпись предназначена для:
а) удостоверения информации, содержащейся в электронном документе;
б) подтверждения подлинности и целостности электронного документа.
Удостоверение информации, содержащейся в электронном документе, производится путем применения средств электронной цифровой подписи с использованием закрытых ключей подписавших лиц.
Закрытый ключ представляет собой уникальную последовательность символов, известную подписывающему лицу и предназначенную для создания им с использованием средств ЭЦП электронной цифровой подписи в электронных документах.
Подтверждение подлинности и целостности электронного документа производится путем применения средств электронной цифровой подписи с использованием открытых ключей проверки подписей лиц, подписавших электронный документ.
Открытый ключ представляет собой уникальную последовательность символов, доступную любому пользователю информационной системы, предназначенную для подтверждения с использованием средств ЭЦП подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе.
11. При подписании электронного документа подписывающее лицо обязано проявлять осмотрительность для сохранения в тайне закрытого ключа ЭЦП и не использовать закрытый ключ, если ему достоверно известно, что тайна закрытого ключа нарушена.
12. При применении электронного документа пользователь открытого ключа подписи обязан проверять подлинность электронной цифровой подписи и принимать разумные меры для проверки действительности, приостановления действия или аннулирования сертификата ключа подписи.
ГУ «Юридическая литература». Ретроспектива изменений пункта 13:
Редакция 2 - Указ Президента ПМР от 11.03.13 № 99 (САЗ 13-10).
13. Принадлежность открытого ключа подписи обладателю закрытого ключа подписи удостоверяется Государственной службой связи, информации и СМИ путем удостоверения сертификата ключа подписи.
Сертификат ключа подписи может создаваться как в виде бумажного документа, так и в электронной форме.
Сертификат ключа подписи должен содержать:
а) уникальный номер сертификата ключа подписи, дату начала и дату окончания срока его действия;
б) фамилию, имя и отчество подписывающего лица;
в) открытый ключ ЭЦП или его отпечаток;
г) сведения о лице, выдавшем сертификат.
Распространение открытых ключей проверки подписи среди пользователей может производиться путем вручения сертификата ключа пользователю, рассылки по почте в виде документа на бумажном носителе, рассылки в виде электронного документа.
Форма, порядок удостоверения и выдачи сертификатов ключей подписи, порядок приостановления действия и аннулирования сертификатов в межведомственной системе устанавливается Министерством информации и телекоммуникаций Приднестровской Молдавской Республики.
Содержание информации в сертификатах ключей подписей, порядок ведения реестра сертификатов ключей подписей, порядок хранения аннулированных сертификатов ключей подписей, случаи утраты указанными сертификатами юридической силы во внутриведомственной системе электронного документооборота определяется решением руководителя соответствующего министерства (ведомства) или иного исполнительного органа государственной власти.
4. Общие принципы электронного документооборота
14. Система электронного документооборота (оборот электронных документов) представляет собой совокупность процессов составления, обработки, передачи, получения, хранения, использования электронных документов, которые выполняются с проверкой целостности, подлинности и, в случае необходимости, с подтверждением факта получения таких документов.
В исполнительных органах государственной власти применяется общая межведомственная система электронного документооборота. При этом внутри министерств (ведомств) и иных исполнительных органов государственной власти применяется внутриведомственная система электронного документооборота.
Передача электронных документов осуществляется по каналам связи, установленным в системе электронного документооборота, или путем передачи на запоминающих устройствах. Передача электронных документов осуществляется также путем применения машинных носителей.
15. Электронный документ считается отправленным подписывающим лицом, если он отправлен непосредственно подписывающим лицом, или его электронной информационной системой, которая запрограммирована на отправку электронных документов в автоматическом режиме.
16. Если подписывающее лицо и адресат в письменной форме предварительно не условились об ином, датой и временем отправки электронного документа считается дата и время, когда отправка электронного документа не может быть отменена отправившим его лицом. В случае отправки электронного документа путем пересылки запоминающего устройства, на котором записан этот документ, датой и временем отправки электронного документа считается дата и время сдачи его организации связи для пересылки.
17. Если подписывающее лицо и адресат в письменной форме предварительно не условились об ином, электронный документ считается отправленным в месте нахождения подписывающего лица, даже если программные и аппаратные средства, с помощью которых отправлен документ, находятся в другом месте. Местонахождение подписывающего лица определяется в соответствии с законодательством Приднестровской Молдавской Республики.
18. В случаях, когда законодательство Приднестровской Молдавской Республики требует отправки документов заказным письмом или передачей их под расписку, такое требование не распространяется на электронные документы и соответствующие документы могут быть отправлены одним из доступных электронному документообороту способов.
19. Электронный документ считается полученным адресатом с момента поступления подписывающему лицу сообщения адресата о факте получения электронного документа подписывающего лица, если иное не предусмотрено в соответствующих нормативных актах.
20. Если иным правовым актом не определен порядок подтверждения получения электронного документа, оно может быть осуществлено в любом порядке автоматизированным или иным способом в форме сообщения данных или в форме бумажного документа. Указанное подтверждение должно содержать данные, обозначающие полученный электронный документ и отправителя этого подтверждения.
21. В случае непоступления к подписавшему лицу подтверждения о факте получения электронного документа считается, что электронный документ не получен адресатом, а подписавшее лицо должно принять другие меры по выполнению своих обязанностей по предоставлению документа адресату.
22. Если нормативным правовым актом не установлено иное документ считается полученным в месте нахождения адресата, даже если программные и аппаратные средства, с помощью которых получен документ, находятся в другом месте. Местонахождение адресата определяется в соответствии с законодательством Приднестровской Молдавской Республики.
ГУ «Юридическая литература». Ретроспектива изменений главы 5:
Редакция 2 - Указ Президента ПМР от 11.03.13 № 99 (САЗ 13-10).
5. Полномочия Государственной службы связи, информации и СМИ
ГУ «Юридическая литература». Ретроспектива изменений пункта 23:
Редакция 2 - Указ Президента ПМР от 11.03.13 № 99 (САЗ 13-10).
23. Государственная служба связи, информации и СМИ Приднестровской Молдавской Республики регистрирует электронные цифровые подписи, создает по обращению пользователей закрытые и открытые ключи ЭЦП, приостанавливает и возобновляет действие сертификатов ключей подписей, а также аннулирует их, ведет реестр сертификатов ключей подписей, обеспечивает актуальность реестра и возможность свободного доступа пользователей системы электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти к реестру, выдает сертификаты ключей подписей на бумажных носителях и в виде электронных документов с информацией об их действительности, проводит по обращениям пользователей системы электронного документооборота подтверждение подлинности (действительности) электронной цифровой подписи в электронном документе в отношении зарегистрированных им электронных цифровых подписей, может предоставлять пользователям системы электронного документооборота иные услуги, связанные с использованием электронных цифровых подписей.
ГУ «Юридическая литература». Ретроспектива изменений пункта 24:
Редакция 2 - Указ Президента ПМР от 11.03.13 № 99 (САЗ 13-10).
24. Регистрация каждой электронной цифровой подписи осуществляется на основе заявления, содержащего сведения, необходимые для идентификации обладателя подписи и передачи ему сообщений. Заявление подписывается собственноручной подписью обладателя электронной цифровой подписи. Содержащиеся в нем сведения подтверждаются предъявлением соответствующих документов. При регистрации проверяется уникальность открытых ключей ЭЦП в реестре и архиве Государственной службы связи, информации и СМИ.
При регистрации Государственной службой связи, информации и СМИ Приднестровской Молдавской Республики оформляются два экземпляра сертификата ключа подписи, которые заверяются собственноручными подписями обладателя электронной цифровой подписи и должностного лица Государственной службы связи, информации и СМИ Приднестровской Молдавской Республики и печатью Государственной службы связи, информации и СМИ Приднестровской Молдавской Республики. Один экземпляр выдается обладателю электронной цифровой подписи, второй остается в Государственной службе связи, информации и СМИ Приднестровской Молдавской Республики на хранении. Электронные цифровые подписи уполномоченных лиц органов государственной власти и государственных фондов могут использоваться только после включения в реестр, ведущийся Государственной службой связи, информации и СМИ Приднестровской Молдавской Республики.
6. Хранение электронных документов
25. Хранение электронных документов осуществляется в порядке и на условиях, определяемых настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами Приднестровской Молдавской Республики.
ГУ «Юридическая литература». Ретроспектива изменений пункта 26:
Редакция 2 - Указ Президента ПМР от 11.03.13 № 99 (САЗ 13-10).
26. Электронные документы хранятся на машинных носителях в форме, которая позволяет проверить целостность электронных документов на этих устройствах. Срок хранения электронных документов на машинных носителях должен быть не меньшим, чем срок, установленный для бумажных документов аналогичного назначения.
В случае невозможности сохранения электронных документов на машинных носителях на протяжении срока, установленного для соответствующих бумажных документов, необходимо принимать меры к дублированию документов на нескольких машинных носителях и осуществлять их периодическое копирование. Копирование электронных документов с целью их дальнейшего сохранения осуществляется в соответствии с порядком учета и копирования электронных документов, устанавливаемым Государственной службой связи, информации и СМИ Приднестровской Молдавской Республики. При копировании электронного документа с машинных носителей проверяется целостность данных на этом устройстве.
В случае невозможности сохранения электронных документов на машинных носителях на протяжении срока, установленного для соответствующих бумажных документов с обеспечением целостности данных, электронные документы должны храниться в виде бумажной копии электронного документа. Должностные лица Государственной службы управления документацией и архивами Министерства юстиции Приднестровской Молдавской Республики имеют право удостоверять бумажные копии электронного документа в порядке предусмотренном действующим законодательством.
ГУ «Юридическая литература». Ретроспектива изменений пункта 27:
Редакция 2 - Указ Президента ПМР от 11.03.13 № 99 (САЗ 13-10).
27. При хранении электронных документов должны выполняться следующие условия:
а) информация, которая содержится в электронных документах, должна быть доступной для ее дальнейшего использования;
б) должна сохраняться информация, если таковая существует, которая позволяет установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.
Создание архивов электронных документов, порядок предоставления электронных документов в архивные учреждения Приднестровской Молдавской Республики осуществляется в порядке, определенном Государственной службой связи, информации и СМИ Приднестровской Молдавской Республики совместно с Министерством юстиции Приднестровской Молдавской Республики.
7. Защита информации в системах электронного документооборота
ГУ «Юридическая литература». Ретроспектива изменений пункта 28:
Редакция 2 - Указ Президента ПМР от 11.03.13 № 99 (САЗ 13-10).
28. Средства защиты информации и средства электронной цифровой подписи, предназначенные для применения в электронном документообороте в сфере государственного управления, могут иметь положительный экспертный отзыв Государственной службы связи, информации и СМИ Приднестровской Молдавской Республики и подлежат обязательной сертификации в установленном законодательством Приднестровской Молдавской Республики порядке.
29. Уполномоченные лица исполнительных органов государственной власти, осуществляющие оборот электронных документов, которые содержат конфиденциальную информацию и информацию, распространение которой ограничено, обязаны принимать предусмотренные законодательством Приднестровской Молдавской Республики меры для защиты этой информации.
30. За нарушение правил оборота электронных документов и порядка защиты информации при организации их оборота уполномоченные лица органов государственной власти несут дисциплинарную, административную, уголовную и гражданско-правовую ответственность согласно законодательству Приднестровской Молдавской Республики.
Текст подготовлен ГУ «Юридическая литература» с учетом изменений, внесенных в первоначальную редакцию (Указ Президента ПМР от 05.11.03) на основе следующих нормативных актов:
Редакция 2 - Указ Президента ПМР от 11.03.13 № 99 (САЗ 13-10).