BAA
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО УЧЕТУ И ХРАНЕНИЮ
МУЗЕЙНЫХ ЦЕННОСТЕЙ В МУЗЕЯХ
ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПРИКАЗ
МИНИСТЕРСТВО ПРОСВЕЩЕНИЯ
ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
16 апреля 2002 г.
N 238
(САЗ 02-27)
Зарегистрирован Министерством юстиции
Приднестровской Молдавской Республики 2 июля 2002 г.
Регистрационный N 1585
В соответствии со статьей 16, 17 Закона Приднестровской Молдавской Республики "О музейном фонде и музеях", приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по учету и хранению музейных ценностей в музеях Приднестровской Молдавской Республики (Приложение).
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на зам.министра Криминского А.И.
3. Настоящий приказ вступает в силу со дня официального опубликования.
Е. БОМЕШКО
МИНИСТР
г. Тирасполь
16 апреля 2002 г.
N 238
Приложение
к приказу Министра просвещения
Приднестровской Молдавской Республики
от 16 апреля 2002 г. N 238
ИНСТРУКЦИЯ
по учету и хранению музейных ценностей
в музеях Приднестровской Молдавской Республики
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ:
1. Фонды музеев Приднестровской Молдавской Республики подлежат строгому государственному учету, который обеспечивает их охрану, создает условия для изучения и рационального использования.
Для негосударственных музеев данная Инструкция выполняет функцию примерного.
2. Государственный учет музейных фондов представляет собой их определение и инвентаризацию (регистрацию), которая предусматривает два этапа:
а) первый - актирование и регистрация музейных предметов в книгах поступлений с целью юридического закрепления их за музеем;
б) второй - регистрация музейных предметов основного фонда в инвентарных книгах с целью юридического закрепления их за определенной коллекцией.
3. Хранение и использование в музеях предметов музейного значения, не оформленных документами, категорически запрещается.
4. Основными юридическими документами государственного учета музейных фондов являются: акты приема и акты выдачи, главные инвентарные книги - ГИК (Книги поступлений), Инвентарные книги - ИК.
5. Акты приема и выдачи, Главные инвентарные книги. Инвентарные книги должны заполняться четко, разборчиво, без помарок, подчисток.
6. Главные инвентарные книги, Инвентарные книги до их заполнения должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны директором и главным хранителем и скреплены печатью музея.
7. Заверительные записи в Главных инвентарных книгах и Инвеyтарных книгах утверждаются и скрепляются печатью директора музея.
8. Исправления записей в учетных документах допускается лишь в крайних случаях. Все существенные исправления (атрибуция, сохранность, размеры, вес и т.п.) вносятся в учетные документы музея на основании "Акта на внесение исправлений в учетные документы", который подписывается заведующим соответствующего отдела фондов и главным хранителем. Акт утверждается директором и скрепляется печатью музея.
9. Исправления производятся красными чернилами. Старые записи, зачеркнутые одной чертой, и новые должны четко читаться. Исправления в Главную инвентарную книгу вносятся главным хранителем и скрепляются печатью музея.
II. ПОРЯДОК ПРИЕМА И ИНВЕНТАРИЗАЦИИ (РЕГИСТРАЦИИ)
ПРЕДМЕТОВ, ПОСТУПИВШИХ В МУЗЕЙ В ПОСТОЯННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ.
1. Первый этап инвентаризации.
Предметы, поступившие в музей в постоянное пользование, подлежат обязательному рассмотрению на фондово-закупочной комиссии музея (ФЗК). В музее должно быть выделено специальное помещение или место для хранения новых поступлений и лицо, ответственное за их хранение.
Оформление приема предметов производится немедленно по их поступлении по соответствующим актам, которые являются первичными юридическими документами государственного учета музейных фондов. Хранение в музеях предметов музейного значения, не оформленных актами приема категорически запрещается.
В актах приема предметов в постоянное пользование указывается место составления, год, месяц, от кого, для какой цели принят предмет. При этом предметы перечисляются один за другим по наименованию, указываются сведения о предмете:
размер, материал техника, сохранность, монтировка (в раме, под стеклом и др.), прежний номер, если предмет поступил из другого музея, цена (при закупке, а для археологических и других экспедиционных материалов - полевую или коллекционную опись или попредметный список.
Полевая опись должна быть подписана лицом, составившим опись, заверена подписью начальника экспедиции, пронумерована постранично, иметь итоговую запись и скреплена печатью музея. К полевой описи, кроме того, прилагается список уникальных находок.
Порядок приема, хранения и выдачи оружия производится в соответствии с законом Приднестровской Молдавской Республики "Об оружии", по разрешению вышестоящих организаций, а также органов милиции в установленном порядке.
ФЗК рассматривает предметы при наличии следующей сопроводительной документации:
1. Акты приема предметов на хранение.
2. Полевая опись (на археологические, этнографические, геологические и др.материалы), в которой уникальные предметы перечислены индивидуально.
3. Экспедиционные дневники, легенды и другие сведения о предметах.
4. Фотографии уникальных предметов (общий вид и отдельные детали).
5. Акт экспертизы (при необходимости).
На предметы, поступившие в музей в постоянное пользование, специалистами музея, представившими предметы на ФЗК, составляется инвентарная карточка.
Решение ФЗК о приеме предметов в постоянное пользование оформляется протоколом.
В случае приобретения предметов составляется Договор о купле-продаже. К договору прилагается следующая документация: - выписка из протокола ФЗК; - заявление-предложение владельца; - копия финансового документа об оплате указанной суммы владельцу;
Акты приема предметов в постоянное пользование при закупке составляются в 3-х экземплярах: первый и третий экземпляры остаются в отделе научных фондов, второй - передается владельцу предмета.
В бухгалтерию передается выписка из протоколов ФЗК.
При дарении, передаче, эквивалентном обмене и др. акты приема в постоянное пользование оформляются в трех экземплярах: первый экземпляр - остается у главного хранителя (зав.фондами), второй - передается хранителю коллекции, если отдельные коллекции передаются на ответственное хранение сотрудникам отдела научных фондов),
Акты приема в постоянное пользование подписываются лицами, сдавшими и принявшими предметы (подписи расшифровываются), утверждаются директором, а в его отсутствие лицом, его заменяющим, и скрепляются печатью музея.
Без правильного оформления акты к исполнению не принимаются. Все акты подлежат регистрации в соответствующей книге регистрации актов, которая до ее заполнения должна быть пронумерована, прошнурована, заверена главным хранителем и директором музея и скреплена печатью музея. Книги регистрации актов хранятся постоянно в отделе научных фондов.
Акты приема предметов в постоянное пользование нумеруются и подписываются в порядке восходящих номеров. Нумерация актов должна ежегодно нчинаться с первого номера.
ПРИМЕЧАНИЕ: для музеев с небольшим собранием допускается валовая нумерация актов.
В конце года акты нумеруются постранично,брошюруются, к ним делается заверительная запись, которая подписывается главным хранителем, утверждается директором и скрепляется печатью музея.
Все акты хранятся постоянно в отделе научных фондов.
После оформления акта приема предметов в постоянное пользование, производится их инвентаризация (регистрация) в Главных инвентарных книгах (Книги поступлений) основного или вспомогательного фондов в срок до 1 месяца. В Главной инвентарной книге принятые в музей предметы регистрируются под определенным порядковым номером. В ней дается краткое описание предмета с характерными отличительными особенностями, достаточными для их идентификации, указываются также: количество предметов, материал и техника, размеры, вес (для драгоценных металлов и камней), сохранность, стоимость (при закупке), номер научного инвентаря.
Порядковый номер по Главной инвентарной книге является номером самого предмета и проставляется одновременно в акте приема предметов в постоянное пользование и на самом предмете вместе с шифром музея. Например: ТГОМ КП 10485.
ПРИМЕЧАНИЯ:
а) в связи с необходимостью предварительной систематизации и камеральной обработки экспедиционных сборов археологических, этнографических, геологических и др.коллекций, а также неразобранных архивов мемориального характера, сроки их записи в Главную инвентарную книгу определяются фондово-закупочной комиссией музея с учетом сложности и объема работ;
б) поступившему археологическому, геологическому, этнографическому комплексу материалов или неразобранному архиву после систематизации, разделения на основной и вспомогательный фонд и составления коллекционных описей основного и вспомогательного фонда дается единый номер по ГИК. Количество предметов фиксируется дробными порядковыми номерами. Например: 9569/1-85;
в) при одновременном поступлении большого количества однородных предметов (нумизматические, графические коллекции, фотоматериалы и др.) делается групповая запись с присвоением коллекции единого номера с соответствующими количеству предметов дробными номерами. Например: КП 250/1-26 Павлов И.Н. коллекция линогравюр на тему "Приднестровье сегодня"; Групповая запись в ГИК производится только при наличии попредметной описи состава данной коллекции, на которую в ГИК делается ссылка.
г) при одновременном поступлении от 3 до 5 идентичных предметов им присваивается один инвентарный номер по Книге поступлений с указанием количества предметов. Шифр на самом предмете проставляется следующим образом: ТГОМ КП-50-1, ТГОМ КП-2 и т.д.
2. ПЕРЕДАЧА МУЗЕЙНЫХ ПРЕДМЕТОВ
НА ОТВЕТСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
После регистрации в Главной инвентарной книге предметы передаются на ответственное хранение хранителям коллекций по соответствующим актам приема на ответственное хранение. Основанием для оформления акта приема на ответственное хранение является акт приема предметов в постояннное пользование. Акты приема предметов на ответственное хранение составляются в 2-х экземплярах: первый экземпляр - вручается главному хранителю или зав.фондами; второй - хранителю коллекции.
Акты приема предметов на ответственное хранение подписываются лицами, сдавшими и принявшими предмет, заверяются подписью директора музея.
Акты приема предметов на ответственное хранение нумеруются подряд, без разделения по годам, подшиваются в отдельные папки и регистрируются в книге регистрации актов передачи на ответственное хранение.
При изменении состава коллекции (хранительских групп), передача музейных предметов от одного хранителя другому производится по решению ФЗК и также оформляется актами передачи на ответственное хранение.
3. ВТОРОЙ ЭТАП ИНВЕНТАРИЗАЦИИ.
Порядок регистрации музейных предметов основного фонда
в Инвентарных книгах. В фондохранилище предметы основного фонда регистрируются в Инвентарных книгах в соответствии с разработанной музеем схемой классификации и систематизации фондов, утвержденной фондово-закупочной комиссией музея.
Систематизация музейных предметов представляет собой разделение по их наиболее существенным признакам (типам, видам, группам).
Каждой группе предметов по решению ФЗК присваивается определенный шифр, который является шифром соответствующей Инвентарной книги. Например, книга для записи живописи может иметь шифр "Ж", графики "Г", скульптуры "С", дерева "Д", археологических коллекций "А", фотографий "Ф" и т.д.
В больших музейных собраниях, где предметы разделяются по отделам, каждой группе предметов, кроме этих шифров, присваивается еще и шифр отдела (цифровой или буквенный). Например, картина из отдела русского искусства может иметь шифр "ОРИ/Ж".
В художественных собраниях музеев необходимо вести отдельную инвентарную книгу для регистрации художественных рам, в которой кроме обычных сведений (размер, материалы и др.) дается описание профиля рамы, а также указывается инвентарный номер картины, к которой рама прикреплена.
Регистрация музейных предметов в Инвентарных книгах производится научным сотрудником - хранителем коллекции в сроки, определяемые ФЗК.
Регистрация музейного предмета в Инвентарной книге в дополнение к описанию данного предмета в Книге поступлений должна включать максимально полную, детальную фиксацию всех его отличительных особенностей и признаков.
Порядковый номер, под которым музейный предмет занесен в Инвентарную книгу, является одновременно его инвентарным номером и проставляется на самом предмете, а также в соответствующей графе Главной инвентарной книги (Книги поступлений), чем достигается взаимосвязь между главной инвентарной книгой и Инвентарной книгой.
ПРИМЕЧАНИЕ:
а) предметы, состоящие из нескольких съемных частей, заносятся в Инвентарную книгу под одним номером, а каждая составная часть нумеруется отдельной литерой. Например, кубок с крышкой имеет инвентарный номер Ф 1230, кубок Ф- 1230 /1, крышка -Ф-1230/2;
б) в комплектах предметов (например, сервизы, гарнитуры мебели и т.д.), каждый отдельный предмет инвентаризуется под отдельным номером, а принадлежность его к комплекту оговаривается в графе "описание";
в) сброшюрованные альбомы рисунков, фотографий и пр.записываются под одним номером, а каждый лист с рисунком получает дробный номер, причем, указывается количество листов с зарисовками или количество фотографий, количество пустых и отсутствующих листов или гнезд для фотографий. Если в альбоме есть несброшюрованные листы, они получают отдельные инвентарные номера.
В несброшюрованных альбомах инвентаризации подлежит каждый лист в отдельности.
III. ПОРЯДОК ПРИЕМА ПРЕДМЕТОВ НА ВРЕМЕННОЕ ХРАНЕНИЕ.
Предметы, поступившие в музей на временное хранение (для проведения экспертизы, на выставки, для научного изучения и др.) оформляются актами приема на временное хранение, имеющими шифр ВХ, ВР.
Акты приема на временное хранение составляются на основании письма-согласия владельца, в котором указываются сроки и условия использования музеем передаваемых на временное хранение предметов.
В актах обозначается от кого, по чьему распоряжению, для какой цели и на какой срок переданы экспонаты, предметы перечисляются один за другим по наименованию, указывается размер, материал, техника, отмечается сохранность предмета, монтировка (в раме под стеклом), шифр и инвентарные номера передающего музея.
В актах указывается номер временного хранения, присвоенный предмету принимающим музеем. После подписания и утверждения директором, акты скрепляются печатью музея.
Без правильного оформления акты к исполнению не принимаются.
Акты приема на временное хранение составляются в 3-х экземплярах, два из них остаются в музее у главного хранителя (зав.фондами), третий -передается владельцу предмета (музею, организации).
Порядковый номер акта приема на временное хранение с дробями присваивается поступившим предметам.
Акты приема на временное хранение регистрируются в соответствующей книге регистрации актов, которая одновременно является инвентарной книгой временных поступлений.
В конце года акты и приложения к ним нумеруются постранично в порядке восходящих номеров, шнуруются, опечатываются печатью и остаются на хранение в музее.
Возврат предметов, поступивших в музей на временное хранение, осуществляется на основании акта приема на временное хранение.
IV. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ПРЕДМЕТОВ В ПОСТОЯННОЕ
И ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
1. Выдача предметов в постоянное пользование в пределах
Приднестровской Молдавской Республике.
Выдача музейных предметов основного фонда в постоянное пользование другим музеям, учреждениям и частным лицам (прежним владельцам) в пределах Приднестровской Молдавской Республики производится только по приказу республиканского исполнительного органа государственной власти, в ведении которого находятся вопросы музейного дела.
Вопрос о выдаче (передаче) предметов, как и все другие вопросы, связанные с изменениями в составе основного фонда, рссматриваются фондово-закупочной комиссией музея на основании письменного запроса из другого музея или учреждения, а также зявления частного лица (прежнего владельца).
Решение фондово-закупочной комиссии о выдаче (передаче) музейных предметов в постоянное пользование, оформляется соответствующим протоколом, в котором содержится аргументированное обоснование причин выдачи. К протоколу прилагается список передаваемых предметов с указанием кратких каталожных данных (наименование, автор, время и место создания, техника, материал, размеры) и учетных обозначений.
Указанные документы представляются на рассмотрение в республиканский исполнительный орган государственной власти, в ведении которого находятся вопросы музейного дела.
Музеи республиканского подчинения представляют документы на выдачу (передачу) музейных предметов в постоянное пользование другим музеям (другим учреждениям) и частным лицам непосредственно в республиканский исполнительный орган государственной власти, в ведении которого находятся вопросы музейного дела.
На основании приказа республиканского исполнительного органа государственной власти, в ведении которого находятся вопросы музейного дела, о выдаче предмета в постоянное пользование другому музею, учреждению, частному лицу, составляется акт выдачи предметов в постоянное пользование.
2. Выдача предметов во временное пользование в пределах
Приднестровской Молдавской Республики. Выдача предметов во временное пользование на выставки.
Выдача предметов основного фонда во временное пользование другим музеям, организациям, обществам и другим учреждениям в пределах Приднестровской Молдавской Республики производятся по разрешению директора музея в соответствии с решением ФЗК.
Между сторонами, выдающими и принимающими экспонаты, заключается соответствующий Договор (Соглашение).
Договор составляется на основании письменных гарантий сохранности и своевременного возврата экспонатов (гарантийного письма) от принимающей стороны и должен включать следующие основные условия:
- точное указание сроков проведения выставки;
- список выдаваемых предметов с указанием учетных данных;
- условия по временному хранению выданных предметов, их распаковки, упаковки, монтажу и демонтажу;
- передачу по актам, фиксирующим состояние сохранности в момент их выдачи и возвращения;
- обеспечение сохранности экспоната во время транспортировки и экспонирования;
- условия по проведению реставрационных работ в случае нанесения возможного ущерба;
- распределение финансовых расходов и доходов;
- издание каталогов;
- коммерческое использование экспонатов.
После подписания договора обеими сторонами составляется акт выдачи экспонатов во временное пользование в котором перечисляются выдаваемые предметы или прилагается их список с указанием всех необходимых данных и описанием сохранности.
Акт подписывается хранителем коллекции, главным хранителем, утверждается директором и скрепляется печатью музея.
Лицо, принимающее предметы, должно иметь доверенность. Продление срока экспонирования музейных предметов осуществляется директором музея по согласованию с главным хранителем и хранителем коллекции (на срок не более 1 года).
В случае выдачи предметов на более длительные сроки экспонирования, оговоренные в соглашении, принимающая сторона обязана ежегодно подтверждать наличие принятых на временное хранение предметов, состояние их сохранности и аргументировать необходимость продления сроков экспонирования указанных предметов.
Отдел фондов осуществляет контроль за своевременным возвратом предметов, выданных на выставки, и в конце текущего года составляет отчет об их движении.
Возврат предметов в музей, являющийся местом их постоянного хранения, осуществляется на основании договора (соглашения) и акта выдачи экспонатов во временное пользование.
В случае возникновения разногласий по состоянию сохранности возвращаемых предметов составляется дефектный акт.
Выдача музейных предметов на реставрацию
Выдача музейных предметов на реставрацию в специализированные реставрационные мастерские производится на основании решения Реставрационного Совета, а в случае его отсутствия на основании решения ФЗК и научно-методического Совета музея с составлением протокола с реставрационным заданием.
Выдача оформляется соответствующим актом, к которому прилагается список предметов с описанием их сохранности на момент осмотра, предварительное реставрационное задание, фотографии и т.д.
Между музеем и реставрационным центром (учреждением реставрации) заключается Договор об условиях и сроках реставрации.
После произведенной реставрации и возвращении предметов в музей также оставляется акт возврата.
Внутримузейные передачи.
Внутримузейные передачи из одного музея в другой, функционирующие на правах филиала или входящие в состав музейного объединения, (при создании экспозиции, выставок, фотофиксации и др.) осуществляется по разрешению главного хранителя и оформляются актами внутримузейных передач.
В целях оперативного контроля за перемещением экспонатов допускается регистрация выданных предметов в журналах регистрации внутримузейных передач, форма которого предусматривается во внутримузейной инструкции.
После завершения работы по оформлению экспозиций и выставок составляются охранные описи (топографические описи), которые подписываются ответственным хранителем экспозиции, главным хранителем.
Охранные описи составляются в 3-х экземплярах: для главного хранителя, для хранителя экспозиции, для смотрителя.
Порядок оформления внутримузейных передач фиксируется во внутримузейной инструкции.
3. ВЫДАЧА МУЗЕЙНЫХ ПРЕДМЕТОВ ВО ВРЕМЕННОЕ
ПОЛЬЗОВАНИЕ ЗАРУБЕЖНЫМ МУЗЕЯМ.
Выдача музейных предметов во временное пользование зарубежным музеям производится по разрешению республиканского исполнительного органа государственной власти, в ведении которого находятся вопросы музейного дела.
Разрешение оформляется (выдается) на основании соглашения, заключенного между музеями Приднестровской Молдавской Республики и зарубежными музеями, в котором кроме условий, изложенных в Соглашении на выдачу в музеи Приднестровской Молдавской Республики, предусматривается:
- обязательная страховка экспонатов в СКВ принимающей стороной;
- сопровождение экспонатов предствителями музея Приднестровской Молдавской Республики и их присутствие при монтаже и демонтаже выставки, страхование сотрудников на случай болезни, несчастных случаев и т.п.;
- получение соответствующих разрешений на провоз грузов;
- затраты музея Приднестровской Молдавской Республики при упаковке, распаковке, транспортировке экспонатов при заключении паритетного соглашения;
- финансовые обязательства зарубежного музея при проведении коммерческих выставок.
V. СПИСАНИЕ МУЗЕЙНЫХ ПРЕДМЕТОВ.
1. Списание музейных предметов основного фонда.
Основанием для списания предметов основного фонда и исключении их из учетной документации музея является приказ республиканского исполнительного органа государственной власти в ведении которого находятся вопросы музейного дела.
Музейный предмет основного фонда подлежит списанию в случаях:
- его разрушения и невозможности реставрации (утрата музейного значения);
- передачи в постоянное пользование другим музеям, организациям, частным лицам;
- обмена с другими музеями, организациями, частными лицами;
- хищений;
- перевода из основного фонда во вспомогательный.
Вопрос о списании музейных предметов рассматривается фондово-закупочной комиссией музея. Решение ФЗК оформляется соответствующим протоколом, в котором содержится аргументированное обоснование причин списания, наименования списываемых предметов с указанием необходимых каталожных данных и учетных обозначений.
При списании большого количества предметов к протоколу ФЗК прилагаются списки предметов в 3-х экземплярах. Списки составляются по причинам списания, имеют сквозную нумерацию, итоговую запись, заверяются главным хранителем и скрепляются печатью музея.
Протокол подписывается всеми членами ФЗК, утверждается директором и скрепляется печатью музея.
Кроме протокола ФЗК (копии или выписки из протокола) и списков на списание, музеи оформляют всю необходимую документацию в зависимости от контретной причины списания:
- акт происшествия (кража, авария, пожар и т.д.), составленный сотрудниками музея в момент обнаружения и фиксирующий обстоятельства повреждения или утраты предметов;
- документы о мерах, принятых дирекцией музея по факту происшествия (приказ по музею, объяснительная записка;
- заключение реставраторов или других специалистов о состоянии сохранности предмета и невозможности его восстановления;
- заключение специалистов о ценности предмета и его месте в составе собраний музея (при переводе во вспомогательный фонд);
- справка из органов МВД об отказе в возбуждении уголовного дела или прекращении следствия по делу о хищении;
- решение (определение) судебных инстанций о возврате прежним владельцам конфискованных предметов, включенных в основной фонд.
При повторных записях одного и того же предмета под разными номерами оформляется протокол ФЗК с решнием об исключении из учетной документации музея лишних номеров и подтверждением действующих номеров.
Документ на списание музейных предметов представляется в республиканский исполнительный орган государственной власти, в ведении которого находятся вопросы музейного дела.
Исключение музейных предметов из состава Музейного фонда производится в порядке, устанавливаемом Положением о Музейном фонде Приднестровской Молдавской Республики, после проведения соответствующей экспертизы.
После получения музеем приказа республиканского органа государственной власти, в ведении которого находятся вопросы музейного дела о списании, производится исключение списанных предметов из учетной документации музея (актов, главных инвентарных книг, Инвентраных книг).
Исключаемый номер зачеркивается красными чернилами одной чертой. В графе "Примечания" в Главной инвентарной книге основного фонда и Инвентарной книге делается специальная отметка об исключении данного предмета со ссылкой на соответствующий приказ уполномоченного органа исполнительной власти, в ведении которого находятся вопросы музейного дела, которая подписывается главным хранителем и скрепляется печатью музея.
Запрещается использование учетных номеров, освободившихся после исключения списанных музейных предметов.
2. Списание музейных предметов вспомогательного фонда.
Вопрос о списании музейных предметов вспомогательного фонда, так же как и музейных предметов основного фонда, рассматривается фондово-закупочной комиссией музея. Протокол ФЗК и вся документация на списание оформляется идентично документации на списание предметов основного фонда.
Директор музея на основании представленных документов издает приказ о списании и исключении из учетной документации музейных предметов фонда.
VI. УЧЕТ ФОНДОВ В ФИЛИАЛАХ МУЗЕЯ.
Учет фондов филиалов музеев в зависимости от структуры музейного объединения и сложившейся системы учета может осуществляться в следующих вариантах:
1. Учет фондов полностью ведется в филиалах, при этом музейные предметы заносятся в главную инвентарную книгу и Инвентарные книги в самом филиале.
Филиалы обязаны направить в головной музей по одному экземпляру актов приема и выдачи предметов в постоянное пользование, а также инвентарные карточки, с тем, чтобы в головном музее имелись полные сведения о всех предметах, хранящихся в филиале, а также для осуществления контроля.
2. В учетных документах и на предметах, кроме шифра головного музея, проставляется шифр и номер филиала.
В головном музее осуществляется первая стадия инвентаризации (учет по Главной инвентарной книге), вторая стадия инвентаризации (учет по Инвентарным книгам) осуществляется в филиалах, при этом дубликат инвентарной карточки на каждый музейный предмет направляется в головной музей.
3. Учет фондов полностью осуществляется в головном музее, а в филиалах ведутся вспомогательные формы учета предметов, принятых от головного музея по акту приема предметов на ответственное хранение -описи всех музейных предметов в филиале, картотеки.
VII. ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ ФОРМЫ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.
Для оперативной и научной работы с коллекциями музеи могут вести различные вспомогательные формы учета: картотеки (инвентарные, предметные, сохранности и т.д.), журналы, списки...
Юридических документов вспомогательные формы учетной документации не заменяют.
VIII. СВЕРКА НАЛИЧИЯ (ПЕРЕУЧЕТ) ФОНДОВ МУЗЕЯ С УЧЕТНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИЕЙ.
Сверка наличия фондов музеев с учетной документацией находится под контролем республиканского органа государственной власти, в ведении которого находятся вопросы музейного дела, других республиканских министерств и ведомств и вышестоящего органа культуры.
Музеи обязаны проводить систематическую сверку наличия музейных коллекций с учетной документацией в соответствии с планом работы. Ежегодно в плане проведения сверки должны быть предусмотрены очередность и точные сроки начала и окончания сверки музейных ценностей по каждой коллекции.
Музеи обязаны ежегодно проводить переучет-сверку музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, а также оружия.
При сверке проверяется наличие музейных предметов и их соответствие списанию в учетной документации (в актах приема предметов на ответственное хранение, главных инвентарных книгах, Инвентарных книгах).
Переучет фондов производится комиссией, назначаемой приказом директора музея, в составе не менее трех человек с обязательным включением хранителя проверяемой коллекции.
Итоги проверки отдельных коллекций фиксируются в актах сверок наличия музейных предметов с учетной документацией. К акту сверки прилагаются следующие формы отчетности:
- фиксация итогов сверки коллекции по книгам поступлений основного фонда;
- фиксация итогов сверки коллекций по инвентарным книгам.
Акты подписываются всеми членами комиссии, главным хранителем, рассматриваются на ФЗК, утверждаются директором и скрепляются печатью музея.
В актах фиксируются:
- сроки сверки;
- количество проверенных предметов;
- количество необнаруженных предметов;
- номера предметов, описание которых не совпадает с записями в учетной документации.
По завершению сверки отдельных коллекций, на основании актов сверок, отдел фондов музея составляет итоговый акт сверки наличия фондов с учетной документацией.
В Итоговом Акте фиксируются:
- сроки проведения сверки;
- наличие предметов согласно учетной документации;
- фактическое наличие проверенных предметов;
- количество необнаруженных при сверке предметов (с приложением списка и объяснительной записки).
Итоговый акт подписывается главным хранителем, членами комиссии, утверждается директором и скрепляется печатью музея.
Итоговые Акты сверки фондов музеев представляются на рассмотрение в вышестоящий орган культуры и с его ходатайством представляются в республиканский орган государственной власти, в ведении которого находятся вопросы музейного дела, для утверждения и оформления соответствующего приказа.
Ежегодные Акты сверки музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, оружия представляются не позднее 31 марта.
Музеи обязаны представить в уполномоченный орган исполнительной власти, в ведении которого находятся вопросы музейного дела Итоговые
Акты сверки в следующие сроки:
- с небольшим собранием (до 1 тыс.ед.хран.) -ежегодно;
- до 20 тыс.ед.хран. -раз в три года;
- более 20 тыс.ед.хран. -раз в пять лет;
- свыше 50 тыс.единиц хранения -1 раз в 10 лет.
ПРИМЕЧАНИЕ: При невозможности проведения сверки по объективным причинам, необходимо рассмотреть изменение сроков ее проведения в местном органе культуры и согласовать в республиканском исполнительном органе государственной власти, в ведении которого находятся вопросы музейного дела.
Учет и хранение учетной документации.
1. Музеи ведут строгий учет всех юридических учетных документов: актов приема и выдачи музейных предметов в постоянное и временное пользование, главные инвентарные книги (книги поступлений), Инвентарные книги, книги регистрации актов, акты сверки наличия фондов с учетной документацией музея.
В отделе фондов составляются полные Описи юридических учетных документов, в т.ч. и погашенных.
В Описях указываются номера книг и папок с актами,крайние даты, количество страниц и количество единиц хранения, записанных в данной книге.
Для Инвентарных книг делается пометка о месте нахождения. Учетные документы при смене главного хранителя передаются по соответствующему акту. Контроль за наличием и состоянием учетной документации фондовых отделов осуществляется ежегодно.
Акты по проверке учетной документации брошюруются и хранятся в отдельной папке в отделе фондов.
2. Категорически запрещается вынос учетных документов из отдела фондов. Учетная документация музея подлежит постоянному хранению в отделе фондов в сейфах или несгораемых шкафах.
Запрещается вход в отдел фондов посторонним лицам.
Запрещается выдача учетной документации исследователям.
Сотрудники музея пользуются учетной документацией только по служебной необходимости в присутствии сотрудников отдела фондов.
X. РАБОТА ФОНДОВО-ЗАКУПОЧНОЙ КОМИССИИ
Для рассмотрения и решения организационных, научно практических и методических вопросов учетно-хранительской и фондовой работы в музеях создается специальный коллегиальный орган - фондово-закупочная комиссия музея (ФЗК).
ПРИМЕЧАНИЕ: В зависимости от объемов работы и сложившейся практики возможно создание 2-х комиссий -фондовой и закупочной, что должно быть отражено в Положении о музее.
ФЗК рассматривает и решает вопросы:
1. О разработке и согласовании внутримузейных нормативных документов по учету и хранению музейных фондов.
2. О формировании фондов в соответствии с профилем музея путем приобретения или получения в дар предметов музейного значения.
3. Об оценке приобретаемых музеем предметов.
4. О включении новых поступлений в состав музейного собрания и об отнесении их к основному или вспомогательному фондам.
5. Об отнесении отдельных предметов к категории "Уникальных", "Особо ценных".
6. О сроках регистрации музейных предметов в Книгах поступления и в Инвентарных книгах.
7. Об изменениях в составе основного фонда музея:
a) о переводе предметов музейного значения из вспомогательного фонда в основной;
б) о выделении из основного фонда предметов, не имеющих музейного значения;
в) о выделении из фондов непрофильных для музея предметов;
г) о выделении обменного фонда;
д) об объединении или разделении музейных коллекций;
е) о переводе музейных предметов из одной коллекции в другую;
ж) о введении шифров для новых музейных коллекций;
з) о внесении изменений в атрибуцию музейных предметов;
и) о списании музейных предметов.
8. Об итогах переучета музейного собрания (утверждает итоги сверок наличия фондов с учетной документацией).
9. О передаче коллекций и учетной документации при смене главного хранителя, хранителей коллекций.
10. О реставрации предметов (в случае отсутствия реставрационного совета).
11. О замене старых учетных книг.
12. Об определении мест хранения предметов в соответствии с принятой в музее классификацией фондов.
13. О рациональном использовании музейных коллекций:
- о выдаче предметов на выставки;
- об утверждении страховых оценок выдаваемых на выставки предметов.
Состав фондово-закупочной комиссии и количество ее членов определяется внутримузейной инструкцией. В состав ФЗК входят: зам.директора по науке, главный хранитель, зав.фондовым и экспозиционными отделами, зав.филиалами, а также отдельные высококвалифицированные сотрудники и реставраторы музея.
К работе ФЗК могут привлекаться эксперты разных специальностей.
Председателем ФЗК является заместитель директора по научной работе или главный хранитель музея, секретарем комиссии - опытный научный сотрудник музея.
Состав ФЗК музеев республиканского подчинения утверждается уполномоченным органом исполнительной власти, в ведении которого находятся вопросы музейного дела, музеев местного подчинения - местным органом культуры, в непосредственном подчинении которого он находится. Решения ФЗК принимаются при наличии не менее 2/3 ее состава, большинством голосов присутствующих на заседании специалистов, и оформляются протоколом (особое мнение воздержавшихся фиксируется в протоколе).
В протоколе заседания ФЗК указываются фамилии всех присутствующих на заседании членов комиссии и приглашенных лиц. Решения ФЗК записываются в протоколе кратко с указанием о включении в основной (раздельно по группам в соответствии с принятой классификацией фондов), вспомогательный или обменный фонд музея.
В конце протокола делается итоговая запись об общем количестве предметов, принятых в дар и закупленных, указывается общая сумма стоимости предметов.
Протокол комиссии подписывается ее председателем, секретарем и всеми членами, присутствующими на заседении.
Решения комиссии вступают в силу после утверждения директором музея, подпись которого скрепляется печатью.
Все протоколы комиссии нумеруются, брошюруются и хранятся вместе с учетной документацией в отделе фондов.
Секретарь ФЗК ведет журнал регистрации документов комиссии.
Приложение N 1
к приказу Министра просвещения
Приднестровской Молдавской Республики
от 16 апреля 2002 г. N 238
КОЛЛЕКЦИОННАЯ ОПИСЬ
Акт N ______________________
N по книге поступлений _____
____________________________
Дата записи ________________
Дата составления описи _____
____________________________
На обложке: подробное наименование коллекции ____________________
______________________________________________________________________
Количество предметов в коллекции ________________________________
Стоимость коллекции _____________________________________________
Время и место нахождения сбора или приобретения коллекции с
указанием лиц, собравших и определивших ее ___________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
В какое собрание поступила коллекция ____________________________
______________________________________________________________________
Опись-----------------------------------------------------------------------
| NN | Наименование | Материал | Размер, | Сохранность | Примечание |
| п/п | и описание | и техника | вес | | |
| | предмета | | | | |
|-----|--------------|-----------|---------|-------------|------------|
| | | | | | |
|-----|--------------|-----------|---------|-------------|------------|
| | | | | | |
| | | | | | |
-----------------------------------------------------------------------
Приложение N 2
к приказу Министра просвещения
Приднестровской Молдавской Республики
от 16 апреля 2002 г. N 238
Наименование музея
ТОПОГРАФИЧЕСКАЯ ОПИСЬ
Место хранения ______________________
(хранилище, зал и т.д.)
_____________________________________
(шкаф, стеллаж, полка, папка,
витрина, и т.д.)------------------------------------------------------------------
| NN | Учетное | Наименование | Примечание |
| п/п | обозначение | | |
|-----|------------------|---------------------|-----------------|
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
------------------------------------------------------------------
Подпись хранителя, дата
Приложение N 3
к приказу Министра просвещения
Приднестровской Молдавской Республики
от 16 апреля 2002 г. N 238
Наименование музея
"УТВЕРЖДАЮ"
Директор музея
_______________________
"____"________ г. АКТ
на погашение старых инвентарных книг
город. (название города)
Настоящий акт составлен _______________________________________
(год, месяц, число) директором, главным хранителем (зав.фондами), зав.
отделом, хранителем ________________________ в том, что по
распоряжению (кого, когда, зачем) __________________________________
инвентарные книги музея (старые книги поступлений) _________________
шифры и номера книг) _______________________________________________
заменены новыми с установленными для них шифрами и номерами.
В старых книгах с общим количеством записей ___________________
погашено номеров ________________ с перенесением их в новые
инвентарные книги.
Следующие номера записей __________________ в старых инвентарных
книгах значатся выданными по актам (перечисление номеров автов)
____________________________________.
Следующих номеров _____________________ в наличии не оказалось и
никаких записей в отношении их выдачи не имеется. Основание:
_________________________________________________________
Подписи составителей:
Приложение: 1. Сличительная ведомость номеров старого погашенного
инвентаря с номерами нового инвентаря.
2. Ведомость на выданные и изъятые предметы.
3. Ведомость на ненайденные предметы. Приложение N 4
к приказу Министра просвещения
Приднестровской Молдавской Республики
от 16 апреля 2002 г. N 238
КАРТОЧКА НАУЧНОГО ОПИСАНИЯ (типовая инвентарная карточка для музеев кроме естественноисторических)
Наименование музея Отдел
-------------------------------------------------------------------------
| Инвентарный N | Старый инвентарный | КП | Негатив | Время и |
| раздел по | N ___________ | N ______ | N ____ | документ |
| классификации | | | | поступления |
| | | | | ___________ |
-------------------------------------------------------------------------
Автор (мастер, школа, страна, Датировка _________________
изготовитель, издатель, ___________________________
этническая группа _____________
_______________________________
Название, назначение ______________________
___________________________________________
___________________________________________
Материал, техника _________________________
Фото Размер. Вес,проба для драгметаллов ________
___________________________________________
Описание (содержание) предмета и его
основных частей) формы, назначения,
устройства, покроя, цвета, сюжета,
композиции, художественного стиля,
изображений, украшений, связи с событием
или лицом, адресата и пр.), обрамление_____
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Тексты, пометы, надписи, печати, штампы, знаки и др. _________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Марки, клейма, наклейки, серийные NN _________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Место и время производства (создания, изготовления, чекана, съемки,
находки, издания и пр.) ______________________________________________
______________________________________________________________________
Сохранность __________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Публикации, использование, бытование _________________________________
______________________________________________________________________
Музейное значение ____________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Местонахождение: Отметка о выдаче: Дата составления:
_________________ _________________ __________________
Составитель: _________________ __________________
_________________ _________________ __________________
Приложение N 5
к приказу Министра просвещения
Приднестровской Молдавской Республики
от 16 апреля 2002 г. N 238
Наименование музея
Главный хранитель музея
_______________________
"____"________ 200___г.
АКТ N____
внутримузейной передачи
"_____"_________ 200 ___г.
Настоящий акт составлен хранителем ______________________________
______________________________________________________________________
(фонда, экспозиций) Ф.И.О.
хранителем ___________________________________________________________
(фонда, экспозиций) Ф.И.О.в том, что первый сдал а второй принял на материально-ответственное хранение следующие предметы:
----------------------------------------------------------------------------------
| N по КП, | Наименование | Материал, | Размер, | Сохранность | Примечание |
| инв.N | и краткое | техника | вес___ для | | |
| (в случае | описание | | драгоценных | | |
| отсутствия | | | металлов | | |
| NN КП | | | | | |
|------------|--------------|-----------|-------------|-------------|------------|
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
----------------------------------------------------------------------------------
Цель выдачи: _________________________________________________________
Основание выдачи: ____________________________________________________
Выдал:
Принял на материально-
-ответственное хранение:
Присутствовали:
Приложение N 6
к приказу Министра просвещения
Приднестровской Молдавской Республики
от 16 апреля 2002 г. N 238
Наименование музея
"УТВЕРЖДАЮ":
Директор музея
__________________________
"_____"_____________ 200_____г.
(печать музея) АКТ N
выдачи предметов на постоянное (временное хранение)
"______"___________________ 200 _____г.
Настоящий акт составлен главным хранителем (зав.фондами)
______________________________________________________________________
(Ф.И.О.)
хранителем фонда _____________________________________________________
(наименование отдела, должность, Ф.И.О.)
и представителем _____________________________________________________
(наименование учреждения, Ф.И.О. должность
______________________________________________________________________
лица, принявшего материал)
действующий на основе доверенности N _______ от "_______"_____________
______ г. и по гарантийному письму от "_____"_______________________г.
за N _______ с разрешения ____________________________________________
и рспоряжения директора музея ________________________________________
в том, что первые выдали, а второй принял в постоянное (временное до
________________) пользование следующие предметы для _________________--------------------------------------------------------------------
| NN | Наименование, | Учетные | Сохранность | Примечание |
| пп | краткое описание. | обозначения | | |
| | Материал, техника, | | | |
| | размер | | | |
|----|--------------------|-------------|-------------|------------|
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
--------------------------------------------------------------------
Всего по акту выдано _______________________________________предметов.
(цифрами и прописью)
Акт составлен в__________ экземплярах и вручен _______________________
Сдали: Принял:
Присутствовали: Приложение N 7
к приказу Министра просвещения
Приднестровской Молдавской Республики
от 16 апреля 2002 г. N 238
Наименование музея
"УТВЕРЖДАЮ":
Директор музея
__________________________
"____"____________ 200 ____г. АКТ N
приема предметов на постоянное (временное) хранение
"______"_________________200_____г.
Настоящий акт составлен представителем музея ____________________
______________________________________________________________________
(Ф.И.О. должность)
с одной стороны, и лицом (представителем учреждения) _________________
_____________________________________________________________с другой,
(Ф.И.О. должность)
в том, что первый принял, а второй сдал в постоянное (временное) _____
______________________хранение _______________________________________
(полное наименование музея)
следующие предметы:--------------------------------------------------------------
| NN | Наименование | Учетные | Сохранность | Примечание |
| пп | и краткое | обозначения | | |
| | описание. | | | |
| | Материал, | | | |
| | техника, | | | |
| | размер | | | |
|----|--------------|-------------|-------------|------------|
| | | | | |
| | | | | |
--------------------------------------------------------------
Всего по акту принято: ________________________________предметов.
(цифрами и прописью)
Основание: (N протоколов фондово-закупочной комиссии).
Акт составлен в __________________экз. и вручен подписавшим его лицам.
Принял: Сдал:
Присутствовали: Приложения NN 8,9
к приказу Министра просвещения
Приднестровской Молдавской Республики
от 16 апреля 2002 г. N 238
КНИГА
регистрации актов приема на постоянное хранение
------------------------------------------------------------------------
| Дата | NN | Краткая | Кол-во | Источник | Примечание, |
| записи | актов | характеристика | | поступления | подписи |
| | | предметов | | | сдавшего и |
| | | | | | принявшего |
|--------|-------|----------------|--------|-------------|-------------|
| | | | | | |
| | | | | | |
------------------------------------------------------------------------
КНИГА
регистрации актов приема на временное хранение
--------------------------------------------------------------------------------------------------
| Дата | NN | Краткая | Кол-во | Источник | Срок | Отметка о | Примечание |
| записи | актов | характеристика | | поступления | пользования | возврате | подписи при |
| | | предметов | | | | | нявшего и |
| | | | | | | | сдавшего |
|--------|-------|----------------|--------|-------------|-------------|-----------|-------------|
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------------------------------
Приложение N 10
к приказу Министра просвещения
Приднестровской Молдавской Республики
от 16 апреля 2002 г. N 238
" УТВЕРЖДАЮ ":
Директор музея:
______________________
" _____ " __________ 200 ___ г.
АКТ
сверки наличия фондовой коллекции
" _______ " с учетной документацией
хранитель _________________________
Настоящий акт составлен в том, что, согласно приказа директора
музея N ___ от " ______ ", комиссия в составе:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
провела сверку наличия фондовой коллекции __________________________
(инвентарный шифр " ______ ") со следующей учетной документацией:
- с книгами поступлений основного фонда;
- с инвентарными книгами (шифр " ______ ");
- с актами приема на ответственное хранение.
Сверка проводилась по состоянию на ______________ г.
Всего, согласно актам приема на ответственное хранение у
хранителя ____________________ находится ___________________________
предметов коллекции ______________________________.
В результате сверки установлено следующее:
1. ________________ предметов не обнаружено.
2. ________________ предметов списано по документам но не
исключено из учетной документации.
3. ________________ предметов записано дважды под разными
номерами в КП.
4. _________________ предметов записано дважды в инвентарные
книги шифра " _____ ".
5. _________________ предметов подлежат переводу в
научно-вспомогательный фонд.
6. __________________ предметов подлежат списанию.
Кроме того, выявлены ошибки (несоответствия) в описании и
датировке предметов в КП и инвентарных книгах, подлежащие исправлению
(приложение N 7).
Таким образом, по состоянию на ____________ г. фактическое
наличие предметов коллекции " __________ ", находящихся на
ответственном хранении у хранителя ______________________ составляет
______________ предметов. Члены комиссии:
Приложение N 11
к Инструкции по учету и хранению
музейных ценностей в музеях
Приднестровской Молдавской Республики
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИИ
ФОНДОВО-ЗАКУПОЧНОЙ КОМИССИИ
----------------------------------------------------------------------------------------
| Дата | Акт N или | От кого | Количество | N протокола | N (по КП) | Примечание |
| приема | квитанция | поступило | предметов | фондово- | предметов, | |
| | N | | | закупочной | поступивших | |
| | | | | комиссии | в основной | |
| | | | | | фонд | |
|--------|-----------|-----------|------------|-------------|-------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|--------|-----------|-----------|------------|-------------|-------------|------------|
| | | | | | | |
----------------------------------------------------------------------------------------
Приложение N 12
к Инструкции по учету и хранению
музейных ценностей в музеях
Приднестровской Молдавской Республики
КНИГА поступлений во
временное пользование
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| NN | Дата | Наименование | Количество | Откуда и для | Срок | Куда предмет | Отметки о | Примечание |
| пп | записи | и краткое | | каких целей | возвращения | передан и | возвращении | |
| | | описание | | получено | | подпись | предмета | |
| | | предмета | | N и дата | | принявшего | | |
| | | (материал, | | акта | | лица | | |
| | | размер, | | | | | | |
| | | сохранность) | | | | | | |
|----|--------|--------------|------------|--------------|-------------|--------------|-------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|----|--------|--------------|------------|--------------|-------------|--------------|-------------|------------|
| | | | | | | | | |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Приложение N 13
к Инструкции по учету и хранению
музейных ценностей в музеях
Приднестровской Молдавской Республики
КНИГА УЧЕТА НАУЧНО-ВСПОМОГАТЕЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ
-----------------------------------------------------------------------------------------------
| NN | Дата | Название и | Количество | Откуда | Кем передано | Цена (если | Примечание |
| пп | записи | краткое | предметов | получено, | и подпись | материал | |
| | | описание | | (ссылка на | принявшего | закуплен | |
| | | материалов | | документ) | | | |
|----|--------|------------|------------|------------|--------------|------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|----|--------|------------|------------|------------|--------------|------------|------------|
| | | | | | | | |
-----------------------------------------------------------------------------------------------
Приложение N 14
к Инструкции по учету и хранению
музейных ценностей в музеях
Приднестровской Молдавской Республики
ОПИСЬ ИНВЕНТАРНЫХ КНИГ
по состоянию на 1 января 200______ года
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
| NN | Название | С какого и по | Дата начала | Перечень | Кол-во | Кол-во | Примечание |
| пп | книги ее | какой инвен. | и окончания | исключенных | исключенных | действующих | |
| | шифр и номер | номера входят | книги | инвентарных | номеров | номеров, в | |
| | | в книгу | | номеров | | т.ч. кол-во | |
| | | | | | | предметов | |
|----|--------------|---------------|-------------|-------------|-------------|-------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|----|--------------|---------------|-------------|-------------|-------------|-------------|------------|
| | | | | | | | |
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Подпись гл.хранителя Приложение N 15
к Инструкции по учету и хранению
музейных ценностей в музеях
Приднестровской Молдавской Республики
Фиксация итогов сверки коллекции ______________ по инвентарным книгам
(шифр "_____")
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| NN | Кол-во | Числится по | Не | Списано по | Предмет | Пропущено | Передано на | Фактическое |
| пп | листов | инвентарной | обнаружено | документам | записан | номеров | ответственное | наличие |
| | по КП | книге | при сверке | | дважды под | | хранение в | предметов |
| | | | | | разными | | другие отделы | данной |
| | | | | | номерами | | музея | коллекции |
| | |-------------|-------------|-------------|-------------|-------------|---------------|-------------|
| | | N | предм. | NN | предм. | NN | предм. | NN | предм. | NN | предм. | NN | предм. | NN | предм. |
|----|--------|---|---------|----|--------|----|--------|----|--------|----|--------|----|----------|----|--------|
| 1. | | | | | | | | | | | | | | | |
| 2. | | | | | | | | | | | | | | | |
| 3. | | | | | | | | | | | | | | | |
| 4. | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | |
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Общий итог по всем книгам
Главный хранитель:
Приложение N 16
к Инструкции по учету и хранению
музейных ценностей в музеях
Приднестровской Молдавской Республики
Фиксация итогов сверки коллекции ________ по книгам поступлений
основного фонда
--------------------------------------------------------------------------------------------------------
| NN | Кол-во | Всего | В том числе | Не | Списано по | Предмет записан | Фактическое |
| пп | листов | записано | данной | обнаружено | документам | дважды под | наличие пред |
| | в КП | в КП | коллекции | при сверке | | разными | метов данной |
| | | | | | | номерами | коллекции |
|----|--------|-------------|-------------|-------------|-------------|-----------------|--------------|
| | | NN | предм. | NN | предм. | NN | предм. | NN | предм. | NN | предм. | NN | предм. |
|----|--------|----|--------|----|--------|----|--------|----|--------|------|----------|-----|--------|
| 1. | | | | | | | | | | | | | |
| 2. | | | | | | | | | | | | | |
| 3. | | | | | | | | | | | | | |
| 4. | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------------------------------------
Общий итог по всем книгам
Примечание: в данной таблице указаны наиболее часто встречающиеся причины изменений в составе основного фонда музеев. Если кроме указанных причин имеются другие-необходимо дополнить таблицу.
Главный хранитель:
Приложение N 17
к Инструкции по учету и хранению
музейных ценностей в музеях
Приднестровской Молдавской Республики
КНИГА
поступлений музейных предметов (основного фонда) на
постоянное хранение (для музеев кроме художественных)
----------------------------------------------------------------------------
| NN | Дата | Время, источник | Наименование | Количество | Материал |
| пп | записи | и способ | и краткое | предметов | и техника |
| | | поступления | описание | | |
| | | сопроводительные | предмета | | |
| | | документы, | (автор, | | |
| | | N акта | дата, место | | |
| | | | происхождения, | | |
| | | | надписи, | | |
| | | | подписи и | | |
| | | | прочее | | |
|----|--------|------------------|----------------|------------|-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|----|--------|------------------|----------------|------------|-----------|
| | | | | | |
----------------------------------------------------------------------------
продолжение таблицы:
------------------------------------------------------------------------------------------
| Размер. Вес | Сохранность | Стоимость | В какой | N научного | Примечание |
| драгоценных | | (при покупке), | отдел или | инвентаря | Место нахождения |
| металлов | | акт закупочной | собрание | | предмета (запись |
| и камней | | комиссии | поступил | | карандашом). |
| | | | | | Акты о временной |
| | | | | | передаче, |
| | | | | | изъятии и т.п. |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
|-------------|-------------|----------------|-----------|------------|------------------|
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|-------------|-------------|----------------|-----------|------------|------------------|
| | | | | | |
------------------------------------------------------------------------------------------
Приложение N 18
к Инструкции по учету и хранению
музейных ценностей в музеях
Приднестровской Молдавской Республики
ИНВЕНТАРНАЯ КНИГА (научный инвентраь музея)
(для музеев, кроме художественных)
---------------------------------------------------------------------------------------
| Шифр, | Дата записи, | NN по книге | Наименование | Происхождение | Материал |
| NN пп | фамилия, | поступлений | и развернутое | (место | и техника |
| | инициалы лица, | | описание | создания, | изготовления |
| | производящего | | предмета, | бытования) | предмета |
| | запись | | подписи, | и истории | |
| | | | дата, надписи | предмета, где | |
| | | | и прочее | опубликовано | |
|-------|----------------|-------------|---------------|---------------|--------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
---------------------------------------------------------------------------------------
продолжение таблицы:
---------------------------------------------------------------------------------------
| Размер | Сохранность | Источник | NN | NN и шифр | Примечание |
| и вес (для | | и способ | фотонегативов | предмета по | |
| драгоценных | | поступления, | | старым | |
| металлов | | документ | | погашенным | |
| и камней) | | поступления | | инвентарным | |
| | | цена | | книгам | |
| | | | | музея | |
|-------------|-------------|--------------|---------------|-------------|------------|
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
---------------------------------------------------------------------------------------