Приказ Министерства юстиции Приднестровской Молдавской Республики

 

Об утверждении основных правил работы государственных архивов с кинофотофонодокументами

 

В соответствии с подпунктом е) пункта 2 статьи 5 Закона Приднестровской Молдавской Республики от 16 января 2009 года № 651-З-IV «Об архивном деле Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 09-3), с дополнением, внесенным Законом Приднестровской Молдавской Республики от 21 ноября 2011 года № 205-ЗД-V (САЗ 11-47), Указом Президента Приднестровской Молдавской Республики от 20 марта 2012 года № 194 «Об утверждении Положения, структуры и штатной численности Министерства юстиции Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 12-13) с изменениями, внесенными указами Президента Приднестровской Молдавской Республики от 6 апреля 2012 года № 254 (САЗ 12-15), от 23 мая 2012 года № 347 (САЗ 12-22), от 29 января 2013 года № 31 (САЗ 13-4), от 27 июня 2013 года № 302 (САЗ 13-25), от 24 июля 2013 года № 347 (САЗ 13-29), приказываю:

 

1. Утвердить Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (прилагаются).

 

2. Настоящий Приказ вступает в силу со дня признания утратившим силу Приказа Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики от 21 мая 2003 года № 5 «Об утверждении и введении в действие основных правил работы государственных архивов с кинофотофонодокументами» (Регистрационный № 2244 от 23 июня 2003 года) (САЗ 03-26).

 

Министр                                                                                                      А. Кисничан

 

г. Тирасполь

28 октября 2014 г.

№ 265

 

Приложение

к Приказу Министерства юстиции

Приднестровской Молдавской Республики

от 28 октября 2014 года № 265

 

Основные правила

работы государственных архивов кинофотофонодокументами

 

Раздел 1. Организация кинофотофонодокументов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики

 

Глава 1. Архивный фонд Приднестровской Молдавской Республики

 

1. Архивный фонд Приднестровской Молдавской Республики - составная часть национальных информационных ресурсов, историко-культурного наследия народов Приднестровской Молдавской Республики.

2. В состав Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики входят находящиеся на территории Приднестровской Молдавской Республики архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

3. Отнесение архивных документов к составу Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики производится на основании экспертизы их ценности в установленном законодательством Приднестровской Молдавской Республики порядке.

4. Архивный фонд Приднестровской Молдавской Республики представляет собой самостоятельную информационную систему, является составной частью национальных информационных ресурсов, и необходим для обеспечения растущих информационных потребностей общества, задач государственного управления, развития науки и культуры.

5. Применение настоящих Правил обязательно всеми архивами, расположенными на территории Приднестровской Молдавской Республики.

 

Глава 2. Классификация кинофотофонодокументов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики

 

6. Кинодокументом является изобразительный или аудиовизуальный документ, фиксирующий посредством кинематографической техники предметы, события, явления в виде последовательно расположенных их изображений, а также звуковую информацию о тех же предметах, событиях, явлениях и виде речи, музыки, шумов.

7. Фотодокументом является изобразительный документ, фиксирующий посредством фотографической техники предметы, события, явления действительности в виде отдельных изображений.

8. Фонодокументом является документ, содержащий звуковую информацию (устную речь, музыку, шумы), полученную посредством какой-либо системы звукозаписи: механической (фонографической, шоринофонной, граммофонной), фотографической (оптической), магнитной, цифровой.

9. Различают оригиналы и копии кинофотофонодокументов.

Оригиналами кинофотодокументов являются документы, полученные на светочувствительной пленке и других носителях информации в результате авторской съемки и химико-фотографической обработки. Различают следующие виды оригиналов кинофотодокументов:

а) негатив - оригинал кино- и фотодокумента, предназначенный для изготовления позитивов;

б) позитив на обращаемой пленке - оригинал кинодокумента, предназначенный для непосредственного воспроизведения информации;

в) диапозитив (слайд) - оригинал фотодокумента на обращаемой или специальной диапозитивной пленке или фотопластинке, предназначенный для непосредственного воспроизведения информации.

10. Копиями кинофотофонодокументов являются документы, возникшие в результате одно- или многократного копирования оригинала, содержащего изобразительную и (или) звуковую информацию.

Копии кинофотодокументов подразделяют на следующие виды:

а) позитив - копия кино- и фотодокумента, изготовленная с негатива;

б) промежуточный позитив - копия документа, изготовленная с негатива на специальной пленке и предназначенная для печати контратипа;

в) контратип (дубль-негатив) - копия кино- и фотодокумента, изготовленная с промежуточного позитива или непосредственно с негатива и предназначенная для печати кино- и фотодокументов.

11. Оригиналами фонодокументов являются документы, полученные в результате записи звуковой информации, поступившей от первоисточника.

12. Оригиналы фонодокументов подразделяют на:

а) восковой валик - оригинал фонодокумента, полученный с помощью фонографической записи на полом цилиндре из воскоподобной массы;

б) шоринофонная запись - оригинал фонодокумента, полученный с помощью механической записи на фотографической ленте;

в) граммофонный оригинал - оригинал фонодокумента, полученный с помощью механической записи на металлическом диске;

г) негатив фотографической (оптической) записи - оригинал фонодокумента на фотографической ленте, предназначенный для изготовления позитива;

д) запись на магнитной ленте - оригинал фонодокумента, полученный с помощью магнитной записи.

13. Существуют следующие виды копии фонодокументов:

а) грампластинка - позитивная копия граммофонного оригинала, изготовленная путем прессования, штамповки или литья и имеющая форму диска;

б) позитив фотографической (оптической) записи - копия фонодокумента, изготовленная путем фотографической печати с негатива фотографической записи;

в) запись на магнитной ленте - копия фонодокумента, изготовленная с оригинала или копии фонодокумента любой системы звукозаписи с помощью магнитной записи.

14. Кинодокументы классифицируются по:

а) видам кино (документальное, научно-популярное, учебное, игровое и другое);

б) формам организации снятого материала:

1) фильм - кинодокумент, представляющий собой законченное кинопроизведение определенного жанра с единым замыслом, темой, идеей и построением;

2) специальный выпуск - кинодокумент, представляющий собой оперативную киноинформацию о наиболее значительном текущем событии;

3) киножурнал - кинодокумент, представляющий собой периодический киновыпуск, содержанием которого обычно является оперативная кино-информация о различных событиях. Киножурнал состоит из нескольких самостоятельных сюжетов или целиком посвящен одной теме;

4) отдельные кино- и телесюжет:

а) кинодокумент, представляющий собой часть киножурнала с самостоятельным смысловым содержанием;

б) кинодокумент, представляющий собой связанную единым замыслом и идеей съемку отдельного эпизода, события.

5) кинодокументы, не использованные в фильме.

в) носителям информации.

15. Фотодокументы (хроникальные фотодокументы, портреты, пейзажи) классифицируются:

а) по формам организации снятого материала (отдельные фотодокументы, имеющие самостоятельное смысловое значение, фотоочерки);

б) носителям информации (негативы на фотопленке и стекле; позитивы на фотопленке, стекле, фотобумаге, электронный носитель).

16. Хроникальные фотодокументы классифицируются по тематике (общественно-политическая, народнохозяйственная, научная, культурная, спортивная и другие).

Портреты классифицируются по объекту и месту съемки (индивидуальные, групповые; студийные, внестудийные).

Пейзажи классифицируются по объекту и месту съемки (сельские, городские, индустриальные и другие).

17. Фонодокументы классифицируются:

а) по содержанию и целевому назначению (записи событий, воспоминаний, интервью; произведений литературы и искусства; учебные, научно-образовательные, художественно-образовательные и другие);

б) организации записанного материала (записи событий общественно-политической и культурной жизни; радиопередачи; отдельные выступления, воспоминания, интервью и другие);

в) месту записи (студийные, внестудийные, трансляционные);

г) системам записи звуковой информации (механическая - фонографическая, шоринофонная, граммофонная; фотографическая - оптическая; магнитная, цифровая);

д) носителям информации (восковые валики, металлические граммофонные оригиналы, граммофонные пластинки из пластических масс, фотографические ленты, магнитные ленты, электронные носители).

18. Кинофотофонодокументы архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики подразделяются на документы республиканского и местного значения.

В основу классификации положены значение содержания зафиксированного события, объекта, места и автора съемки или записи, а также значение кинофотофоноучреждения, осуществлявшего съемку или запись, и его месторасположение. Значение кинофотофонодокументов не всегда зависит от месторасположения учреждения - создателя документа.

19. К кинофотофонодокументам республиканского значения относятся документы, отображающие деятельность органов государственной власти и государственного управления, общественных организаций республики, развитие отраслей народного хозяйства, науки, техники, здравоохранения, народного образования, культуры и искусства, спорта, отдых трудящихся в республике, а также участие представителей республики в работе государственных исполнительных органов власти и управления Приднестровской Молдавской Республики, визиты деятелей стран мирового сообщества, зарубежных и государственных, политических деятелей, деятелей науки и культуры в Республику, пребывание представителей республики в различных районах страны и зарубежных странах.

20. К кинофотофонодокументам местного значения относятся документы, отображающие деятельность местных органов государственной власти, общественных организаций, развитие отраслей народного хозяйства, науки, техники, здравоохранения, народного образования, культуры и искусства, спорта, отдых трудящихся в краях, областях, округах, городах и районах, а также участие их представителей в работе государственных исполнительных органов власти и управления Приднестровской Молдавской Республики, пребывание руководителей государства в областях, округах, городах, районах, а также их представителей в других республиках, краях, областях, округах, городах и районах, зарубежных странах.

21. Систематизация кинодокументов в государственном архиве осуществляется по видам: фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино-, телесюжеты.

22. Внутри видов кинодокументы располагаются по названиям фильмов, спецвыпусков, киножурналов, отдельных кино- и телесюжетов; годам производства фильмов, спецвыпусков, киножурналов; производственным номерам отдельных кино- и телесюжетов; единицам учета (комплектам); цветности (цветные, черно-белые); формату пленки (8 мм, 16 мм, З6 мм, 70 мм и другие).

23. Под видом кинодокументов следует понимать фильмы, спецвыпуски, киножурналы, кино- и телесюжеты определенной цветности.

24. За единицу учета кинодокументов принимается комплект фильма, спецвыпуска, киножурнала, отдельного кино-, телесюжета.

Комплект кинодокумента состоит из оригиналов и копий, относящихся к одному фильму, спецвыпуску, киножурналу, кино- и телесюжету.

За единицу хранения кинодокументов принимается физически обособленный рулон пленки кинодокумента. Единицы хранения располагаются по элементам комплекта, а внутри них по порядку номеров частей кинодокумента.

25. Систематизация фотодокументов в государственном архиве осуществляется по видам: негативы, позитивы, фотоальбомы, диапозитивы (слайды).

Внутри видов негативы, диапозитивы (слайды) располагаются по цветности (цветные, черно-белые), негативы - по размерам (согласно Таблице № 1.)

 

Таблица № 1

 

Принято восемь основных размеров негативов, которые обозначаются цифрами от 0 до 7 и буквами от А до З:

 

 

При систематизации небольших объемов негативов фотодокументов 3(Г)-7(3) размеров допускается их объединение в одну группу.

26. Под видом фотодокументов следует понимать негативы определенной цветности и размера, диапозитивы (слайды) определенной цветности, позитивы, фотоальбомы.

27. За единицу хранения фотодокументов принимается негатив, контратип (дубль-негатив), поступивший в государственный архив на правах оригинала, или несколько негативов одной панорамной съемки; позитив, поступивший в государственный архив на правах оригинала; фотоальбом, состоящий из группы позитивов; диапозитив (слайд).

28. Систематизация фонодокументов в государственном архиве осуществляется по видам: фонографическая, граммофонная, шоринофонная, фотографическая (оптическая), магнитная записи. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.

29. Под видом фонодокументов следует понимать фонодокументы определенной системы записи звуковой информации.

30. За единицу учета фонодокументов принимается комплект фонодокумента, содержащего запись определенного события; одного или нескольких (объединенных по автору, исполнителю, тематическому и другим признакам) выступлений; художественных произведений; радиопередачи.

Комплект фонодокумента состоит из оригиналов и копий, относящихся к определенной единице учета.

31. За единицу хранения фонодокументов принимается физически обособленный фонодокумент (рулон магнитной ленты, граммофонный оригинал, грампластинка, рулон ленты с фотографической или шоринофонной записью, восковой валик).

Единицы хранения внутри единицы учета располагаются в порядке производственных номеров, обозначенных на этикетках, а внутри комплекта в следующей последовательности: оригиналы, копии.

32. В случае отсутствия производственных номеров взаимосвязь между отдельными единицами хранения и их принадлежность к определенной единице учета устанавливается по заголовкам, датам записи и другим сведениям, содержащимся на этикетках и начальных ракордах фонодокументов.

 

Глава 3. Организационно-методическое руководство и контроль государственного архива за работой ведомственных кинофотофоноархивов

 

33. Организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных кинофотофоноархивов осуществляется в форме комплексных и целевых проверок, совещаний, семинаров, методических консультаций.

34. Комплексная проверка предполагает анализ основных направлений деятельности (обеспечение сохранности, учет кинофотофонодокументов, создание научно-справочного аппарата, организация использования кинофотофонодокументов и подготовка их к передаче на постоянное хранение) одного или нескольких ведомственных кинофотофоноархивов и проводится не реже одного раза в два-три года.

35. Целевая проверка включает в себя анализ отдельных сторон деятельности ведомственных кинофотофоноархивов, проводится в процессе подготовки нормативно-методических документов, совещаний и так далее.

36. Перед проверкой на основании изучения наблюдательных дел и нормативно-методических документов, которыми руководствуются в своей работе кинофотофоноархивы (ГОСТы, ведомственные инструкции, методические разработки архивных учреждений), составляется конкретный план проверки, в котором определяются объемы работы, последовательность проведения проверки, ее сроки и задачи.

План согласовывается с руководством государственного архива и доводится до сведения руководства учреждения.

37. Проверку следует начинать с изучения состава, содержания кинофотофонодокументов, определения общего количества, времени создания, комплектности кинофотофонодокументов, хранящихся в ведомственном кинофотофоноархиве.

38. При проверке необходимо обратить внимание на порядок приема документов в ведомственный кинофотофоноархив, на условия хранения документов и их соответствие нормативам, техническое состояние кинофотофонодокументов, наличие в ведомственном архиве средств хранения и обеспечения длительной сохранности кинофотофонодокументов (стеллажей, сейфов, шкафов и тому подобное), оборудование в хранилищах (установки искусственного климата, средства пожарно-охранной сигнализации и пожаротушения и тому подобное), на порядок учета и описания кинофотофонодокументов, состояние и перспективы развития научно-справочного аппарата.

39. В ходе проверки определяется порядок организации использования кинофотофонодокументов (наличие читального зала, комнат прослушивания, аппаратуры и тому подобное); проверяется правильность и порядок выдачи кинофотофонодокументов сотрудникам учреждения, представителям других организаций; анализируется состояние информационной работы в ведомственном архиве, участие сотрудников в подготовке и издании информационных документов, сборников, каталогов и других справочников, позволяющих эффективно использовать кинофотофонодокументы учреждений; выясняется состояние работы по отбору кинофотофонодокументов на государственное хранение и правильность оформления результатов экспертизы ценности документов; выявляется полнота комплектов, правильность оформления описей кинофотофонодокументов и актов о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов, не подлежащих хранению, случаи утраты кинофотофонодокументов, факты их незаконного уничтожения без согласования с архивными учреждениями.

40. Результаты проверки доводятся до сведения руководства государственного архива, осуществляющего контроль за деятельностью ведомственных кинофотофоноархивов.

41. Итоговым документом проверки является акт, в котором должны быть отражены следующие вопросы:

а) дата образования учреждения и кинофотофоноархива (фильмотеки, фототеки, фонотеки);

б) наличие положения о фильмотеке, фототеке, фонотеке; штат ведомственного кинофотофоноархива, наличие постоянных инструкций;

в) краткая характеристика помещения, наличие рабочих комнат для сотрудников;

г) условия хранения кинофотофонодокументов;

д) организация учета кинофотофонодокументов;

е) основные сведения о хранящихся кинофотофонодокументах (краткое содержание, количество, крайние даты и другие);

ж) наличие и состояние научно-справочного аппарата;

з) работа экспертных комиссий;

и) организация использования кинофотофонодокументов;

к) передача кинофотофонодокументов в государственные архивы;

л) положительные стороны в работе кинофотофоноархива;

м) изменения, произошедшие в работе кинофотофоноархива со времени предыдущей проверки;

н) недостатки в работе, если таковые имеются, и конкретные меры по их устранению.

42. Акт проверки обсуждается на совещании у руководителя учреждения в присутствии руководителя ведомственного архива и участников проверки.

43. Акт проверки составляется в двух экземплярах и подписывается составителем. Первый экземпляр остается в государственном архиве, второй передается руководству учреждения.

44. Для ликвидации упущений в работе ведомственного кинофотофоноархива государственный архив совместно с руководством учреждения намечает план мероприятий по устранению замеченных недостатков, устанавливает сроки его исполнения и ответственных.

45. Учет работы государственного архива по контролю за деятельностью ведомственных кинофотофоноархивов осуществляется с помощью журнала проверок, наблюдательных дел, картотек учета учреждений, кинофотофонодокументы которых относятся к профилю данного государственного архива.

В журнале проверок фиксируются основные выводы и рекомендации по итогам целевых и комплексных проверок, а также сведения о выполнении их ведомственными кинофотофоноархивами.

46. В государственном архиве ведутся наблюдательные дела учреждений, кинофотофонодокументы которых подлежат передаче на хранение в данный архив. Наблюдательное дело заводится на каждое учреждение, в состав которого входит:

а) копия положения о фильмотеке, фототеке, фонотеке;

б) переписка с данным учреждением;

в) документы проверок и паспорта кинофотофоноархива учреждения.

47. Паспорт кинофотофоноархива учреждения (согласно Приложениям №№ 1-3) составляется с целью учета и обеспечения сохранности кинофотофонодокументов, образующихся в результате его деятельности.

Паспорт заполняется ежегодно в двух экземплярах ведомственным кинофотофоноархивом. Один экземпляр паспорта остается в учреждении, другой к первому декабря текущего года, направляется в соответствующий государственный архив.

 

Глава 4. Комплектование государственного архива

 

48. Процесс комплектования государственного архива кинофотофонодокументами складывается из определения источников комплектования архива, состава документов, подлежащих передаче на хранение, и организации приема кинофотофонодокументов.

49. Источниками комплектования государственного архива кинофотофонодокументами являются учреждения, для которых создание кинофотофонодокументов является основным видом деятельности; объединения кинофотолюбителей (клубы, студии, секции и тому подобное) и частные лица.

Источники комплектования государственного архива кинофотофонодокументами подразделяются на две группы: основные и возможные, исходя из функциональной специфики учреждений, а также объема и значения создаваемых ими кинофотофонодокументов.

50. Основными источниками комплектования государственного архива кинофотофонодокументами являются учреждения, в процессе деятельности которых постоянно создаются кинофотофонодокументы.

К основным источникам комплектования государственного архива фотодокументами относятся специализированные учреждения (республиканские и местные отделения информационных агентств); редакции центральных, республиканских и местных газет и журналов; выставки достижений народного хозяйства; фотоотделы и лаборатории общественных организаций, научно-исследовательских учреждений, учебных заведений, предприятий и строительных организаций.

51. Возможными источниками комплектования государственного архива кинофотофонодокументами являются учреждения, для которых создание кинофотофонодокументов не является профилирующим и носит эпизодический характер.

Возможными источниками комплектования государственного архива кинодокументами являются научно-исследовательские учреждения и ведомства, промышленные предприятия, учебные заведения, киностудии художественных фильмов и объединения кинолюбителей.

Возможными источниками комплектования государственного архива фотодокументами являются музеи, киностудии, библиотеки, дома творчества, общественные организации, учебные заведения объединения фотолюбителей, фотолюбители и коллекционеры.

52. В целях планомерного и целенаправленного комплектования кинофотофонодокументами в государственном архиве составляются списки источников комплектования. Основные и возможные источники комплектования государственного архива кинофотофонодокументами вносятся соответственно в список № 1 и список № 2 источников комплектования. При небольшом количестве источников комплектования составляется один список, состоящий из двух разделов.

Списки источников комплектования государственного архива кинофотофонодокументами периодически уточняются. Списки и уточнения к ним рассматриваются, и принимается решение об утверждении Центральной экспертно-проверочной комиссией межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации.

53. В государственном архиве ведутся картотеки учета учреждений и частных лиц, кинофотофонодокументы которых включены в источники комплектования. На каждое учреждение заводится карточка, в которой фиксируются основные данные об учреждении, ведомственном кинофотофоноархиве и экспертной комиссии, составе и содержании документов, наличии ведомственных нормативно-методических документов по работе с кинофотофонодокументами.

Карточки систематизируются в соответствии с классификацией учреждений - источников комплектования государственных архивов кинофотофонодокументами. Об этом учете государственный архив ставит в известность учреждения и частных лиц.

54. Прием кинофотофонодокументов в государственный архив осуществляется по согласованию с учреждением по истечении установленных предельных сроков ведомственного хранения в порядке, определенном межведомственным органом управления и контроля в области архивного дела и документации.

55. Фильмы и спецвыпуски принимаются в государственный архив в следующих комплектах:

а) черно-белые - негатив изображения, негатив фоно перезаписи, магнитный оригинал фонограммы; магнитная фонограмма шумов и музыки (совмещенная), промежуточный позитив изображения, эталонная копия;

б) цветные - негатив изображения, негатив фонограммы перезаписи, магнитный оригинал фонограммы, магнитная фонограмма шумов и музыки (совмещенная), промежуточный позитив изображения, эталонная копия, установочные ролики паспорта.

56. Киножурналы принимаются в государственный архив в следующем комплекте:

а) черно-белые - негатив изображения, негатив фонограммы перезаписи, промежуточный позитив изображения, эталонная копия;

б) цветные - негатив изображения, негатив фонограммы перезаписи, промежуточный позитив изображения, эталонная копия, установочные ролики и паспорта.

57. Черно-белые и цветные кинодокументы, не использованные в фильме, спецвыпуске, киножурнале или прекращенные производством и не выпущенные на экран, а также отдельные киносюжеты принимаются в государственный архив в следующем комплекте: негатив изображения, негатив фонограммы перезаписи (при наличии), магнитный оригинал фонограммы (при наличии), промежуточный позитив (при наличии), позитивная копия, установочные ролики и паспорта (при наличии).

58. Отдельные телесюжеты на 16-мм кинопленке принимаются в государственный архив в следующем комплекте: позитив на обращаемой пленке и при наличии - контратип (дубль-негатив) или негатив изображения и при наличии - позитивная копия.

59. Все элементы комплекта кинодокумента должны быть между собой тождественны по содержанию и монтажу.

60. Текстовая сопроводительная документация к фильмам, спецвыпускам, киножурналам включает:

а) разрешительное удостоверение органа государственной власти и управления, осуществляющего надзор в области связи;

б) аннотацию;

в) режиссерский монтажный лист, который представляет собой покадровое описание законченного кинопроизведения с указанием плана кадра, метража и другое;

г) акт ОТК сдающей организации о фотографическом и техническом качестве элементов комплекта кинодокумента на момент передачи документа;

д) записи цветовых паспортов по цветным кинодокументам;

е) рекламу, рецензии.

61. Текстовая сопроводительная документация к отдельным киносюжетам и кинодокументам, не использованным в фильме, спецвыпуске, киножурнале, включает:

а) аннотацию;

б) машинописный текст выступления (для синхронных сюжетов);

в) операторский монтажный лист, который представляет собой описание произведенной кинооператором съемки с указанием следующих данных: автора, места, даты съемки, цветности, сведений о заснятых лицах и другие;

г) рецензии, статьи и другие материалы, имеющие непосредственное отношение к принимаемым в государственный архив кинодокументам.

62. Текстовая сопроводительная документация к отдельным телесюжетам включает:

а) аннотацию;

б) дикторский текст. В случае отсутствия дикторского текста в государственном архиве составляется опись телесюжета;

в) машинописный текст выступления (для синхронных сюжетов).

63. Фотодокументы принимаются в государственный архив в виде негатива с приложением контрольного отпечатка или позитива при отсутствии негатива.

64. Текстовая сопроводительная документация к фотодокументам включает: текстовки, очерки, статьи и другие материалы, имеющие непосредственное отношение к принимаемым в государственный архив фотодокументам.

65. Фонодокументы принимаются в государственный архив в следующих комплектах:

а) граммофонная запись - граммофонные оригиналы (I и II);

б) грампластинка или звукозапись на магнитной ленте;

в) фотографическая (оптическая) запись - негатив, позитив. Копии на магнитной ленте могут создаваться в государственном архиве для фонодокументов всех систем записи в целях обеспечения их сохранности.

66. Текстовая сопроводительная документация к фонодокументам включает:

а) технические паспорта граммофонных оригиналов;

б) заключение ОТК на фонодокументы магнитной записи;

в) машинописные тексты фонодокументов;

г) каталоги грампластинок;

д) списки выступающих;

е) программы вечеров, концертов и другие материалы, имеющие непосредственное отношение к принимаемым в государственный архив фонодокументам.

67. Кинофотофонодокументы принимаются в государственный архив в специальной упаковке с указанием производственных номеров:

а) кинодокументы - в коробках;

б) фотодокументы - в отдельных конвертах;

в) фонодокументы магнитной, фотографической, шоринофонной записи - в коробках;

г) граммофонные оригиналы и грампластинки - в конвертах;

д) восковые валики - в футлярах. Этикетки коробок кино- и фонодокументов должны быть оформлены с учетом требований, изложенных в Главе 9 настоящих Правил.

68. К принимаемым в государственный архив кинофотофонодокументам прилагается текстовая сопроводительная документация в одном экземпляре.

При приеме кинофотофонодокументов в государственный архив осуществляется проверка их технического состояния и наличия необходимой текстовой сопроводительной документации. В случае обнаружения на кинофотофонодокументах устранимых дефектов документы возвращаются сдающей организации для устранения дефектов.

69. Все работы, связанные с передачей кинофотофонодокументов в государственный архив (изготовление комплекта, контрольных отпечатков, подготовка текстовой сопроводительной документации, перезапись фотодокументов, транспортировка) проводятся силами и средствами учреждений, сдающих кинофотофонодокументы в государственный архив.

70. Прием кинофотофонодокументов в государственный архив оформляется актом сдачи-приема кинофотофонодокументов на постоянное хранение, в котором фиксируется общий объем принимаемых документов (согласно Приложению № 4).

 

Глава 5. Экспертиза ценности кинофотофонодокументов

 

71. Методологическими принципами экспертизы ценности кинофотофонодокументов являются принципы историзма, всесторонней и комплексной оценки. Применение при оценке документов принципа историзма предполагает изучение отраженных в них событий, явлений, предметов, а также анализ развития фотожурналистики, документального, научно-популярного кино и звукозаписи, условий создания кинофотофонодокументов в определенный исторический период.

Принцип всесторонней и комплексной оценки кинофотофонодокументов предусматривает анализ одних и тех же событий и явлений в совокупности с другими событиями и явлениями во всех их проявлениях, нашедших отражение в различных видах документов (кино-, фото-, фоно-), в комплексе с другими видами документации.

72. Экспертиза ценности кинофотофонодокументов предполагает комплексное использование общих и специфических (характерных только для кинофотофонодокументов) критериев экспертизы ценности.

73. Общие критерии происхождения включают:

а) время и место создания кинофотофонодокументов;

б) авторство;

в) обстоятельства появления документа;

г) значение учреждения, лица, создавшего документ;

д) оригинальность (подлинность) документа.

74. К общим критериям содержания относится:

а) значение объекта, зафиксированного в документе;

б) полнота, достоверность;

в) новизна обобщаемых сведений.

75. К общим критериям внешних особенностей относится физико-химичекое состояние документов и степень их сохранности.

76. Специфические критерии содержания кинофотофонодокументов, определяющие ценность кинофотофонодокументов произведений искусства: художественные достоинства кинофотофонодокументов, композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность кинофотофонодокументов.

77. Специфические критерии, характеризующие внешние особенности кинофотофонодокументов: своеобразие носителя информации, цветовое решение, способ записи и воспроизведения информации, техническое состояние.

78. При проведении отбора кинофотофонодокументов на государственное хранение учитывается полнота и степень сохранности комплекта, наличие и качество текстовой сопроводительной документации, возможности научного и практического использования кинофотофонодокументов.

79. При экспертизе ценности кинофотофонодокументов решаются вопросы повторяемости информации в кинофотофонодокументах: дублетности, поглощенности и вариантности документов.

Дублетные кинофотофонодокументы - документы, размноженные в нескольких экземплярах.

Поглощенные кино- и фонодокументы - одни и те же кинокадры и фрагменты фонодокументов, в различном объеме и интерпретации входящие в состав фильмов, теле- и радиопередач и другие.

Варианты фото- и фонодокументов - два (или более) документа, различающиеся деталями, не изменяющими смысла и содержания документа.

80. При отборе дублетных, поглощенных и вариантов документов необходимо обращать внимание на следующие общие моменты:

а) значение информации, повторяющейся в кинофотофонодокументах;

б) степень полноты повторяемости информации в кинофотофонодокументах;

в) периодичность создания кинофотофонодокументов;

г) физико-химическое и техническое состояние кинофотофонодокументов.

81. Из дублетных кинофотофонодокументов отбираются на государственное хранение документы, имеющие более высокое качество изображения, записи, пленки, располагающие необходимым комплектом (для кино- и фонодокументов).

82. Поглощенные кино- и фонодокументы не рассматриваются обособленно, так как кинокадры и фрагменты фонодокументов несут благодаря монтажу различную смысловую нагрузку и не имеют самостоятельного значения. Их следует анализировать прежде всего в монтажной взаимосвязи со всем остальным материалом конкретного кино­и фонодокумента.

Из нескольких вариантов фото- и фонодокументов, имеющих научно-историческую и культурную ценность, принимаются на государственное хранение документы, отличающиеся более полным содержанием, лучшими композиционными, цветовыми решениями и удобным для использования размером (для фотодокументов).

83. Отбор кинофотофонодокументов на государственное хранение в учреждениях осуществляется на основе методологических принципов и критериев экспертизы ценности кинофотофонодокументов сотрудниками ведомственных кинофотофоноархивов при методической помощи работников государственных архивов.

84. Решение о приеме кинофотофонодокументов, отобранных на государственное хранение, и о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов, не подлежащих хранению, принимает экспертная комиссия (далее - ЭК) учреждения и экспертно-проверочная комиссия (далее - ЭПК) межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации.

В состав ЭПК входят руководящие и наиболее квалифицированные сотрудники архивных учреждений, а также учреждений, являющихся источниками комплектования государственного архива.

Заседание ЭПК оформляется протоколом, утверждаемым руководством архивного учреждения.

85. Кинофотофонодокументы, отобранные на государственное хранение, подлежат включению в описи кинофотофонодокументов постоянного хранения (согласно Приложениям № 5-11).

Описи составляются в трех экземплярах, подписываются представителями ЭК учреждения, согласовываются с руководителем учреждения. Два экземпляра описи направляются в соответствующий государственный архив на утверждение. Первый экземпляр описи после утверждения ЭПК архивного учреждения остается в государственном архиве как контрольный при приеме документов, а второй возвращается учреждению. При приеме кинофотофонодокументов в государственный архив передается третий экземпляр описи кинофотофонодокументов.

В соответствии с утвержденной описью учреждение обязано в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись документы.

86. Экспертиза ценности кинофотофонодокументов в государственном архиве проводится с целью выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

К уничтожению отбираются дублетные, поглощенные документы, различные варианты фотофонодокументов, а также документы, имеющие неисправимые повреждения.

87. Отбор кинофотофонодокументов к уничтожению в государственном архиве оформляется актом о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов (согласно Приложению № 12). Акт о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов, не подлежащих хранению, рассматривается ЭПК архивного учреждения.

88. Кинофотофонодокументы на пленочной основе, выделенные к уничтожению, граммофонные оригиналы, а также грампластинки передаются на соответствующие предприятия, производящие их утилизацию. Фонодокументы на магнитной ленте размагничиваются или сжигаются. Уничтоженные или переданные на переработку кинофотофонодокументы снимаются с учета в государственном архиве в соответствии с требованиями, изложенными в Главе 4 настоящих Правил.

 

Глава 4. Учет кинофотофонодокументов

 

89. Учет кинофотофонодокументов закрепляет данные об их объеме и составе в учетных документах.

90. Учету в государственном архиве подлежат виды кино-, фото-, фонодокументов; единицы учета кино-, фонодокументов; единицы хранения кино-, фото-, фонодокументов; планы или монтажные кадры, позитивы, выступления и художественные произведения, входящие в состав единицы хранения к кино-, фото-, фонодокументов.

91. Учет кинофотофонодокументов в государственном архиве ведется по книгам учета поступлений, листам учета, описям и их разновидностям (книгам учета и описания), внутренним описям (режиссерским и операторским монтажным листам, монтажным листам кинодокументов, описям кино-, телесюжетов, внутренним описям фотоальбомов).

92. Для учета документов необходимо:

а) книга учета поступлений - для учета каждого поступления документов в государственный архив;

б) лист учета - для учета общего объема, учета и нумерации описей и учета изменений в объеме кинофотофонодокументов определенного вида;

в) опись, книга учета и описания - для поединичного и суммарного учета единиц учета (для кинофонодокументов) и единиц хранения с раскрытием их содержания, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов определенного вида;

г) внутренняя опись - для учета и раскрытия содержания планов или монтажных кадров кинодокументов, позитивов, входящих в состав фотоальбома.

С помощью описи фотодокументов осуществляется учет и описание каждого выступления и художественного произведения, входящего в состав единицы хранения.

93. Книги учета поступлений ведутся раздельно на кино-, фото-, фонодокументы (согласно Приложениям № 13-15).

В книги учета поступлений последовательно вносятся все первичные и повторные поступления кинофотофонодокументов в государственный архив. Каждое поступление получает общий порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из документов одного или нескольких видов кинофотофонодокументов. Если поступление состоит из нескольких видов документов, то данные по каждому виду записываются с новой строки.

94. Листы учета составляются раздельно на различные виды кино-, фото-, фонодокументов (согласно Приложениям № 16-18).

Лист учета подписывается составителем. Если лист учета заполняется на двух или более бланках, то на первом делается отметка «см. продолжение», на последующих - «продолжение №». Листы учета располагаются по порядку номеров внутри каждого вида документов.

В графе «Дата внесения записи» при каждой записи поступления или выбытия документов проставляется дата записи.

В графе «Номера описей п/п» фиксируются порядковые номера описей, которые присваиваются им по листу учета. Если принятые документы присоединяются к уже имеющейся и учтенной по листу учета описи, то в этой графе делается отметка «к описи №».

В графе «Наименование, дата документа» указывается название и дата документа, по которому кинофотофонодокументы приняты в государственный архив.

В графах «Количество единиц учета, единиц хранения» проставляется объем единиц учета (для кинофонодокументов), единиц хранения по каждой описи отдельно. Порядок записи выбытия документов аналогичен порядку записи поступления. В графе «Наличие (остаток)» при каждой записи указывается количество единиц учета (для кинофонодокументов), единиц хранения по описи, по которой произведена запись, а также по виду документов в целом.

Основанием для записи поступлений служат акты сдачи-приема, описи, акты об обнаружении неучтенных кинофотофонодокументов. Основанием для выбытия - акты о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов, не подлежащих хранению, акты передачи документов в другие государственные архивы, акты о необнаружении кинофотофонодокументов.

95. Описи кинодокументов составляются раздельно на черно-белые и цветные фильмы, спецвыпуски, киножурналы, кино-, телесюжеты (согласно Приложению № 6).

Единицам учета присваиваются номера в валовом порядке внутри каждой описи. Полному комплекту кинодокумента, а также объединенным в одном рулоне нескольким кино-, телесюжетам небольшого метража присваивается один номер единицы учета.

96. Описи фотодокументов составляются раздельно на черно-белые и цветные негативы, позитивы (поступившие на правах оригиналов), диапозитивы (слайды) и фотоальбомы. Единицам хранения присваиваются номера в валовом порядке внутри каждой описи. Опись негативов фотодокументов предназначается для учета негативов определенного размера (согласно Приложению № 7). В описи негативов учитываются негативы-оригиналы и контратипы (дубль-негативы), поступившие в архив на правах оригинала. Описи позитивов и диапозитивов (слайдов) ведутся по той же форме и с соблюдением тех же требований, что и опись негативов (согласно Приложению № 7).

Учет позитивов и диапозитивов (слайдов) осуществляется независимо от их размеров.

Для учета фотоальбомов предназначена опись фотоальбомов (согласно Приложению № 8). Если фотоальбом состоит из нескольких частей, то каждый том учитывается как отдельная единица хранения.

97. Описи фонодокументов составляются раздельно на фонодокументы фонографической, граммофонной, шоринофонной, фотографической (оптической) и магнитной записи (согласно Приложениям № 9, 10). Единицам учета присваиваются номера в валовом порядке внутри каждой описи. Если единица учета состоит из нескольких единиц хранения, то каждой из них присваивается порядковый номер внутри данной единицы учета.

98. При выбытии единиц хранения против номера каждой из них в графе «Примечания» ставится отметка «Выбыл» и указывается наименование и дата документа, на основании которого кинофотофонодокумент снят с учета. Номера выбывших единиц хранения остаются свободными и другим единицам хранения не присваиваются.

99. Опись состоит из заглавного листа, описательных статей, итоговой записи и заверительного листа (согласно Приложению № 5-11).

Государственный архив должен иметь не менее двух экземпляров описей кинофотофонодокументов. Первый экземпляр описи хранится в отделе, ведущем учет кинофотофонодокументов, второй - в хранилище.

Описи, относящиеся к определенному виду кинофотофонодокументов, хранятся по порядку присвоенных им номеров. Уничтожение описей после их пересоставления запрещается. На заглавном листе пересоставленной описи делается отметка: «Опись пересоставлена. Дата, См. опись №». Пересоставленные описи кинофотофонодокументов хранятся отдельно от новых описей.

100. В государственном архиве описи кинофотофонодокументов могут быть переведены в книжную форму - книги учета и описания кинофотофонодокументов. Книги учета и описания, составленные в государственном архиве до вступления в силу настоящих Правил, сохраняют силу учетных документов и архивных справочников.

Книга учета и описания представляет собой разновидность описи кинофотофонодокументов. Порядок составления книг учета и описания кинофотофонодокументов аналогичен составлению описей кинофотофонодокументов.

101. В государственном архиве составляется реестр описей кинофотофонодокументов с целью учета общего количества описей. В реестре описей указываются следующие сведения по каждой описи в отдельности: порядковый номер, номер описи, наименование вида кинофотофонодокументов, объем документов, годы документов, количество экземпляров описи.

102. В государственном архиве заводится дело учреждения для хранения документов по истории учреждения - источника комплектования государственного архива кинофотофонодокументами и учетных документов. В него включаются историческая справка, акты сдачи-приема кинофотофонодокументов в государственный архив, документы, оформляющие изменения в объеме кинофотофонодокументов и так далее.

103. В государственном архиве на каждый фильм, спецвыпуск, киножурнал и отдельный кино-, телесюжет заводится дело. В его состав входят документы, отражающие состав, содержание, техническое состояние и использование кинодокументов.

В дело фильма (спецвыпуска) включаются: разрешительное удостоверение, аннотация, режиссерский монтажный лист, документы, отражающие использование фильма в государственном архиве.

В дело киножурнала включаются: разрешительное удостоверение, режиссерский монтажный лист, документы, отражающие использование киножурнала в государственном архиве.

В дело киносюжета включаются: аннотация, машинописный текст выступления (для синхронных сюжетов), операторский монтажный лист, вырезки из газет и журналов и тому подобное, документы, отражающие использование киносюжета в государственном архиве.

В дело телесюжета включаются: аннотация, дикторский текст, машинописный текст выступления (для синхронных сюжетов), документы, отражающие использование телесюжета в государственном архиве.

Дела фильмов (спецвыпусков), киножурналов, отдельных кино- и телесюжетов хранятся в шкафах или на стеллажах в порядке архивных номеров кинодокументов.

104. Паспорт государственного архива содержит сведения о количестве, состоянии, условиях хранении кинофотофонодокументов, составе научно-справочного аппарата к ним и кадрах архива. В паспорт государственного архива вносятся на основании учетных документов (листов учета, описей) данные об объеме документов архива по видам, единицам учета (для кинофонодокументов), единицам хранения.

Паспорт государственного архива, составляемый ежегодно, направляется в Центральный государственный архив Приднестровской Молдавской Республики.

105. Учет движения кинофотофонодокументов внутри архива ведется в архивохранилищах в соответствии с требованиями, изложенными в Главе 6 настоящих Правил.

106. Документами, служащими основанием для снятия кинофотофонодокументов с учета в государственном архиве, являются акты о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов (согласно Приложению № 12); акты передачи кинофотофонодокументов в другой государственный архив; акты о необнаружении кинофотофонодокументов.

На указанных актах должны быть письменные указания директора государственного архива о снятии с учета выбывших кинофотофонодокументов.

 

Раздел 2. Обеспечение сохранности кинофотофонодокументов

 

Глава 5. Условия хранения кинофотофонодокументов

 

107. Комплекс мероприятий по обеспечению сохранности включает различные виды работ на следующих этапах организации государственного хранения кинофотофонодокументов:

а) проектирование, строительство и реконструкция сооружений государственного архива с учетом необходимого состава и характеристики помещений;

б) техническое оснащение государственного архива;

в) прием кинофотофонодокументов на государственное хранение;

г) создание температурно-влажностного режима хранения кинофотофонодокументов;

д) выдача кинофотофонодокументов из хранилищ;

е) проведение контроля технического и физико-химического состояния кинофотофонодокументов;

ж) проверка наличия и состояния кинофотофонодокументов.

108. Кинофотофонодокументы в целях обеспечения сохранности размещаются в специально построенных или приспособленных для хранения этих документов зданиях с регулируемым климатом.

Проектирование, строительство и реконструкция зданий государственных архивов, а также планировка, объемно-планировочные и конструктивные решения сооружений государственного архива проводятся в соответствии с действующими строительными нормами и правилами, утвержденными государственным органом управления в области строительства Приднестровской Молдавской Республики, и требованиями настоящих Правил.

109. В государственном архиве должны строго соблюдаться требования противопожарной безопасности.

110. В государственном архиве кинофотофонодокументов предусматриваются отдельные помещения, предназначенные для приема, предварительной разборки и временного хранения кинофотофонодокументов; проведения технического контроля; хранения кинофотофонодокументов (хранилища); производственных лабораторий (фотолабораторий, кинолабораторий, звукотехнических лабораторий); научно-справочного аппарата; сотрудников архива; исследователей (читальный зал, комната прослушивания); просмотрового зала и административного аппарата.

Количественный состав помещений определяется характером и объемом кинофотофонодокументов, хранящихся в государственном архиве.

Во всех помещениях государственного архива предусматривается приточно-вытяжная вентиляция, а в хранилищах и помещениях, где проводятся работы с кинофотофонодокументами, - кондиционирование воздуха.

Материалы, используемые для покрытия пола, стен и потолков, не должны собирать пыль и быть ее источником. Содержание пыли в воздухе не должно превышать 10 пылинок/см² размером не более 10 мкм.

111. В зависимости от состава документов в государственном архиве предусматриваются хранилища:

а) для кинодокументов черно-белых на нитрооснове, цветных на нитрооснове, черно-белых на триацетатной основе, цветных на триацетатной основе, магнитных фонограмм;

б) для фотодокументов черно-белых на нитрооснове, черно-белых на стеклянной, триацетатной и бумажной основе, цветных на триацетатной и бумажной основе;

в) для фонодокументов на магнитной ленте, на нитрооснове, фотографической (оптической) и шоринофонной записи, металлических граммофонных оригиналов, грампластинок и восковых валиков.

112. К хранилищам кинофотофонодокументов предъявляются следующие общие требования:

а) хранилища должны быть отделены от рабочих помещений и лабораторий архива, и состоять из изолированных камер (боксов);

б) в помещения хранилищ не допускается попадание солнечного света. Окна необходимо плотно занавешивать светонепроницаемым материалом или применять стекла, рассеивающие свет. Хранилища должны освещаться лампами дневного света. Источники искусственного света в хранилищах закрыть плафонами с гладкой наружной поверхностью. Освещенность в хранилищах должна быть не ниже 50 люкс для проходов и 25 люкс - для стеллажей;

в) в помещениях хранилищ необходимо не реже одного раза в неделю проводить сухую уборку всего помещения (пылесосом); влажную уборку - ежедневно; влажную уборку полов - ежедневно;

г) в хранилищах документов на нитрооснове должна быть предусмотрена дополнительная вытяжка воздуха из нижней зоны помещений. Эти хранилища изолируются от хранилищ документов на триацетатной основе.

113. В целях обеспечения сохранности фонодокументов к помещениям хранилищ предъявляются следующие требования:

а) максимальная герметизация;

б) небольшое по сравнению с соседними помещениями избыточное давление воздуха (порядка 0,1-0,2 атм);

в) напряженности магнитных полей не более 400 а/м (для хранилищ фонодокументов на магнитной ленте).

114. Сотрудники архива должны иметь в предназначенном для обслуживающего персонала помещении возможность переодеться и хранить халаты и обувь для работы.

Обслуживающий персонал перед входом в хранилище обязан надевать халаты из легкостирающегося белого материала.

115. Помещения хранилищ кинофотофонодокументов должны оборудоваться стеллажами или специальными шкафами различной конструкции в зависимости от вида хранящихся документов. Стеллажи и шкафы должны обеспечивать хранение кинодокументов:

а) фонодокументов фотографической (оптической) и шоринофонной записи в рулонах - в горизонтальном положении;

б) фотодокументов, фонодокументов на магнитной ленте шириной 6,25 мм в рулонах, грампластинок, граммофонных оригиналов, восковых валиков - в вертикальном положении.

116. При установке стеллажей в хранилищах и их обслуживанием следует пользоваться следующими правилами:

а) стеллажи должны отстоять от стен не менее, чем на 700 мм;

б) расстояние между стеллажами должно быть не менее 1000 мм;

в) стеллажи должны быть установлены параллельно друг другу;

г) нижняя полка стеллажа должна находиться на расстоянии не менее 250 мм от пола;

д) односторонние стеллажи, используемые для временного хранения документов вне помещений хранилищ, располагаются вплотную к стенам;

е) высота стеллажей не должна превышать 2200 мм;

ж) длина стеллажей определяется размерами хранилищ с выполнением условий обеспечения оперативного поиска документов;

з) высота стремянки или подставки, предназначенной для работы в хранилище, не должна превышать 500 мм;

и) стеллажи для хранения фонодокументов на магнитной ленте изготавливаются из немагнитного материала;

к) при двухрядном хранении коробок с документами для обеспечения циркуляции по всему объему помещения должно быть фиксированное расстояние:

а) между рядами коробок - не менее 50 мм;

б) между коробками - не менее 50 мм;

в) между последней коробкой в стопе и следующей полкой - не менее 20 мм.

117. Хранение фотодокументов должно осуществляться в ящиках (фотодокументы 0-3 размера) и на полках шкафов (фотодокументы 4-7 размера и фотоальбомы).

Для фотодокументов на стеклянной основе рекомендуются шкафы с откидными дверцами и полками, разделенными на отсеки вместимостью до 30-40 негативов 2-5 размера.

Для хранения фонодокументов полки стеллажей разделяются на отдельные ячейки перегородками с вентиляционными отверстиями. В каждой ячейке должно свободно размещаться 50-80 коробок с фонодокументами на магнитной ленте.

Для хранения восковых валиков государственный архив должен быть укомплектован шкафами-сейфами или деревянными шкафами с выдвижными ящиками.

118. В соответствии с принятым в государственном архиве порядком хранения кинофотофонодокументов (с учетом их вида) составляются планы размещения кинофотофонодокументов в хранилищах, которые представляют собой схему и таблицу, предусматривающую и последующие поступления документов. Планы размещения кинофотофонодокументов в хранилищах утверждаются директором государственного архива.

В пределах каждого отдельного хранилища нумеруются шкафы, стеллажи, стеллажные полки. Нумерация проводится с первого номера слева направо от входа. Полки в стеллажах (шкафах) нумеруются сверху вниз в каждом стеллаже (шкафу) отдельно.

119. В целях оперативного поиска кинофотофонодокументов в хранилище создаются топографические указатели.

Топографические указатели имеют карточную форму и хранятся в тех хранилищах, на кинофотофонодокументы которых они составлены.

Карточка топографического указателя кино- и фонодокументов (согласно Приложениям № 19, 20) составляется на каждую единицу учета и содержит указание о ее местонахождении (хранилище, бокс, сейф, шкаф, стеллаж, полка).

Карточка топографического указателя фотодокументов составляется на каждый вид (согласно Приложению № 21) и служит для указания его местонахождения (хранилище, бокс, сейф, шкаф, стеллаж, полка).

Карточки в топографическом указателе кинофотофонодокументов располагаются в соответствии с систематизацией документов в государственном архиве.

120. Постеллажный топографический указатель служит для указания местонахождения кинофотофонодокументов на определенных стеллажах.

В карточке постеллажного топографического указателя вначале приводятся данные о местонахождении кинофотофонодокументов (хранилище, бокс, сейф, шкаф, стеллаж, полка), а затем против обозначения шкафа, стеллажа, полки указываются вид и крайние номера единиц хранения кинофотофонодокументов по каждой описи в отдельности.

Карточки в постеллажном топографическом указателе располагаются в порядке номеров стеллажей в пределах каждого хранилища, а также могут размещаться непосредственно на стеллажах, где хранятся указанные в них кинофотофонодокументы.

121. В целях проверки полноты топографического указателя его данные сверяются с учетными документами (описями кинофотофонодокументов, листами учета). В топографическом указателе отражается любое изменение в составе и размещении кинофотофонодокументов.

Старые карточки топографического указателя сохраняются до первой после перемещения проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов для сверки с вновь составленными карточками.

122. В производственных лабораториях государственного архива должны быть предусмотрены следующие основные помещения:

а) кинолаборатории для консервационно-профилактической и реставрационной обработки, проверки технического состояния, фунгицидной обработки, подготовки документов к копированию, копирования, химико-фотографической обработки, приготовления и регенерации растворов, хранения химикатов и пленки, контрольно-измерительных работ, хранения документов, предназначенных для смыва эмульсионного слоя, а также для администрации и обслуживающего персонала;

б) фотолаборатории для консервационно-профилактической и реставрационной обработки, приготовления и регенерации растворов, проверки технического состояния и контрольно-измерительных работ, фунгицидной обработки, печати и химико-фотографической обработки, хранения химикатов и пленки и хранения документов, предназначенных для смыва эмульсионного слоя, репродукционной съемки, дополнительной отделки, а также для администрации и обслуживающего персонала;

в) звукотехнической лаборатории для консервационно-профилактической и реставрационной обработки, проверки технического состояния, фунгицидной обработки, очистки и перемотки документов, хранения магнитной ленты, хранения документов на магнитной ленте, подлежащих размагничиванию, аппаратных, а также для администрации и обслуживающего персонала.

123. В помещениях кино- и фотолабораторий должна быть гидроизоляция стен и полов; в аппаратных звукотехнической лаборатории - звукоизоляция.

124. В помещениях для фунгицидной обработки должна быть местная приточно-вытяжная вентиляция с кратностью обмена, обеспечивающей содержание в воздухе натрия не более 0,5 мг/м³.

125. Для выполнения всего комплекса работ по обеспечению сохранности кинофотофонодокументов в государственном архиве необходимо наличие следующего оборудования:

а) для контроля технического состояния поверхности кинофонодокументов (просветные и монтажные с ручным приводом столы, лупы, микроскопы) и увеличения в геометрических разах кинофотофонодокументов (метромеры, компараторы и так далее);

б) для контроля изобразительных характеристик документов и общесенситометрических свойств светочувствительных кино- фотопленок (кинопроекторы, сенситометры, денситометры);

в) для контроля концентрационного состава растворов в процессах химико-фотографической и реставрационной обработки (рН-метр, аргентометр, набор химической лабораторной посуды, дистиллятор, вытяжной шкаф, аналитические весы и так далее);

г) для регламентации цветосветового режима просмотра и печати кинофотодокументов (люксметры, экспозиметры, приборы для измерения цветовой температуры источников света и тому подобное);

д) для контроля параметров звуковоспроизводящей и звукозаписывающей аппаратуры (осциллографы, генераторы низкой частоты, измерители нелинейных искажений, ламповые вольтметры, ленты измерительные);

е) для контроля температуры и влажности (термометры и психрометры).

126. Для выполнения работ по обеспечению сохранности, описанию и использованию кинофотофонодокументов необходимо наличие технологического оборудования в производственных лабораториях, комнатах для работы сотрудников и исследователей, просмотровом зале государственного архива.

127. В кинолаборатории необходимо наличия следующего оборудования:

а) для подготовки к копированию - монтажные с ручным приводом столы, склеечные полуавтоматы, цветоанализаторы, машину для сшивания паспортов и так далее;

б) для копирования кинодокументов - кинокопировальные аппараты;

в) для химико-фотографической обработки - проявочные машины, баки для изготовления и хранения растворов, установки для регенерации растворов;

г) для реставрационной обработки - ультразвуковую фильмоочистительную машину;

д) фильмореставрационные машины для консервационно-профилактической обработки, склеечные полуавтоматы;

е) для уничтожения кинодокументов, не подлежащих дальнейшему хранению - эмульсионно-смывочную машину или специально оборудованное место для сжигания.

128. В фотолаборатории необходимо:

а) для репродукционной съемки - репродукционные установки, фотоаппараты;

б) для печати фотодокументов - фотоувеличители, контактно-копировальные приборы;

в) для химико-фотографической обработки - проявочные устройства, емкости для приготовления и хранения растворов, сушильный шкаф, автоматический прибор для сушки и глянцевания отпечатков и так далее;

г) для реставрационной обработки - устройства и приспособления для реставрации фотодокументов;

д) для уничтожения фотодокументов, не подлежащих дальнейшему хранению - эмульсионно-смывочную машину или специально оборудованное место для сжигания.

129. В звукотехнической лаборатории необходимо:

а) для прослушивания, копирования и монтажа фонодокументов - звукозаписывающую и звуковоспроизводящую аппаратуру (профессиональные магнитофоны для магнитной ленты шириной 6,25 мм, электропроигрывающие устройства, контрольные агрегаты для прослушивания, микшерский пульт, звукомонтажные столы);

б) для реставрационной обработки - устройства для очистки и перемотки фонодокументов на магнитной ленте;

в) для уничтожения фонодокументов, не подлежащих дальнейшему хранению - специально оборудованное место для сжигания.

130. В комнатах для работы сотрудников архива и исследователей необходимы звукомонтажные и монтажные столы с ручным приводом, просветные столы, магнитофоны и другая звуковоспроизводящая аппаратура.

В просмотровом зале необходим комплект кинопроекционного и звуковоспроизводящего оборудования.

131. Все кинофотофонодокументы, принятые в государственный архив, должны быть подготовлены к передаче в хранилище.

132. В процессе подготовки осуществляется оформление кинодокументов и фонодокументов фотографической (оптической) записи стандартными рекордами, ремонт перфораций и склеек, после чего документы подлежат общей консервационнопрофилактической обработке в соответствии с требованиями действующей нормативно-технической документации.

133. Консервационно-профилактическая обработка, представляющая собой ряд последовательных операций, должна обеспечивать:

а) переход нерастворимых серебряно-тиосульфатных комплексных солей фотографического слоя в водорастворимые применения с помощью дополнительного фиксирования;

б) вымывание из фотографического слоя тиосульфата натрия и его растворимых комплексных соединений, а также других веществ, сорбируемых в процессе химико-фотографической обработки;

в) устранение общего загрязнения и поверхностных повреждений фотослоя (царапины, потертость) в процессе набухания желатинового фотослоя, его полировки в набухшем состоянии и последующей поверхностной сушки;

г) устранение «солей жесткости» и других водорастворимых загрязнений со стороны основы.

134. Кинофотофонодокументы, прошедшие консервационно-профилактическую обработку, подлежат техническому контролю. Результаты контроля заносятся в документацию о техническом состоянии (согласно Приложениям № 22-25).

135. Для предотвращения или приостановки плесневых поражений, данные документы должны быть подвергнуты фунгицидной обработке в соответствии с требованиями действующей нормативно-технической документации.

136. Кинофотофонодокументы с влагосодержанием, равновесным 70-90% относительной влажности воздуха, перед упаковкой и закладкой в хранилище с плюсовой температурой требуют предварительного кондиционирования в помещениях, имеющих комнатную температуру и влажность не более 60%.

Для кино- и фонодокументов на 35-мм пленке продолжительность кондиционирования составляет 10 суток. Во время кондиционирования коробки должны быть открыты, а документы вынуты из полиэтиленовых пакетов.

137. Подготовка фонодокументов на магнитной ленте к передаче в хранилище включает очистку от пыли и грязи, выдерживание в условиях повышенной относительной влажности воздуха, склеивание частей фонодокумента или замену старых склеек новыми, подклейку ракордов в случае их отсутствия.

138. Склейки должны быть произведены с помощью специальной склеивающей ленты. Склеиваемые концы магнитной ленты и ракорда срезаются под углом 45° к осевой линии ленты. Допускается склейка с помощью жидкого клея, при этом склеивающие концы срезаются под углом 45° и соединяются внахлест таким образом, чтобы при движении ленты во время воспроизведения слева направо видимый уступ склейки находился у левого края ее рабочей стороны. Длина склейки должна быть не более 5 мм.

В местах склеек не должно быть неровностей, отрезки склеивающей ленты не должны иметь поперечного смещения и перекосов.

Цвет ракорда должен соответствовать требованиям нижеприведенной Таблицы:

 

Скорость	76,2 см/сек	38,1 см/сек	19,05 см/сек	9,53 см/сек	4,7 см/сек
В начале рулона	белый	зеленый	желтый	синий	коричневый
В конце рулона	красный	красный	красный	красный	красный

 

139. Длина начального ракорда должна соответствовать учетверенной длине наибольшего витка ленты. Длина конечного ракорда должна быть не менее 2,0 м.

140. На начальном ракорде с нерабочей стороны фонодокумента необходимо нанести следующие обозначения:

а) производственный и архивный номер единицы хранения;

б) общее количество единиц хранения в фонодокументе;

в) продолжительность звучания данной единицы хранения (сек, мин). Конец обозначений на ракорде должен отстоять от места склейки ракорда с магнитной лентой на 300±50мм.

Между началом и концом записи и местом склейки ракорда должен быть оставлен незаписанный участок ленты длиной, соответствующей длительности звучания около 1 сек.

141. Перемотку фонодокумента проводят на специальной перематывающей аппаратуре. Перемотку необходимо производить на сердечнике типа 1Б ГОСТ 12796-77 рабочим слоем наружу.

Высота выступающих витков, определенная по специальной методике (согласно Приложению № 26), не должна превышать 0,05 мм.

Направление намотки фонодокумента следует делать таким образом, чтобы при воспроизведении на магнитофонах сматываемый рулон вращался против часовой стрелки. Начало записи при этом должно приходиться на внешние витки рулона.

142. Подготовка грампластинок к передаче в хранилище включает обработку поверхности влажной неворсистой мягкой тканью, пропитанной 2% водным раствором антистатика.

143. Кинофотофонодокументы перед передачей в хранилища должны быть упакованы следующим образом:

а) каждый фотодокумент вложен в пакет из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354-82 соответствующего размера и уложен в конверт из светонепроницаемой бумаги. Для склеивания конвертов применяется поливинилацетатная эмульсия. Воспрещается использование казеинового, силикатного и другого клея, содержащего вредные примеси;

б) каждый кинодокумент и фонодокумент фотографической (оптической) или шоринофонной записи, а также на магнитной ленте шириной 16 и 35 мм намотан на сердечники по рабочим слоем наружу (направление намотки с конца на начало) и уложен в металлическую коробку;

в) каждый фонодокумент на магнитной ленте шириной 6,25 мм (диаметр рулона не более 290 мм) вложен в пакет из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354-82 и в коробку из глянцевого картона. Коробки должны иметь пластмассовые или алюминиевые держатели для поддержания рулона ленты в коробке в подвешенном состоянии, свободный конец ракордной ленты рулона должен быть надежно закреплен с помощью склеивающей ленты, специального зажима или держателя;

г) каждый граммофонный оригинал обернут в конденсаторную бумагу и уложен в картонный конверт. Для предохранения оригинала от механических повреждений одна из внутренних сторон картонного конверта должна иметь подкладку из мягкого материала (фланель, байка и тому подобное);

д) каждая грампластинка упакована в мешок из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354-82 и уложена в бумажный конверт;

е) каждый восковой валик уложен в картонный цилиндрический футляр. Для предохранения валика от механических повреждений внутренняя сторона футляра должна иметь мягкую матерчатую подкладку.

144. Температурно-влажностные параметры воздуха при постоянном хранении кинофотофонодокументов, соответствующие действующей нормативно-технической документации, приведены в нижеиприведенной Таблице:

 

Температурно-влажностные параметры воздуха

при постоянном хранении кинофотофонодокументов

 

Параметры	Кинофотофонодокументы				Фонодокументы (на магнитной ленте, граммофонные оригина­лы, грампластинки, восковые валики).
	на триацетатной основе		на нитрооснове
	черно-белые	цветные	черно-белые	цветные
Температура в С°	не выше +15	не выше -5	не выше +10	не выше-5	15±5
Относительная влажность воздуха в %	45±5	45±5	45±5	45±5	60±5

 

До завершения полной реконструкции действующих хранилищ и строительства новых хранилищ допускается хранение кинофотофонодокументов при температуре не выше +15°С и относительной влажности воздуха в пределах 40-55%.

145. Контроль температуры и относительной влажности воздуха необходимо осуществлять с помощью регистрирующих приборов, число которых должно быть не менее 1 комплекта на 25 м² площади хранилища. Для контроля используются следующие типы приборов:

а) для определения относительной влажности воздуха - термограф типа М-21С (суточный) или М-21Н (недельный);

б) для определения температуры воздуха - термограф типа М-16С (суточный) или М- 16Н (недельный).

Регистрирующие приборы, используемые для контроля температуры и влажности в хранилищах, должны проходить проверку путем установления сходимости результатов, полученных на этих приборах и аспирационном психрометре, например типа МВ-4М.

 

Глава 6. Выдача кинофотофонодокументов из хранилищ

 

146. Кинофотофонодокументы из хранилищ государственного архива выдаются:

а) в помещения, предназначенные для работы сотрудников архива;

б) в помещения, предназначенные для проведения технического контроля;

в) в читальный, просмотровый залы и комнату прослушивания для работы исследователей;

г) в производственные лаборатории для реставрации и копирования;

д) во временное пользование учреждениям.

Оригиналы кинофотофонодокументов выдаются сотрудникам для научной работы, в отдел технического контроля для проверки технического состояния, в лабораторию для реставрации и других работ. В остальных случаях оригиналы могут быть выданы из хранилища с особого разрешения директора государственного архива.

147. Выдача кинофотофонодокументов для работы сотрудников и исследователей оформляется требованием (согласно Приложению № 27). Все исполненные требования находятся у хранителя фондов до истечения сроков их хранения по перечню документов и уничтожаются по акту.

С целью учета движения кинофотофонодокументов в хранилище и контроля за их возвращением заводится книга учета выдачи документов из хранилища согласно Приложению № 28.

Выдача кинофотофонодокументов в производственные лаборатории государственного архива оформляется заказом согласно Приложению № 29.

Кинофотофонодокументы вносятся в книгу учета выдачи документов в лабораторию согласно Приложению № 30. Номером заказа является регистрационный номер по книге учета выдачи документов в лабораторию.

148. В целях контроля за поединичным движением документов в хранилищах государственного архива создаются картотеки движения кинофотофонодокументов. Карточки учета движения кинофотофонодокументов составляются на каждую единицу хранения и располагаются в порядке их архивных номеров по каждой описи в отдельности согласно Приложению № 31.

149. Правила обращения с кинофотофонодокументами распространяются на все виды работ, которые проводятся с данными документами. Все лица, которым предоставляются кинофотофонодокументы, должны быть ознакомлены с правилами обращения с ними, правилами пожарной безопасности, а также с другими аналогичными материалами инструктивного и методического характера.

150. Для транспортирования вне помещений государственного архива кинофотофонодокументы должны быть упакованы следующим образом:

а) кинодокументы в упаковке помещаются в ящик;

б) фотодокументы в упаковке - в коробки жесткой конструкции соответствующего размера в вертикальном положении;

в) фонодокументы в упаковке - в коробки жесткой конструкции, обернутые во влагонепроницаемую ткань.

При транспортировании должна быть исключена возможность перемещения кинофотофонодокументов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, проникновения влаги, пыли и солнечных лучей, а также образования конденсационной влаги внутри упаковки.

Внутри помещения государственного архива кинофотофонодокументы переносятся только в упаковке, в которой они хранятся. Для транспортирования кинофотофонодокументов используются передвижные тележки.

151. Кинофотодокументы и фонодокументы фотографической (оптической) записи, хранящиеся при низкой температуре и влажности, необходимо выдерживать в термогигрометрическом режиме рабочего помещения, при температуре - + 18-25°С, и относительной влажности 60%, для предотвращения конденсации влаги на пленке, обусловленной разностью температур в хранилище и рабочем помещении, и во избежание механических повреждений. Сроки выдержки в кондиционных условиях.

Прогрев в закрытой упаковке - 4-6 часов для рулонов 70 мм кинодокументов; 2-4 часа для рулонов 35 и 16 мм кинофонодокументов; 1 час для фотодокументов.

Увлажнение в открытой упаковке - 25-30 суток для рулонов 70 мм кинодокументов; 10-16 суток для рулонов 35 мм кинофонодокументов; 5 суток для рулонов 16 мм кинодокументов; сутки для фотодокументов.

152. Все виды работ с кинофотофонодокументами должны проводиться в чистом помещении, оснащенном системой кондиционирования воздуха. В помещениях, где проводится работа с кинофотофонодокументами, нельзя находиться в верхней одежде, грязной и мокрой обуви, держать продукты питания, курить и так далее.

Работа с кинофотофонодокументами должна проводиться в чистых неворсистых перчатках и белых халатах. В целях предупреждения появления на документах механических повреждений запрещается касаться кинофотофонодокументов какими-либо предметами, а также руками без перчаток.

153. Лица, работающие с кинодокументами, должны быть проинструктированы о порядке работы за монтажными и звукомонтажными столами.

154. При работе с кинодокументами и фонодокументами фотографической (оптической) записи необходимо выполнять следующие требования:

а) монтажный или звукомонтажный стол, на котором проводится работа с документами, должен быть сухим, чистым и свободным от посторонних предметов;

б) брать документ следует только за края, не касаясь поля изображения;

в) перемотку документа необходимо осуществлять равномерно, без рывков, не допуская образования выступающих витков, которые могут служить причиной повреждения перфорации. Не допускается выравнивание выступающих витков пленки ударом по рулону;

г) не допускается при перемотке опускать конец и свободные петли пленки на пол и проводить уплотнение (затяжку) рулона;

д) необходимо следить, чтобы по время перемотки пленка не терлась о шерсть, кожаные и костяные предметы;

е) нельзя оставлять документы (особенно цветные) продолжительное время не защищенными от воздействия дневного и электрического света;

ж) запрещается делать на документах пометки, вырезки, надрезы и так далее;

з) оставлять в рулонах закладки можно только в тех случаях, когда необходимо копирование. Закладки делаются на позитивной копии из бумаги, на которой карандашом проставляются стрелки, указывающие копируемые фрагменты; белыми нитками - для снятия фотокопий с отдельных кадров или планов. Одновременно делается узелок в перфорационном отверстии каждого начального и конечного кадра плана, с которого должна быть сделана копия.

155. Лица, работающие с фотодокументами, должны быть проинструктированы о порядке работы за просветными столами.

При работе с фотодокументами необходимо выполнять следующие требования:

а) стол для работы с фотодокументами должен быть сухим, чистым и свободным от посторонних предметов;

б) брать негативы и диапозитивы (слайды) следует только за противоположные края, не касаясь поля изображения;

в) запрещается делать на фотодокументах какие-либо отметки чернилами, краской или карандашом, а также производить негативную ретушь;

г) во время работы с фотоальбомами запрещается делать отметки на полях, оставлять между страницами листы бумаги, закладки и так далее;

д) не следует оставлять фотодокументы (особенно цветные) продолжительное время не защищенными от солнечного и электрического света.

156. Лица, работающие с фонодокументами, должны быть проинструктированы о порядке работы на звуковоспроизводящей аппаратуре. При работе с фонодокументами необходимо выполнять следующие требования:

а) звуковоспроизводящая аппаратура должна содержаться в чистоте, с рабочих поверхностей аппарата ежедневно удаляется пыль;

б) после окончания работы аппаратуру следует закрыть;

в) на рабочей поверхности аппаратов не должны находиться посторонние предметы;

г) работать с фонодокументами необходимо осторожно, не допуская появления каких-либо повреждений;

д) запрещается делать на фонодокументах пометки, надрезы, вырезки, оставлять закладки в рулоне и прочее;

е) недопустимо сматывать магнитную ленту на пол;

ж) не разрешается оставлять на рабочей поверхности фонодокумента отпечатки пальцев;

з) зарядку магнитофона следует проводить только защитной ракордной лентой;

и) не разрешается оставлять фотодокументы на магнитной ленте под прямыми солнечными лучами и вблизи источников электромагнитных полей (электромоторов, трансформаторов и тому подобное);

к) после окончания работы рулон ленты необходимо перемотать на левый диск магнитофона. Перемотка должна быть ровной, без выступления витков на боковой поверхности рулона.

 

Глава 7. Контроль технического и физико-химического состояния кинофотофонодокументов

 

157. Контроль технического и физико-химического состояния кинофотофонодокументов в государственном архиве осуществляется в целях своевременного выявления дефектов, определения вида реставрационно-профилактических работ и устранения дефектов документов. Такой контроль проводится при приеме их на государственное хранение, в процессе хранения, при выдаче во временное пользование и возврате в хранилище, после проведения реставрационных и консервационнопрофилактических работ.

158. При приеме кинофотофонодокументов на государственное хранение в порядке, установленном пунктами 54-70 настоящих Правил, осуществляется контроль их технического и физико-химического состояния.

При проведении контроля кинодокументов и фонодокументов магнитной записи проверяется соответствие их характеристик акту ОТК сдающей организации.

159. Контроль негатива изображения, контратипа (дубльнегатива), негатива фонограммы перезаписи осуществляется путем просмотра на монтажном столе и выполнения необходимых измерений на контрольно-измерительных приборах.

Контроль промежуточного позитива изображения, позитивной копии осуществляется путем просмотра изображения на отражательном экране в условиях оптической проекции и прослушивания фонограммы позитивной копии с последующим просмотром на монтажном столе и выполнением необходимых измерений на контрольно-измерительных приборах.

Контроль магнитного оригинала фонограммы, магнитной фонограммы шумов и музыки осуществляется в соответствии с требованиями пункта 165 настоящих Правил.

При контроле кинодокументов на монтажном столе проверяются основные геометрические размеры приборами, обеспечивающими погрешность измерения не более 5 мкм (ширина - инструментальным микроскопом типа МИР-12 или компаратором ИЗА-2, шаг перфорации - линейкой типа УЛШ, длина каждой части - при помощи счетчика-метромера).

160. Оформление каждой части стандартными ракордами, наличие отпечатка контрольной шкалы в каждой части проверяется визуально; величина диффузной оптической плотности в отпечатке контрольной шкалы при измерении на денситометрах - в соответствии с требованиями ГОСТ 10.691.0-84 - 10.691.4-84 - для черно-белого изображения и для цветного изображения; техническое состояние поверхности и перфораций - визуально и при необходимости с помощью проектора контроля перфорации ПКП-2 или дефектоскопа; расположение и качество изображения - визуально; размеры и расположение фотографической фонограммы - при помощи прибора типа РИФ; величина оптической плотности фонограммы - на денситометре.

161. При контроле кинодокументов на отражательном экране в условиях оптической проекции необходимо проверить качество изображения, ровность планов по плотности и цвету внутри части и ровность частей внутри копии - визуально; синхронность фонограммы с изображением - визуально и по слуховой оценке; устойчивость кадра, резкость изображения и отсутствие дефектов изображения - визуально.

162. Результаты контроля кинодокументов фиксируются в актах о результатах проверки технического состояния кинодокумента, а обнаруженные дефекты - в дефектных ведомостях согласно Приложениям № 22, 23.

Графа «Отпечатан с» акта о результатах проверки технического состояния кинодокумента не заполняется для оригиналов кинодокументов (негатива и позитива на обращаемой пленке). Таблица № 1 в Приложении № 22 заполняется для черно-белых и цветных кинодокументов. Измерение шага перфорации и усадки в процентах осуществляется в соответствии с требованиями пункта 159 настоящих Правил. Таблица № 2 в Приложении № 22 заполняется только для цветных кинодокументов.

В дефектную ведомость в Приложении № 22 вносят сведения о наличии дефектов, обнаруженных при приеме кинодокумента на государственное хранение, с указанием номера плана кинодокумента, на котором обнаружен дефект. В конце ведомости дается заключение о необходимости проведения реставрационно-профилактической обработки с указанием вида работ.

163. Контроль фотодокументов проводится путем просмотра фотодокументов и контрольных отпечатков на монтажном или просветном столе. При этом определятся техническое состояние поверхности (отсутствие царапин, грязи, потертости и других дефектов), фотографическое качество (резкость, контрастность, диапазон оптических плотностей, отсутствие вуали, наличие пропечатывающихся дефектов и так далее).

В тех случаях, когда визуально бывает трудно определить разновидности дефектного образования, фотодокумент просматривается под лупой или микроскопом.

164. Результаты контроля фотодокумента фиксируются в карточке учета технического состояния фотодокумента согласно Приложению № 24.

В графе «Фотографическое качество» Приложения № 24 приводится перечень дефектов фотографического происхождения, имеющихся на фотодокументе, и дается оценка фотографического состояния (хорошее, удовлетворительное или неудовлетворительное).

В графе «Техническое состояние поверхности» Приложения № 24 приводится перечень дефектов механического, физико-химического и биологического происхождения, имеющихся на фотодокументе, и дается оценка технического состояния поверхности (удовлетворительное или неудовлетворительное).

В графе «Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки» Приложения № 24 дается заключение о целесообразности и необходимости проведения реставрационно-профилактической обработки с указанием вида работ (например, промывание, фунгицидная обработка, обеспыливание и так далее).

В графе «Вид реставрационно-профилактической обработки» Приложения № 24 указывается дата проведения и вид проведенных реставрационных работ.

В графе «Результаты реставрационно-профилактической обработки» Приложения № 24 приводятся результаты технического контроля с указанием наличия или исчезновения после обработки имевшихся на фотодокументе дефектов.

165. Контроль фонодокументов на магнитной ленте, граммофонных оригиналов и грампластинок осуществляется путем прослушивания на профессиональных звуковоспроизводящих устройствах, отвечающих требованиям действующей нормативно-технической документации, и просмотра в отраженном свете; фонодокументов фотографической (оптической) и шоринофонной записи - в соответствии с пунктом 159 настоящих Правил.

При прослушивании фонодокументов на звуковоспроизводящем устройстве проверяются физико-химические и электроакустические свойства носителя записи, качество звучания записи.

При визуальном просмотре фонодокументов в отраженном свете проверяется наличие на поверхности механических повреждений и следов загрязнений химического или биологического происхождения, наличие начальных и конечных ракордов и качество выполнения склеек для фонодокументов на магнитной ленте.

166. Результаты контроля фонодокумента фиксируются в карточке учета технического состояния фонодокумента согласно Приложению № 25.

В графе «Характеристика качества звучания» Приложения № 25 дается оценка качества звучания фонодокумента.

В графе «Характеристика физико-механического состояния носителя записи» Приложения № 25 делаются отметки о наличии дефектов на поверхности носителя записи.

В графе «Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки» Приложения № 25 указывается вид обработки, которому следует подвергнуть фонодокумент, или даются рекомендации о замене носителя записи.

В графе «Вид реставрационно-профилактической обработки» Приложения № 25 перечисляются виды проведенных реставрационно-профилактических работ. Карточки систематизируются в порядке архивных номеров фонодокументов.

167. Акты, дефектные ведомости и карточки технического состояния согласно Приложениям № 22-25 в случае обнаружения на кинофотофонодокументах устранимых дефектов являются основанием для возвращения документов на реставрацию сдающему учреждению.

При обнаружении устранимых дефектов на кинофотофонодокументах, полученных от частных лиц и неспециализированных учреждений, эти документы с актами, дефектными ведомостями или карточками учета технического состояния передаются в производственные лаборатории архива для устранения дефектов.

168. Контроль технического и физико-химического состояния кинофотофонодокументов в процессе хранения проводится со следующей периодичностью:

а) для кинофотофонодокументов на нитрооснове - один раз в три года;

б) для остальных кинофотофонодокументов - один раз в пять лет. Фотодокументы на магнитной ленте должны подвергаться профилактической перемотке один раз в 1-2 года.

169. При контроле кинофотофонодокументов определяются состояние поверхностей (эмульсионного слоя, основы, ферромагнитного покрытия и так далее), состояние перфорационных дорожек (надрывы, надколы, разрывы и так далее), стабильность нитроосновы, геометрические размеры, изобразительные характеристики кино- и фотодокументов, электроакустические характеристики фонодокументов.

Состояние поверхностей, перфорационных дорожек, геометрические размеры, изобразительные характеристики кинофотодокументов и электроакустические характеристики фонодокументов определяются в соответствии с требованиями пунктов 159 - 165 настоящих Правил.

170. Стабильность нитроосновы кинофотофонодокументов определяется согласно методике указанной в Приложении № 33. По результатам проверки стабильности нитроосновы устанавливаются дальнейшие сроки хранения кинофотофонодокументов на нитрооснове.

Документы с нестабильной основой должны быть изъяты из хранилища. Для сохранения содержащейся в них информации должны быть изготовлены копии этих документов на пленке с триацетатной основой.

171. Результаты контроля технического и физико-химического состояния кинофотофонодокументов в процессе хранения фиксируются в следующих документах:

а) дефектных ведомостях кинодокумента согласно Приложению № 23;

б) книгах учета технического состояния фотодокументов согласно Приложению № 34;

в) карточках учета технического состояния фонодокумента согласно Приложению № 25.

172. В случае обнаружения на кинодокументе дефектов составляются дефектные ведомости, которые нумеруются в валовом порядке и учитываются по описи дефектных ведомостей согласно Приложению № 23. Дефектные ведомости кинодокумента № 1, № 2, № 3 и так далее являются вкладышами в акт о результатах проверки технического состояния кинодокумента.

173. Книги учета технического состояния фотодокументов ведутся раздельно на каждый вид фотодокументов.

Сведения, приведенные в карточке учета технического состояния фотодокумента, вносятся в соответствующие графы книги учета технического состояния фотодокументов, а карточка уничтожается.

В графе «Повторные проверки» приводятся даты и результаты повторных проверок с указанием изменений технического состояния фотодокументов в процессе хранения согласно Приложению № 34.

При контроле технического состояния фонодокумента заполняется оборотная сторона карточки учета технического состояния фонодокумента.

174. По результатам контроля кинофотофонодокументов делается заключение о необходимости проведения их реставрационно-профилактической обработки и устанавливаются сроки следующей проверки.

175. При контроле кинофотофонодокументов, выдаваемых и возвращаемых после выдачи во временное пользование, а также после проведения реставрационных и консервационно-профилактических работ, определяются состояние поверхностей (эмульсионного слоя, основы, ферромагнитного покрытия и так далее), состояние перфорационных дорожек (надрывы, надколы, разрывы и так далее), геометрические размеры (метраж, усадка), целостность документа (отсутствие вклеек, наличие ракордов и так далее).

При контроле кинофотофонодокументов проверяется состояние их упаковки. При обнаружении повреждений упаковка подлежит немедленной замене. Результаты контроля фиксируются в соответствующей документации о техническом состоянии документа согласно Приложениям № 23, 25, 34.

176. В случае, если в возвращаемых кинофотофонодокументах обнаружены повреждения, составляется акт согласно Приложению № 35, который представляется директору государственного архива для принятия соответствующих мер.

Проверка состояния кинофотофонодокументов, выдаваемых и возвращаемых в хранилище сотрудниками государственного архива, осуществляется хранителем фондов.

 

Глава 8. Проверка наличия и состояния кинофотофонодокументов

 

177. Проверка наличия и состояния кинофотофонодокументов как действенное средство контроля за их сохранностью является постоянной плановой работой государственного архива.

В соответствии с планами (долгосрочным, пятилетним, годовым) проверка наличия и состояния проводится не реже одного раза в пять лет.

В случае утраты документов в результате стихийных бедствий, массовых перемещений и тому подобное возможно проведение внеочередных единовременных проверок наличия и состояния всех кинофотофонодокументов архива или отдельных их групп.

Периодически, в установленные сроки (один раз в год, в квартал), рекомендуется проводить проверку наличия документов, выдававшихся из хранилища в течение соответствующего периода времени.

178. Методическое обеспечение работы по проверке наличия и состояния кинофотофонодокументов включает:

а) подбор и изучение нормативно-методической литературы по вопросам проверки наличия и состояния документов, научно-справочного аппарата к документам, подлежащим проверке, документов предыдущих проверок и так далее;

б) подготовку рабочих инструкций по проведению работы по проверке наличия и состояния кинофотофонодокументов, проведению розыска недостающих документов и внесению изменений в учетные документы;

в) выверку описей кинофотофонодокументов, подлежащих проверке наличия и состояния.

179. Перед проверкой наличия и состояния кинофотофонодокументов сотрудники государственного архива проводят выверку описей кинофотофонодокументов: выявляют правильность нумерации документов, соответствие итоговой записи фактически числящимся по описи номерам документов, литерные и пропущенные номера и так далее.

Обнаруженные недостатки фиксируются в сводных графах листа и акта проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов согласно Приложениям № 36, 37, акта о технических ошибках, допущенных в учетных документах согласно Приложению № 38.

Выверка учетных документов может проводиться как самостоятельный вид работы.

180. Проверка наличия кинофотофонодокументов проводится путем сверки фактического наличия кинофотофонодокументов с данными описи. При этом сверяется описательная статья описи с описанием на этикетке (для кино- и фонодокументов) и с изображением (для фотодокументов).

Проверка наличия фотоальбомов включает в себя сверку фактического наличия в них фотодокументов с описью фотоальбомов и сопоставление содержащихся в фотоальбоме фотодокументов с внутренней описью фотоальбома.

Для проведения проверки наличия кинофотофонодокументов исполнителям выдаются описи кинофотофонодокументов. Запрещается вносить в описи пометки или записи. После завершения проверки по данной описи в конце после итоговой записи проставляется штамп «Проверено в 20__ году» и подписи исполнителей.

Одновременно путем просмотра кинофотофонодокументов проверяется их физическое состояние в соответствии с требованиями, изложенными в Главе 7 настоящих Правил.

Проверка физического состояния кинофотофонодокументов проводится и как самостоятельный вид работы.

181. В ходе проверки наличия и состояния исполнители обязаны строго сохранять установленный порядок расположения документов (в конвертах, папках, ящиках, коробках на стеллажах), а также поставить на место обнаруженные во время проверки неправильно размещенные документы, изъять не внесенные в описи кинофотофонодокументы и передать их заведующему архивохранилищем, изъять документы, снятые с учета, но своевременно не изъятые из хранилища, выявить кинофотофонодокументы, имеющие физические дефекты.

Обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния неучтенные документы вносятся в акт об обнаружении неучтенных кинофотофонодокументов согласно Приложению № 39, который подписывается исполнителями и согласовывается с заведующим архивохранилищем.

Если не внесенные в описи кинофотофонодокументы учтены, проводится сверка их общего количества с объемом, указанным в учетных документах (актах, паспортах и других). Внесение в опись кинофотофонодокументов проводится только после завершения розыска необнаруженных кинофотофонодокументов, когда выяснится, что данные документы не входят в число необнаруженных.

182. Кинофотофонодокументы, выданные в читальные залы, комнаты прослушивания, сотрудникам архива и во временное пользование, считаются имеющимися в наличии.

Кинофотофонодокументы, выданные в читальные залы, комнаты прослушивания и сотрудникам архива, проверяются на общих основаниях, документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи согласно Приложениям № 58, 59.

183. Результаты проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов отражаются в листах и актах проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов, актах об обнаружении неучтенных кинофотофонодокументов и других документах.

В листе проверки согласно Приложению № 36 фиксируются номера единиц хранения, единиц учета, не обнаруженных на месте во время проверки, содержание которых не совпадает с описанием, и имеющих дефекты. Лист проверки подписывается исполнителями. Листы проверки нумеруются по порядку в пределах каждой проверки и брошюруются в отдельный том.

На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов, содержащий три раздела согласно Приложению № 37.

В первом разделе акта указывается объем внесенных в описи кинофотофонодокументов, во втором - не внесенных, в третьем - кинофотофонодокументов, подвергшихся проверке наличия и состояния в целом.

184. Акт проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов подписывается исполнителями и визируется заведующим архивохранилищем.

Акты проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов нумеруются по порядку номеров проверок.

Акты проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов с приложением соответствующих документов (актов об обнаружении неучтенных кинофотофонодокументов, о технических ошибках и других) утверждаются директором государственного архива.

185. Учет не обнаруженных при проверке наличия и состояния единиц хранения ведется с помощью картотеки, которая находится у заведующего архивохранилищем или ответственного хранителя фондов, а также у лица, ведущего учет документов по архиву в целом. Карточки, согласно Приложению № 40, составляются в необходимом количестве экземпляров и систематизируются по архивным номерам единиц хранения.

186. Для организации розыска единиц хранения кинофотофонодокументов, не обнаруженных при проверке наличия и состояния, рекомендуется:

а) изучить аннотации и заголовки недостающих единиц хранения;

б) изучить аналогичные по содержанию кинофотофонодокументы;

в) проверить правильность шифровки кинофотофонодокументов;

г) изучить пересоставленные описи кинофотофонодокументов, документы об объединении и разъединении единиц хранения кинофотофонодокументов;

д) изучить документы, по которым кинофотофонодокументы приняты в государственный архив, выданы для использования, переданы в другие государственные архивы, учреждения;

е) проверить правильность проведения экспертизы ценности кинофотофонодокументов;

ж) проверить результаты предыдущих проверок наличия и состояния кинофотофонодокументов;

з) провести поиск документов в ведомственных кинофотофоноархивах, откуда они поступили на государственное хранение;

и) провести поиск кинофотофонодокументов в государственных архивах, учреждениях, куда они могли быть переданы как непрофильные для данного государственного архива.

187. На кинофотофонодокументы, найденные в результате розыска, составляется акт, в котором указывается место обнаружения документов. Акт подписывается заведующим архивохранилищем, ответственным хранителем фондов и служит основанием для исключения найденных документов из числа отсутствующих (Приложение № 41).

Обнаруженные кинофотофонодокументы помещаются на соответствующее место в хранилище, в карточках необнаруженных документов делается об этом запись.

188. Документами, подтверждающими отсутствие кинофотофонодокументов в государственном архиве, являются:

а) акты о выделении документов к уничтожению;

б) распоряжение вышестоящего архивного органа о снятия с учета ранее утраченных кинофотофонодокументов;

в) акты о необнаружении документов;

г) акты об обнаружении непрофильных документов;

д) акты передачи документов в другие государственные архивы, учреждения;

е) справки учреждений о том, что необнаруженные документы не были переданы государственному архиву;

ж) другие материалы, в соответствии с которыми документы были изъяты из хранилища, но своевременно не были сняты с учета.

189. В карточках необнаруженных кинофотофонодокументов делается отметка о причинах отсутствия документов в государственном архиве со ссылкой на соответствующий документ.

190. На кинофотофонодокументы, пути розыска которых исчерпаны, составляется акт о необнаружении кинофотофонодокументов (Приложение № 42).

К акту прилагается подробная справка о проведении розыска, где указываются виды отсутствующих кинофотофонодокументов, их объем по учетным документам, меры, предпринятые по розыску необнаруженных документов, отражение последних в оставшихся на хранении документах, установленные и предполагаемые причины отсутствия, выводы. Справка подписывается заведующим архивохранилищем и ответственным хранителем фондов.

191. После завершения работы по розыску кинофотофонодокументов составляется акт о завершении розыска, которым подводится итог проведенной работы (Приложение № 43).

Документы о результатах розыска утверждаются директором государственного архива и передаются вместе с актом проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов на рассмотрение вышестоящего архивного органа, на основании решения которого директор государственного архива издает приказ о снятии с учета необнаруженных кинофотофонодокументов.

192. После утверждения акта проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов или на основании приказа о снятии с учета необнаруженных кинофотофонодокументов необходимые изменения вносятся в учетные документы.

193. Изменения в учетные документы государственного архива вносятся на основании следующих документов:

а) акта о технических ошибках, допущенных в учетных документах;

б) актов сдачи-приема кинофотофонодокументов в государственный архив;

в) передачи кинофотофонодокументов в другой государственный архив;

г) выделения кинофотофонодокументов к уничтожению;

д) об обнаружении неучтенных кинофотофонодокументов;

е) о необнаружении кинофотофонодокументов.

194. Изменения вносятся во все экземпляры описей кинофотофонодокументов: делаются отметки «Выбыл» против выбывших и необнаруженных документов.

После штампа «Проверено...» составляется новая итоговая запись, в которой перечисляются внесенные в опись изменения со ссылкой на соответствующие документы и указывается фактическое количество документов.

На основании новых итоговых записей в описях соответствующие изменения вносятся в листы учета кинофотофонодокументов и составляются сведения об изменениях в составе и объеме кинофотофонодокументов государственного архива.

195. Если при проведении проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов не обнаружено никаких изменений, то в учетных документах проставляется штамп о проверке данных документов.

196. Карточки на необнаруженные кинофотофонодокументы, розыск которых будет продолжен, подлежат дальнейшему хранению, а остальные могут быть уничтожены.

197. Если снятые с учета кинофотофонодокументы будут в дальнейшем найдены, составляется акт об обнаружении кинофотофонодокументов, на основании которого они берутся на учет как вновь поступившие.

198. На документах, послуживших основанием для внесения изменений в учетные документы, делается отметка «Внесено в учетные документы». Дата. Должность. Подпись. После этого документы подшиваются в дело.

 

Раздел 3. Научно-информационная деятельность государственного архива

 

Глава 9. Создание и развитие системы научно-справочного аппарата

 

199. Система научно-справочного аппарата к кинофотофонодокументам государственного архива включает учетные документы, архивные справочники, информационные документы.

Описи кинофотофонодокументов (книги учета и описания), внутренние описи являются архивными справочниками, выполняющими учетные и информационно-поисковые функции.

К архивным справочникам относятся описи (книги учета и описания), внутренние описи, каталоги, указатели к ним, тематические обзоры, путеводители.

200. Описи, книги учета и описания создаются в процессе описания каждой единицы хранения кинофотофонодокументов.

Описание кинофотофонодокументов в описях проводится на основании данных текстовой сопроводительной документации и сведений, содержащихся на этикетках кино-, фонодокументов согласно Приложениям № 44, 45 и титульном листе фотоальбома. В необходимых случаях проводится просмотр кинофотодокументов и прослушивание фонодокументов.

Опись фонодокументов содержит описание каждого выступления и художественного произведения, входящего в состав единицы хранения.

201. Описание кинодокумента в описи дается в виде названия фильма, спецвыпуска, киножурнала, кино-, телесюжета (Приложение № 6).

В графе «Количество единиц хранения, метраж» количество единиц хранения указывается в числителе, а метраж данной единицы хранения - в знаменателе. В случае объединения в одном рулоне нескольких различных кино-, телесюжетов в этой же графе последовательно указывается метраж каждого кино-, телесюжета.

В графе «Примечания» делается отметка о выбытии единиц хранения, о разделении рулонов, не вошедших в стандартные коробки.

202. Описание фотодокумента в описи дается в виде аннотации согласно Приложению № 7.

Аннотация фотодокумента представляет собой краткое изложение сведений о событиях, предметах, лицах, изображенных на фотодокументе. При составлении аннотаций необходимо руководствоваться следующими правилами:

а) в аннотации необходимо указывать название события, явления, фамилии и инициалы всех изображенных на фотодокументе лиц, их общественное или служебное положение, почетные звания и тому подобное. В отдельных случаях можно не перечислять все данные о широко известных партийных, государственных и общественных деятелях, а указывать сведения, являющиеся определяющими для конкретного фотодокумента.

Например, «Министр юстиции ПМР, награжденный Орденом Почета, Орденом «Трудовая Слава», орденом « За заслуги» - 2-й степени, медалью «За трудовую доблесть», юбилейными медалями ПМР, лауреат конкурсов «Золотой фонд - 2000» и «Человек года - 2003» А.А. Кисничан на митинге-реквиеме посвященному Дню памяти и скорби»; «Министр юстиции ПМР А.А. Кисничан на митинге-реквиеме посвященному Дню памяти и скорби»;

б) аннотацию к портрету следует начинать с инициалов и фамилии лица, а затем указать должность, звание и тому подобное.

Например, «И.М.Благодатских, преподаватель Приднестровского Государственного университета им.Т.Г.Шевченко, директор Научно-исследовательской лаборатории «Наследие», заместитель Председателя правления Общества историков-архивистов Приднестровья»;

в) при составлении аннотации на фотодокумент, отражающий событие с участием конкретных лиц, берется во внимание основное содержание изображения (событие или лицо).

Например, «Торжественный концерт в честь Дня защитника Отечества; среди присутствующих слева направо: Президент ПМР Е.В. Шевчук, Министр просвещения ПМР С.И. Фадеева»;

г) перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из всей группы или при наличии сведений только о нескольких лицах их расположение на фотодокументе указывается следующим образом: «второй слева депутат Верховного Совета ПМР Г.М. Антюфеева», «в центре группы Председатель Верховного Совета Приднестровской Молдавской Республики М.П.Бурла» и тому подобное;

д) в аннотацию включаются сведения о месте съемки события: название района, города, села. При изменении административно-территориального деления или названия населенного пункта к моменту описания фотодокумента в аннотации указывается название, существовавшее во время съемки.

В целях унификации описания однородных фотодокументов применяется составление типовых аннотаций. Примеры:

а) «Общий вид зала заседания Верховного Совета Приднестровской Молдавской Республики IV созыва»;

б) «Военный парад в честь 20-й годовщины Приднестровской Молдавской Республики»;

в) «Общий вид строительства военно-исторического мемориального комплекса в г.Бендеры»;

г) «Сцена из музыкального спектакля «Любовь в маленьком городе» в Приднестровском государственном театре драмы и комедии им. Н.С. Аронецкой Режиссер-постановщик Д. Ахмадиев. В ролях: Визирь - артист А. Мазур, гадалка - артистка З. Борец».

203. В графе «Производственные номера» проставляется номер, присвоенный фотодокументу в ведомственном архиве. Для фотодокументов, поступивших от учреждений или лиц, в фототеках которых нумерация негативов не ведется, эта графа остается свободной.

В графе «Место съемки» указывается название республики, края, области, города.

В графе «Оригинальность, вид основы» оригинальность фотодокумента указывается только в том случае, если вместо негатива-оригинала на хранение принят контратип (дубль-негатив). Указывается вид основы негатива - стекло, пленка. Если вид основы совпадает для всех негативов данного размера (например, негативы нулевого размера только на пленке), то эта графа заполняется один раз, а далее делается прочерк.

В графе «Количество единиц хранения» указывается арабскими цифрами количество негативов, составляющих единицу хранения, («1 нег.»; «панорама из 2-х нег.» и тому подобное).

Графа «Примечания» используется для сведений о выбытии единиц хранения из государственного архива.

204. При описании значительного объема фотодокументов (свыше 200 единиц хранения) аннотации могут составляться на группы фотодокументов, объединенных по тематическому, хронологическому или другим признакам. В качестве приложения к описи дается перечень производственных номеров фотодокументов, включенных в опись.

205. Описание фотоальбома в описи дается в виде названия согласно Приложению № 8.

В графе «Названия альбомов» указывается название каждого фотоальбома, взятое с его титульного листа. На титульном листе проставляется номер альбома, его название, крайние даты фотодокументов.

Автор и место съемки на титульном листе и в описи фотоальбомов указываются только в тех случаях, когда все позитивы фотодокументов, включенные в фотоальбом, принадлежат одному автору, относятся к одному городу, области и тому подобное.

В графу «Количество позитивов» вносятся данные на основании итоговой записи к фотоальбому.

В итоговой записи к фотоальбому, заверяемой ее составителем, указывается общее количество позитивов, входящих в его состав. В пределах каждого фотоальбома порядок расположения позитивов закрепляется внутренней нумерацией слева направо сверху вниз. Порядковый номер проставляется под позитивом; всем позитивам панорамной съемки присваивается один номер и каждому дается буквенное обозначение.

206. Описание фонодокументов в описи дается в виде заголовков и аннотаций согласно Приложениям № 9, 10.

Заголовок фонодокумента включает в себя сведения о содержании документа, официальное или авторское название.

Заголовок следует начинать с указания официального или авторского названия, если фонодокумент его имеет. При отсутствии официального или авторского названия заголовок фонодокумента дается в процессе его описания.

Заголовок фонодокумента включает официальное название отраженного в фонодокументе события общественной, политической или культурной жизни; место события (город, село, район, область, республика); дату события в случае ее несовпадения с датой создания фонодокумента; название, жанр фонодокумента. При отсутствии названия вслед за жанром указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и так далее.

Примеры:

а) «Информационно-аналитическая программа «Приднестровье», рубрика «Просвещение»;

б) «Радиопередача, посвященная творчеству первого председателя Союза художников Приднестровья Л.А.Пироженко»;

в) «Международная научно-практическая конференция по общей теме: «Великая Отечественная война: сохранение и использование источников». г.Тирасполь, 19.05.2005. Доклад старшего научного сотрудника отдела научных фондов МУ «Тираспольского объединённого музея» А.М. Зенкина «Тема Великой Отечественной войны в нумизматической коллекции МУ «Тираспольский объединенный музей»

207. В целях унификации описания однородных фонодокументов применяются типовые заголовки. Примеры:

а) «Радиорепортаж о торжественных мероприятиях в честь 20-й годовщины Приднестровской Молдавской Республики, г.Тирасполь, площадь им. А.В.Суворова, 02.09.2010»;

б) «Радиорепортаж о военном параде в честь 65-ой годовщины Великой Победы, г.Тирасполь, площадь им. А.В.Суворова, 09.05.2010».

208. Заголовок фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название художественного произведения и его жанр; первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее в печати произведение; инициалы и фамилии авторов музыки, обработки, переложения, текста, перевода произведения.

При описании не полностью сохранившихся фонодокументов после заголовка указывается степень его полноты: отрывок (или фрагмент), без начала, без конца и так далее.

209. Аннотация фонодокумента представляет собой краткое изложение сведений о выступающих или исполнителях, а также о содержании выступлений, если оно не отражено в заголовке.

210. Аннотация фонодокумента включает инициалы, фамилии и звания исполнителей художественного произведения; тембр голоса исполнителя вокального произведения (бас, баритон, сопрано и другие); название музыкального инструмента, если произведение исполняется одним солистом или несколькими музыкантами; название музыкального коллектива, инициалы, фамилию и звание художественного руководителя и дирижера, а также инициалы, фамилию и звание солиста, если произведение исполняется хором, ансамблем или оркестром; название театра, в постановке которого произведение записано, перечень действующих лиц, инициалов, фамилий и званий исполнителей при описании произведений крупных форм (опер, оперетт, драматических спектаклей и так далее); названия частей при описании многочастных произведений; первую и последнюю строки, между которыми ставится многоточие, в круглых скобках и кавычках при описании отрывков литературных произведений.

Примеры:

а) «Воспоминания бывшего председателя Объединенного Совета трудовых коллективов ОСТК В.И.Емельянов. О забастовочном движении в Приднестровье: зарождение, развитие, укрепление»;

б) «Музыка А.Т.Гречанинова, слова Д.Ратгауза. «В полусне», романс. А.П.Огнивцев, (бас), М.В.Корольков (фортепьяно)»;

в) «Музыка и слова Б.Н.Парменова. «Приднестровье мое», сборник песен «Приднестровские барды. О Родине, о себе» Ю. Гуров (вокал).

211. В графе «Номер единицы хранения» описи фонодокументов граммофонной записи указывается арабскими цифрами сторона граммофонного оригинала, грампластинки согласно Приложению № 9.

В графе «Количество единиц хранения» описи сведения о количестве единиц хранения проставляются арабскими цифрами против описания каждой единицы хранения согласно Приложениям № 9, 10.

В графе «Грампластинки» описи фонодокументов граммофонной записи согласно Приложению № 9 количество граммофонных пластинок указывается только против описания нечетной (1, 3, 5 и так далее) стороны грампластинки.

Против описания четной (2, 4, 6 и так далее) стороны пишется слово «спарка» с указанием номера единицы хранения, соответствующего нечетной ее стороне.

 

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индексы, произ­водственные номера	Заголовки и аннотации документов			Количество единиц хранения
						Граммофонные оригиналы	Грампластинки
1	2	3	4	5	6	7	8
3	1	1 285	«Прощай радость» русская народная песня			2	1
4	2	2 285	«Соловьем залетным» русская народная песня			2	Спарка с № 34-1

 

212. Учет фонодокументов фотографической (оптической) и шоринофорной записи дополнительно проводится по метражу, а магнитной записи - по времени звучания.

При описании единицы хранения указывается продолжительность звучания (в секундах и минутах) каждого выступления и художественного произведения, входящего в ее состав. Эти учетные данные вносятся в графу «Метраж, время звучания» (согласно Приложению № 10).

213. В графе «Вид, размер, материал носителя записи» описи фонодокументов граммофонной записи (согласно Приложению № 9) указываются следующие данные:

а) вид граммофонного оригинала римскими цифрами (I, II);

б) размер диаметра граммофонного оригинала; металл, из которого изготовлен или которым покрыт граммофонный оригинал (медь, никель и так далее).

В графе «Скорость записи» описи фонодокументов магнитной записи указывается скорость движения магнитной ленты во время записи (воспроизведения): 76, 38, 19, 9,4 см/сек (согласно Приложению № 10).

В графе «Примечания» проставляются отметки об объединении, разъединении, выбытии единиц хранения (согласно Приложениям № 9, 10).

214. Описи, книги учета и описания кинофотофонодокументов могут усовершенствоваться в тех случаях, когда они не отвечают требованиям, изложенным в пунктах 201-206 настоящих Правил.

В задачи усовершенствования входят проверка правильности описания, систематизации единиц хранения, устранение обнаруженных в описи ошибок и неточностей, внесение дополнений в описательную статью описи и литературная правка текста описи.

Все исправления и дополнения, внесенные в описи кинофотофонодокументов, переносятся на этикетки кинофонодокументов и титуальные листы фотоальбомов.

215. Внутренние описи (режиссерские и операторские монтажные листы, монтажные листы кинодокументов, описи кино-, телесюжетов, внутренние описи фотоальбомов) создаются в процессе описания планов или монтажных кадров кинодокументов и позитивов, входящих в состав фотоальбома.

Описание кинодокументов в монтажных листах и описях кино-, телесюжетов проводится по позитиву. В случае расхождения в метраже между элементами комплекта кинодокумента описание также проводится по позитиву.

Проведение описания и расшифровка кинодокумента по негативу-оригиналу допускается в исключительных случаях.

216. Описанию кинодокументов предшествует их стартовка.

Стартовка - это нумерация каждого плана негатива изображения или заменяющей его копии внутри отдельной единицы хранения, закрепляющая порядок расположения планов в фильмах, спецвыпусках, киножурналах, отдельных кино-, телесюжетах и кинодокументах, не вошедших в фильм, спецвыпуск, киножурнал.

План (или монтажный кадр) - составная часть кинодокумента, представляющая собой непрерывно снятое изображение отдельного момента события или явления. В зависимости от величины видимого изображения планы могут быть общими, средними или крупными. Каждый план негатива при монтаже кинодокумента соединяется с другим планом при помощи склейки. В отдельных случаях планы разделяются между собой световой просечкой.

217. Стартовка кинодокументов проводится несмывающимися черными чернилами или специальной тушью арабскими цифрами по порядку расположения планов. Цифры ставятся в межкадровом пространстве после третьего кадра от начала плана. В тех случаях, когда в одной пробке хранятся несколько сюжетов небольшого метража, каждый сюжет стартует отдельно.

При поступлении кинодокументов в государственный архив проверяется правильность стартовки всех элементов комплекта. При обнаружении ошибок или неточностей старые номера зачеркиваются и кинодокумент стартуется вновь. Обнаруженным непростартованным планам присваивается номер предыдущего плана с прибавлением литерного обозначения «а», «б» и так далее.

218. Монтажный лист кинодокумента создается в государственном архиве в случае отсутствия режиссерского монтажного листа и включает в себя покадровое описание законченного произведения (фильма, спецвыпуска, киножурнала).

Монтажный лист кинодокумента составляется в соответствии с первоначальным монтажом всех элементов комплекта кинодокумента.

Монтажный лист кинодокумента состоит из следующих элементов: заглавных надписей, описательных статей и итоговой записи (согласно Приложению № 46).

В графе «Определение плана» дается определение плана кинодокумента (общий, средний, крупный).

219. Метраж плана устанавливается с помощью метромера или кадрированной линейки. При измерении плана метрометром его длину следует указывать с точностью до одной десятой кадра, а при измерении линейкой - с точностью до одного кадра (в одном метре кинопленки содержится 52,4 кадра).

В графе «Наличие надписей, специфических приемов киносъемки, виды междукадровых переходов» отмечаются сокращенно специфические приемы съемки, виды междукадровых переходов и наличие надписей: «панорама» - «ПНР», «с движения» - «СДВ», «в затемнение» - «ВЗТ», «из затемнения» - «ИЗТ», «диафрагма» - «ДФР», «надпись» - «НДП» и тому подобное.

В графе «Содержание изображения» приводятся полностью надписи, встречающиеся в кинодокументе. Описание лиц проводится в порядке их расположения в кадре слева направо сверху вниз.

В той же графе монтажного листа, составляемого на киножурнал, указывается название каждого сюжета, места съемки и фамилии кинооператоров, снимавших сюжет.

В графе «Текст фонограммы» приводится синхронно текст фонограммы против описания тех планов изображения, к которым относятся слова диктора.

В случае отсутствия отдельных планов в единицах хранения после описания последнего плана делается отметка «В позитиве отсутствуют планы №....».

В итоговой записи монтажного листа кинодокумента указывается общий метраж кинодокумента по каждому элементу комплекта в отдельности, должность и фамилия составителя монтажного листа, дата составления.

220. Опись кино-, телесюжета включает в себя покадровое описание отдельных кино-, телесюжетов и кинодокументов, не использованных в фильме, спецвыпуске, киножурнале.

Опись кино-, телесюжета оформляется аналогично монтажному листу киножурнала (согласно Приложению № 47).

К описям отдельных кино-, телесюжетов прилагается машинописный текст фонограммы (согласно Приложению № 48).

221. Внутренняя опись фотоальбома помещается в начале фотоальбома (согласно Приложению № 49). Листы внутренней описи фото альбома нумеруются отдельно, их количество обозначается в итоговой записи к фотоальбому после общего количества фотодокументов через знак «+».

222. В государственном архиве создаются следующие основные виды каталогов: систематический; предметный (именной, географический) и его разновидности (фильмовый, журнальный, авторский, исполнительский).

223. Комплекс работ по созданию каталогов кинофотофонодокументов, включающий составление схемы классификации, описание документов на карточках и ведение каталогов, называется каталогизацией кинофотофонодокументов.

224. Схема классификации закрепляет систему расположения карточек в каталоге кинофотофонодокументов.

Для закрепления схемы классификации в целом и каждого понятия в ней применяется система условных обозначений - индексов.

225. Описание кинофотофонодокументов на каталожной карточке проводится на основании сведений, содержащихся в описях кинофотофонодокументов. Отметки о проведении каталогизации делаются на заверительных листах описей.

226. Карточка систематического каталога кинодокументов (согласно Приложению № 50) составляется на каждый фильм, спецвыпуск, киножурнал, отдельный кино-, телесюжет.

В графе «Название кинодокумента» указывается полностью название фильма, спецвыпуска, киножурнала.

В графе «Содержание» дается краткое и конкретное описание содержания кинодокумента, отражающего определенное событие или отдельные моменты одного и того же события.

Карточка фильмового каталога составляется на каждый хранящийся в архиве фильм и спецвыпуск согласно Приложению № 51.

Карточка журнального каталога составляется на каждый номер киножурнала согласно Приложению № 51.

227. Карточка систематического каталога фотодокументов (согласно Приложению № 52) составляется на каждую единицу хранения, отдельный позитив, входящий в состав фотоальбома, и снабжается контрольным отпечатком.

При составлении карточек на фотодокументы, входящие в состав фотоочерка, следует, помимо карточек на каждый отдельный фотодокумент, составить карточку на фотоочерк в целом. В карточку вносится название фотоочерка, инициалы и фамилия автора и крайние архивные номера фотодокументов, составляющих фотоочерк.

Например, «Фотоочерк М.В. Альперта «Семья Коробовых», оп. 1,0, № 2864-2884».

228. Карточка систематического каталога фонодокументов (согласно Приложениям № 53, 54) составляется на группу единиц хранения, единицу хранения, отдельное выступление и художественное произведение, входящее в состав единицы хранения.

В графе «Индекс, производственный номер» в карточке, составленной на фонодокумент граммофонной записи, может быть указан вид граммофонного оригинала и сведения о наличии грампластинки.

Пример, «Д-7755, оригинал I, II, пластинка есть».

229. При описании фонодокументов, текст которых опубликован в печати, в карточку вносится отметка об опубликованности.

Пример, «Опубликован: Газета «Приднестровье»/ 2011. № 107 , 31.05.2011. - С. 2.

230. Карточки именного каталога и его разновидностей составляются по той же форме, что и карточки систематического каталога. Графа «Индекс» в карточках именных каталогов не заполняется, в графе «Рубрика» указывается полностью фамилия, имя, отчество лица.

В государственном архиве составляется перечень лиц, сведения о которых подлежат включению в именной каталог.

231. Под ведением каталога следует понимать комплекс работ, обеспечивающий функционирование каталога как информационно-поисковой системы, включающий подготовку карточного массива для индексирования (прием, объединение, редактирование, перепечатка карточек), индексирование, дублирование, систематизацию, расстановку карточек в каталоге, составление отсылочного аппарата к каталогу, оформление каталожных ящиков, разделителей, выверку полноты, ревизию, редактирование каталога и ведение учетных форм каталога.

Карточки объединяют, если обнаруживают их идентичность, при этом все необходимые недостающие сведения переносятся на одну карточку.

При редактировании карточек обращают внимание на стиль заголовков и аннотаций кинофотофонодокументов, уточняют полноту и правильность изложенной в них информации, унифицируют текст, исправляют допущенные неточности в датировании событий, наименовании рубрик и подрубрик.

232. Индексирование проводится путем анализа содержания каталожной карточки и отнесения ее к определенному структурному подразделению по Схеме классификации.

233. Дублирование осуществляется путем составления нескольких экземпляров карточек, тождественных оригиналу, для включения в различные разделы каталога. Дублирование проводится в тех случаях, когда кинофотофонодокумент отражает две или несколько тем, предусмотренных Схемой классификации.

234. При систематизации карточки с одинаковыми индексами группируются и расставляются в соответствии со Схемой классификации. Систематизация карточек внутри каждой группы проводится по рубрикам и подрубрикам, соответствующим конкретному содержанию кинофотофонодокументов, которое невозможно предусмотреть Схемой. Группировка карточек внутри подрубрик проводится по хронологическому, географическому и другим признакам.

235. Карточки в именном, авторском и исполнительском каталогах систематизируются в алфавитном порядке фамилий, имен, отчеств (инициалов). Карточки, содержащие сведения об одном лице, систематизируются по хронологическому, алфавитному и другим признакам или в логической последовательности.

Карточки в фильмовом и журнальном каталогах систематизируются в алфавитном порядке названий фильмов, спецвыпусков и киножурналов.

236. В целях эффективного использования кинофотофонодокументов расстановка карточек в каталогах должна осуществляться регулярно. Карточки размещаются в каталожных ящиках соответствующего размера. Ящики нумеруются в валовом порядке и снабжаются этикетками с указанием индексов и названий классификационных делений каталога. Внутри ящика классификационные деления фиксируются с помощью разделителей. Для делений каждого уровня (раздел, подраздел, рубрика, подрубрика и так далее) следует использовать разделители различной формы и цвета. На разделителе указывается индекс и название соответствующего классификационного деления.

237. Составление отсылочного аппарата к каталогу кинофотофонодокументов проводится для взаимосвязи систематического каталога с другими каталогами, имеющимися в государственном архиве. Отсылочный аппарат каталога кинофотофонодокументов состоит из отсылочных карточек и отметок на разделителях каталога. В отсылочных карточках и на разделителях каталога пишется «см. также» и указываются индексы и названия делений каталога, к которым дается отсылка.

С целью выявления выбывших кинофотофонодокументов проводится выверка полноты каталога путем сверки описей кинофотофонодокументов с карточками каталога. В процессе ревизии каталога проверяется правильность оформления надписей на ящиках и разделителях каталога, величина карточных массивов между разделителями и необходимость введения новых разделителей, наличие карточек, не расставленных в каталоге. При необходимости проводится редактирование, а также пересистематизация карточек в соответствующих подразделениях каталога.

Учет поступлений карточек в каталоги кинофотофонодокументов осуществляется постоянно по форме, утвержденной межведомственным органом управления и контроля в области архивного дела и документации.

238. В целях повышения эффективности поиска информации, содержащейся в каталогах кинофотофонодокументов, к ним составляются предметные указатели в карточной форме. Предметный указатель можно составлять к одному систематическому каталогу или к системе каталогов архива в целом.

В связи с небольшими затратами на создание указателей (по сравнению с каталогами) и реальными возможностями повышения эффективности поиска предметный каталог и его разновидности в системе научно-справочного аппарата государственного архива могут быть заменены соответствующими указателями к систематическому каталогу.

В карточку указателя вносятся сведения о предметах (географических названиях, лицах и так далее) со ссылкой на соответствующие классификационные деления каталога и с указанием номеров каталожных ящиков (согласно Приложению № 55). Карточки в предметном указателе располагаются в алфавитном порядке наименований предметов.

239. Тематический обзор кинофотофонодокументов включает систематизированные сведения о составе и содержании кинофотофонодокументов по определенной теме. Основной частью тематического обзора являются аннотации кинофотофонодокументов с указанием поисковых данных. Аннотации располагаются в соответствии со схемой построения обзора. Внутри самых мелких делений схемы аннотации располагаются в порядке значимости вопросов или документов, по хронологическому или географическому признакам.

К тематическому обзору составляется научно-справочный аппарат, который строится по следующей схеме: введение, в котором указывается цель составления обзора, объясняется порядок его построения, степень полноты выявления документов, дается характеристика кинофотофонодокументов по данной теме, находящихся в других государственных архивах; указатели, библиография и оглавление.

240. Путеводитель по кинофотофонодокументам государственного архива представляет собой архивный справочник, содержащий характеристики или краткие сведения о кинофотофонодокументах в систематизированном порядке и предназначенный для общего ознакомления с составом и содержанием документов государственного архива.

Основной частью путеводителя являются аннотации кинофотофонодокументов. Внутри аннотации сведения о кинофотофонодокументах располагаются в порядке их значимости, по хронологическому, географическому, алфавитному или другим признакам. Важнейшие события и факты, упоминаемые в аннотации, датируются.

Аннотации кинофотофонодокументов группируются по разделам и подразделам. Наиболее приемлемой является систематизация аннотаций в соответствии со схемой классификации систематического каталога кинофотофонодокументов государственного архива. Внутри самых мелких делений схемы аннотации кинофотофонодокументов располагаются по видам документов.

241. К путеводителю составляется научно-справочный аппарат: предисловие, указатели, приложения, оглавление. В предисловии к путеводителю обычно даются сведения об истории создания государственного архива, объеме, составе кинофотофонодокументов, научно-справочном аппарате к ним. Дается характеристика комплектования и возможностей использования документов архива, указываются задачи путеводителя, излагается его структура. К путеводителю составляется предметный, именной, географический и другие указатели. Указатели могут быть краткими (содержащими обозначение понятия со ссылочными данными) и развернутыми (содержащими, кроме обозначения понятия и ссылочных данных, пояснения). В качестве приложений к путеводителю могут быть даны списки фильмов, спецвыпусков, киножурналов, фотоальбомов, магнитофильмов, хранящихся в государственном архиве, опубликованы фотодокументы и отдельные кадры кинодокументов.

 

Глава 10. Организация использования кинофотофонодокументов

 

242. Использование кинофотофонодокументов организуется по инициативе государственного архива и по запросам учреждений как самостоятельно государственным архивом, так и совместно с другими учреждениями.

Учреждения, организации и предприятия при использовании кинофотофонодокументов архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики обязаны указывать на принадлежность этих документов определенному государственному архиву.

243. Кинофотофонодокументы архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики используются в народнохозяйственных, агитационно-пропагандистских, культурно-просветительных, научных и учебных целях.

244. Основные формы использования кинофотофонодокументов: подготовка информационных документов, организация фотовыставок, подготовка фотоподборок, фотоальбомов, публикация кинофотофонодокументов, подготовка теле- и радиопередач, проведение вечеров-встреч с общественностью, организация экскурсий в государственный архив, подготовка лекций и докладов, кинопрограмм, киносборников и программ прослушивания фонодокументов, предоставление документов исследователям в читальном зале (просмотровом зале, комнате прослушивания), исполнение тематических запросов, выдача документов во временное пользование.

245. Государственный архив осуществляет подготовку следующих информационных документов: информационных писем, тематических перечней, тематических справок.

Информационные документы готовятся по запросам учреждений или инициативе государственного архива и предназначаются для быстрого и целенаправленного информирования заинтересованных учреждений о кинофотофонодокументах государственного архива.

246. Информационное письмо представляет собой официальный документ, содержащий сведения о наличии и кратком содержании кинофотофонодокументов государственного архива, интересующих адресата, а также рекомендации по их использованию.

247. Тематический перечень кинофотофонодокументов представляет собой список названий кинодокументов, аннотаций фотодокументов и заголовков фонодокументов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных.

Тематический перечень может быть полным (если в его состав войдут все кинофотофонодокументы по данной теме) или выборочным (если включает документы, наиболее интересные по содержанию, лучшие в композиционном отношении, относящиеся к какому-либо одному периоду и тому подобное). В него могут быть включены рекомендации по использованию кинофотофонодокументов.

В графах приводятся следующие данные: архивные номера, название фильма, спецвыпуск киножурнала, кино-, телесюжета, дата выпуска, аннотация фотодокумента, дата и место съемки, заголовок фонодокумента, дата записи. Описательные статьи включенных в перечень документов располагаются по определенному принципу: по значимости документов, хронологическому, географическому и другим признакам. Выбор принципа определяется целевым назначением перечня.

248. Тематическая справка представляет собой сообщение о наличии в государственном архиве кинофотофонодокументов по определенной теме с указанием архивных номеров, а также общего количества единиц хранения по данной теме, крайних дат событий, освещенных в документах, времени записи и звучания для фонодокументов. Порядок изложения сведений, содержащихся в кинофотофонодокументах, определяется целевым назначением тематической справки. Тематическая справка может содержать рекомендации по использованию названных в них документов.

249. Учет информационных документов осуществляется с помощью картотеки. В карточке указывается тема, по которой проводилось выявление документов, степень полноты выявления (полное или частичное), наименование информационного документа, дата его составления, фамилия составителя, номер дела по номенклатуре, наименование и адрес учреждения, которому направляется информационный документ.

250. Фотовыставки, организуемые государственным архивом, бывают стационарными (предназначенными для продолжительного экспонирования в одном учреждении) и передвижными (предназначенными для экспонирования в различных учреждениях и на определенный срок).

251. Работа по подготовке и организации фотовыставок включает в себя следующие основные этапы:

а) выбор темы выставки осуществляется с учетом знаменательных дат, анализа текущих событий и фактов в стране и за рубежом, а также состава и содержания кинофотофонодокументов, хранящихся в государственном архиве. Фотовыставки могут быть подготовлены по специальному распоряжению вышестоящих органов, по просьбе учреждений, отмечающих свои юбилеи, и так далее.

При выборе темы выставки необходимо определить, возможно ли подготовить выставку силами государственного архива или следует привлечь другие учреждения; установить, какими документами по данной теме располагает государственный архив, и определить целесообразность использования документов других архивов, музеев и личных коллекций; установить связи с учреждениями, в которых предполагается открыть фотоэкспозицию, и выяснить, имеется ли для этой цели экспозиционный зал, стенды, определить их размер, формат, установить срок экспонирования, условия организации экспозиции документов государственного архива (на общественных началах или за определенную плату); договориться, кто явится оформителем выставки (архив или учреждение) и тому подобное;

б) составление рабочего плана. Организация работы по подготовке фотовыставки регламентируется рабочим планом, в котором указываются основные виды и этапы работы, сроки их выполнения и ответственные исполнители;

При подготовке выставок совместно с другими учреждениями государственный архив согласовывает с ними условия работы и распределение обязанностей;

в) изучение литературы по теме. Для правильной интерпретации событий и фактов, отображенных в документах, полного раскрытия темы выставки и ее целевого назначения необходимо изучение источников и литературы по теме;

г) составление тематического плана. Тематический план фотовыставки, составляемый на основании изучения литературы, подробно раскрывает ее тему и намечает структуру экспозиции (разделы и подразделы выставки, примерное количество документов, необходимых для каждого подраздела);

д) выявление документов по теме выставки. Выявление и отбор кинофотодокументов проводится по каталогам государственного архива. Кинодокументы просматриваются на монтажном столе. При отборе кинофотодокументов для выставки учитывается политическая, государственная значимость и научная ценность документов, их изобразительные и фотографические качества, композиционная выразительность. При этом следует отдавать предпочтение ранее не использованным кинофотодокументам. С отобранных фотодокументов и отдельных кадров кинодокументов изготавливаются контрольные отпечатки, необходимые для составления экспозиционного плана. Документы, отобранные для экспонирования, снабжаются аннотациями с указанием даты, места и автора съемки, наименования государственного архива. Контрольные отпечатки и аннотации размещаются в соответствии с тематическим планом на стенде или его макете для зрительного представления будущей экспозиции. После этого контрольные отпечатки нумеруются на каждом стенде в отдельности;

е) составление экспозиционного плана. Экспозиционный план выставки, закрепляющий проведенную систематизацию, представляет собой подробный перечень всех фотодокументов, аннотаций, фотокопий с текстовых документов, которые решено включить в состав выставки. Перечисление документов проводится в той последовательности, в какой они должны быть размещены на стендах;

ж) подготовку фотодокументов для экспонирования, монтаж и художественное оформление выставки. Одновременно с подготовкой экспозиционного плана устанавливается размер экспонируемых фотокопий в зависимости от характера выставки, ее объема, размера стендов, помещения, в котором предполагается ее экспонировать. Монтаж и художественное оформление выставки проводится на основании экспозиционного плана.

252. Фотоподборки готовятся государственным архивом к знаменательным историческим событиям и юбилейным датам в виде комплекта фотокопий с фотодокументов (а при необходимости - с кинодокументов) этого архива в соответствии с выбранной темой и установленным тиражом.

Подготовка фотоподборок осуществляется согласно требований, изложенных в пункте 251 настоящей Главы.

Фотоподборка должна быть небольшой по объему (30-40 фотодокументов) и доступной по стоимости. Каждый комплект фотоподборки сопровождается списком аннотаций. Тираж фотоподборки зависит от количества поступивших от учреждений запросов на приобретение фотоподборок, значимости темы, технических возможностей фотолаборатории государственного архива.

253. Фотоальбомы, предназначенные для использования в читальном зале государственного архива, для демонстрации во время экскурсий, лекций, вечеров-встреч и тому подобное, а также юбилейные альбомы, подготовленные по заказам учреждений, готовятся государственным архивом самостоятельно в одном или нескольких экземплярах. Подготовка тиражированных фотоальбомов к важным юбилейным датам осуществляется государственным архивом на договорных началах совместно с издательствами, фотокомбинатами и другими учреждениями в соответствии с требованиями, изложенными в пункте 251 настоящей Главы.

254. Публикация фотодокументов, а также отдельных кинокадров осуществляется в периодической печати, в непериодических изданиях (научных, научно-популярных, учебных, справочных и других).

Публикуемые фотодокументы или отдельные кинокадры снабжаются аннотациями с указанием даты, места и автора съемки, наименования государственного архива.

Публикация фонодокументов может осуществляться в виде звуковых сборников, фонохрестоматий. Фонодокументы (или отдельные фрагменты фонодокументов) могут издаваться в качестве приложения к печатному изданию, иллюстративно-звукового журнала.

255. Теле- и радиопередачи готовятся государственным архивом совместно с теле- и радиостудиями по инициативе учреждений или государственного архива.

Работа по подготовке теле- и радиопередач включает в себя следующие основные этапы: выбор темы передачи, изучение источников и литературы по теме, выявление, изучение кино-, фото-, фонодокументов и их предварительный отбор, подготовку творческой заявки, выявление и отбор документов из фондов других архивов, музеев, отбор выявленных документов для копирования, подготовку сценарного плана и текста режиссерского сценария передачи, монтаж кинофотофонодокументов.

256. Государственный архив предварительно согласовывает с соответствующей редакцией студии тему и авторов передачи, обязанности архива и студии, продолжительность передачи, срок ее подготовки и тому подобное. После выбора темы передачи и установления контактов с определенной редакцией теле- или радиостудии государственный архив проводит выявление, изучение и предварительный отбор необходимых для раскрытия выбранной темы кино-, фото-, фонодокументов и готовит творческую заявку, направляемую на студию. В ней определяется цель передачи, раскрывается ее содержание, и называются кинофотофонодокументы, отобранные для использования при подготовке передачи. Отбор необходимых для передачи кинофотофонодокументов, письменных документов из фондов других государственных архивов и музеев проводится на основании изучения научно-справочного аппарата, источников и литературы по теме. При подготовке сценарного плана используются монтажные листы, описи кино-, телесюжетов, аннотации фотодокументов, тексты фонодокументов и т. п. На основании сценарного плана готовится режиссерский сценарий, в соответствии с которым проводится монтаж копий документов. Подготовленная теле- и радиопередача предварительно просматривается и прослушивается на студии с целью окончательной корректировки дикторского текста и изобразительного ряда передачи. Время звучания фонодокумента, включенного в передачу, указывается в машинописном тексте документа. Работа по подготовке теле- и радиопередач регистрируется в журнале (картотеке) учета, в котором указывается номер по порядку, название передачи, количество использованных кинофотофонодокументов (в единицах хранения и часах звучания), название теле- или радиостудии, дата проведения передачи, фамилии авторов передачи.

257. Для ознакомления общественности с составом и содержанием кинофотофонодокументов государственный архив проводит вечера-встречи. Работа по подготовке вечера-встречи начинается с определения тематики, состава аудитории, времени и места его проведения. Затем составляется программа вечера-встречи, которая определяет тематику выступлений и состав кинофотофонодокументов, предназначенных для демонстрации и прослушивания, фамилии ведущих, выступающих и лиц, ответственных за подготовку просмотровой кинопрограммы, программы звукового оформления вечера-встречи, фотовыставки, продолжительность вечера-встречи и порядок его проведения. Документы по организации вечеров-встреч (запрос учреждения на проведение вечера-встречи, программа, тексты выступлений, перечень кинофотофонодокументов, предназначенных для демонстрации, пригласительный билет и другое) включаются в дело.

258. Экскурсии для коллективов учреждений организуются государственным архивом по предварительной договоренности с руководством учреждения и официального письма на имя директора архива. Экскурсия готовится на основании плана, в котором указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок проведения, ответственные за подготовку. При этом определяется целесообразность составления просмотровой кинопрограммы, программы прослушивания фонодокументов, организации фотовыставки и подготовки фотоальбома, устанавливается день и время проведения экскурсии.

259. Лекции и доклады с использованием кинофотофонодокументов готовятся как по инициативе государственного архива, так и по запросам учреждений и проводятся непосредственно в архиве и в других учреждениях. В зависимости от темы лекции, доклада кинофотофонодокументы могут служить иллюстрацией к текстовой части или составлять основное содержание лекции, доклада. Кинодокументы используются в лекциях, докладах путем показа на экране просмотровых кинопрограмм и соответствующих теме фильмов, фотодокументы - путем демонстрации хранящихся в государственном архиве и изготовленных специально для демонстрации диапозитивов (слайдов), организации фотовыставок или фотостенда, фонодокументы - путем их прослушивания. Помимо эпизодических лекций и докладов государственный архив может организовывать тематические циклы вечеров с демонстрацией кинофотодокументов и прослушиванием фонодокументов.

260. Кинопрограммы и киносборники готовятся государственным архивом в целях ретроспективного показа кинодокументов. Кинопрограмма предназначается для одноразового показа или неоднократной демонстрации на экране во время мероприятий, проводимых государственным архивом.

Кинопрограмма составляется из позитивных копий при наличии в государственном архиве полного комплекта фильма, спецвыпуска или киножурнала. В программу могут быть включены отдельные части фильмов, сюжеты киножурналов и отдельные киносюжеты. При составлении кинопрограмм запрещается изменять порядок монтажа фильма, спецвыпуска или журнала, проводить вырезки отдельных планов, монтировать другие сюжеты и тому подобное. Тематика кинопрограммы, состав и содержание кинодокументов, которые предполагается в нее включить, определяются темой лекционного выступления, вечера-встречи и других мероприятий государственного архива.

261. Киносборники предназначаются для использования государственным архивом при проведении различных мероприятий и выдаются учреждениям во временное пользование. Киносборники монтируются из копий позитивных фрагментов фильмов, спецвыпусков, киножурналов, отдельных киносюжетов. Выбор темы киносборника осуществляется аналогично выбору темы фотовыставки, фотоподборки, телевизионных и радиопередач и тому подобное. Одновременно с выбором темы устанавливается объем киносборника и сроки его подготовки. На основании изучения источников и литературы по теме проводится выявление кинодокументов по каталогам государственного архива и монтажным листам. Окончательный отбор кинодокументов проводится во время их просмотра на экране или звукомонтажном столе. Копии кинодокументов, полученные из лаборатории, просматриваются на экране с целью составления сценарного плана, на основании которого осуществляется монтаж киносборника. Подготовленные киносборники просматриваются на экране и обсуждаются членами методической комиссии (совещания) и дирекции государственного архива. Учет киносборников ведется по книге учета киносборников.

262. Программы прослушивания фонодокументов готовятся государственным архивом для использования в архиве и в других учреждениях по тематическому плану, в соответствии с которым проводится выявление фонодокументов, их отбор, систематизация и расположение в пределах программы. При подготовке программы используются копии фрагментов фонодокументов. Прослушивание проводится сотрудником государственного архива, ответственным за программу, и сопровождается вступительным словом и комментариями.

263. Работа исследователей с кинофотофонодокументами осуществляется в читальном зале, просмотровом зале (для кинодокументов), комнате прослушивания (для фонодокументов) государственного архива. Порядок работы исследователей с кинофотофонодокументами и научно-справочным аппаратом архива определяется правилами работы исследователей в архиве, разрабатываемыми государственным архивом, и «Основными правилами работы государственных архивов».

264. К работе с кинофотофонодокументами допускаются исследователи, имеющие письмо-отношение от направившего их учреждения, в котором указывается тема, хронологические рамки исследования и конечная цель использования кино-, фото- или фонодокументов государственного архива. При изменении темы работы в архив представляется новое письмо.

Исследователи зарубежных стран допускаются к работе с кинофотофонодокументами в установленном межведомственным органом управления и контроля в области архивного дела и документации порядке.

Разрешение на пользование кинофотофонодокументами дается директором государственного архива на срок, определяемый темой работы, но не превышающий одного года.

265. В государственном архиве осуществляется раздельный учет использования определенных видов кинофотофонодокументов. На каждый вид документов заводится дело, в которое включаются следующие документы: отношение от направившего исследователя учреждения, требование на выдачу документов для работы, список архивных номеров кинофотофонодокументов, отобранных для копирования. Документы размещаются в хронологическом порядке. Каждое дело снабжается указателем фамилий исследователей.

266. В обязанности сотрудника государственного архива, отвечающего за работу с исследователями, входит оформление документов на право работы в архиве и организация учета этой работы; консультирование исследователей о составе и содержании документов и научно-справочного аппарата архива, правилах пользования кинофотофонодокументами; организация просмотра и прослушивания кинофотофонодокументов; оформление заказа на изготовление копий кинофотофонодокументов.

267. Выявление кинофотофонодокументов проводится исследователем с помощью научно-справочного аппарата государственного архива: каталогов и всех имеющихся к ним указателей, монтажных листов, описей киносюжетов (телесюжетов), внутренних описей фотоальбомов, путеводителей, тематических обзоров, перечней.

Негативы кинофотодокументов и оригиналы фонодокументов в читальный зал не выдаются.

Отбор кинодокументов проводится исследователями путем просмотра позитивных копий на звукомонтажном или монтажном столе, в необходимых случаях - на экране просмотрового кинозала государственного архива. С помощью временных бумажных закладок исследователь отмечает на позитиве те планы, которые подлежат копированию. Для изготовления позитивной копии сотрудник читального зала переносит эти отметки (делает перезакладку) на контратип (дубль-негатив) кинодокумента; для изготовлений контратипа закладки переносятся на промежуточный позитив.

Отбор фотодокументов проводится путем просмотра исследователями контрольных фотоотпечатков на карточках каталогов государственного архива.

Отбор фонодокументов проводится путем прослушивания исследователями копий фонодокументов (временем звучания не более трех часов в день). Имеющийся в государственном архиве текст фонодокумента выдается исследователям для ознакомления.

268. Заказы на изготовление копий кинофотофонодокументов (или отдельных фрагментов кинофонодокументов) оформляются исследователями при наличии письма, содержащего гарантию оплаты заказа (номер расчетного счета учреждения, подписи руководителя и главного бухгалтера учреждения-заказчика). Для изготовления копий кинофотофонодокументов исследователь заполняет бланк заказа (согласно Приложению № 29). Изготовленные копии кинофотофонодокументов проверяются сотрудником, отвечающим за работу с исследователями или специально выделенным сотрудником, осуществляющим контроль за содержанием выдаваемых из государственного архива копий.

269. Исполнение тематических запросов на кинофотофонодокументы проводится государственным архивом в установленном порядке. Запрос поступает к сотруднику архива, который выявляет имеющиеся в архиве кинофотофонодокументы по теме запроса, заполняет бланк заказа на изготовление необходимых копий и осуществляет описание копий, выданных заказчику. Изготовление копий кинофотофонодокументов и их пересылка по почте осуществляется государственным архивом за определенную плату. За правильность использования копий кинофотофонодокументов несут ответственность руководители учреждений, получившие копии документов государственного архива, а также исследователи, работавшие в архиве. Учет работы исследователей и исполнения тематических запросов ведется по книге учета работы исследователей с кинофотофонодокументами согласно Приложению № 56 и книге учета исполнения тематических запросов на кинофотофонодокументы согласно Приложению № 57.

270. Государственный архив осуществляет выдачу кинофотофонодокументов во временное пользование с разрешения руководства архивного учреждения:

а) для осуществления копирования вне государственного архива (при отсутствии в архиве собственной лаборатории и для изготовления цветных копий);

б) отдельным учреждениям для просмотров по специальному разрешению вышестоящих архивных органов.

271. Для копирования черно-белых кинодокументов выдаются промежуточные позитивные копии и контратипы (дубль-негативы). Для копирования цветных кинодокументов выдаются цветные негативы в установленном комплекте. Фотодокументы выдаются во временное пользование для осуществления копирования вне государственного архива только при отсутствии в лаборатории архива необходимых технических средств.

272. Фонодокументы выдаются во временное пользование:

а) для снятия копий с фонограмм фотографической (оптической) и механической записи на кинопленке (при отсутствии в архиве своей кинолаборатории);

б) для снятия копий с оригиналов граммофонной записи (при перезаписи грампластинок).

Кинофотофонодокументы выдаются во временное пользование на основании официального запроса учреждения, в котором указывается название кинодокумента, аннотация фотодокумента, заголовок фонодокумента и дается гарантия своевременного их возвращения и обеспечения сохранности. Выдача кинофотофонодокументов во временное пользование проводится на срок до одного месяца по доверенности учреждения, скрепленной печатью, и оформляется актом (согласно Приложению № 58), составляемым в двух экземплярах (один экземпляр после подписания представителями обеих сторон остается в государственном архиве, другой - вручается вместе с документами получателю).

Учет выдачи кинофотофонодокументов во временное пользование осуществляется по книге учета выдачи кинофотофонодокументов во временное пользование согласно Приложению № 59. Регистрационный номер документа по книге учета выдачи присваивается акту.

 

Приложения